L’organisation d’une soirée de gala demande une grande préparation ainsi qu’une communication adéquate. L’une des premières étapes dans votre organisation sera l’envoi des invitations à vos différents collaborateurs et partenaires.
Nous vous donnons toutes les étapes essentielles pour rédiger une invitation originale et attrayante.
Sommaire
1. Qu’est-ce qu’un gala d’entreprise ?
Souvent organisé de manière annuelle, un gala d’entreprise est un événement d’entreprise destiné à l’ensemble des collaborateurs et partenaires de cette dernière.
Un gala a généralement pour but de célébrer les accomplissements et résultats passés, remercier le travail effectué par l’ensemble des personnes, et surtout renforcer les liens au sein de l’organisation pendant un moment convivial et chaleureux.
Un gala se déroule généralement dans un décor élégant, avec un programme bien précis et préparé, comprenant entre autres des discours, des remises de prix, des animations, des dîners raffinés et des opportunités de réseautage. C’est une soirée mémorable où les participants ont l’occasion de se mettre sur leur 31, de danser et profiter entre collègues voire avec leur famille.
2. Quelques conseils pour une invitation de gala
Étape 1 : L’introduction
Commencez par une introduction accrocheuse pour susciter l’enthousiasme des invités, c’est-à-dire vos employés. Faites ressortir l’importance et l’unicité de ce gala annuel et donner un peu de contexte (histoire, traditions…).
Étape 2 : Les informations essentielles
Présentez également dès le début les informations essentielles, telles que l’objet du gala, la date, l’heure et le lieu de l’événement. Mentionnez également si l’événement est réservé aux employés de l’entreprise uniquement ou s’il est ouvert à des invités externes (famille…).
Étape 3 : La présentation détaillée de l’événement
Décrivez en détail le programme et les animations organisées pendant le gala. Présentez un aperçu des annonces qui seront faites, du dîner et des activités proposées (spectacle, chants…).
Étape 4 : Le dress code
Précisez le dress code recommandé pour le gala. Présentez le thème central du gala le cas échéant, surtout si les invités doivent s’habiller d’une couleur spécifique (soirée blanche…).
Étape 5 : Instructions de réservation
Expliquez également comment les invités peuvent réserver leur place au gala. Insérez un lien redirigeant vers un système d’inscription par exemple, fournissez également une adresse e-mail de contact ou un numéro de téléphone pour les questions éventuelles. Mentionnez également les délais d’inscription afin que vous puissiez vous organiser en amont, savoir le nombre de participants total, réserver un lieu adéquat, etc.
Étape 7 : Informations logistiques
Enfin, mentionnez des informations pratiques sur les aspects logistiques du gala, tels que le stationnement, les transports en commun ou les indications pour se rendre au lieu de l’événement. Si des arrangements spéciaux sont nécessaires, tels que l’hébergement ou les allergies alimentaires, donnez des instructions claires pour les demandes spéciales.
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