Organiser un anniversaire surprise n’est pas un événement anodin et demande une certaine préparation en amont. Déterminer la logistique et préparer une fête tout en essayant de maintenir l’élément de surprise demande d’y accorder un effort et de prendre en compte de nombreux éléments.
Qu’il s’agisse d’un anniversaire surprise pour votre conjoint(e) ou un ami, voici un tour de table des étapes nécessaires pour organiser cet événement avec brio :
Sommaire
1. Définissez la date et l’heure
Première étape pour organiser un anniversaire surprise : définir la date et l’heure.
La définition de la date et de l’heure est la pierre angulaire de l’organisation d’un anniversaire surprise. Ce choix initial dicte non seulement le déroulement des préparatifs, mais aussi la réussite de la surprise.
La disponibilité de l’invité d’honneur est bien entendu le facteur le plus important à prendre en compte afin de choisir le moment opportun. Renseignez-vous discrètement sur son agenda et sa disponibilité en amont afin de définir la date en conséquence. De même, assurez-vous que votre ami ou conjoint(e) soit occupé et distrait les heures avant la surprise afin qu’il ne se doute de rien !
Choisir un moment opportun
Une fois que vous avez une idée claire de ses disponibilités, choisissez un jour et une heure qui lui conviennent, tout en veillant à ce que la majorité des invités puissent également assister à la fête. Les anniversaires surprises sont souvent organisés le week-end pour maximiser les chances de disponibilité des invités. Cependant, une fête en semaine pourrait être plus surprenante, à condition que l’emploi du temps de la personne le permette.
S’assurer de l’absence de soupçon
L’élément de surprise est crucial ! Pour cela, il est important de s’assurer que l’invité d’honneur ait des plans fictifs ou une activité pour le jour J, surtout quelques heures avant l’événement. Cela pourrait être un dîner en famille, une sortie cinéma organisée par un ami sous votre directive, ou toute activité qui peut légitimement occuper la personne sans éveiller ses soupçons.
2. Trouvez le lieu idéal
C’est l’une des tâches les plus compliquées, choisir le lieu sans se faire prendre !
Organiser une fête au domicile de la personne (ou au vôtre) offre plusieurs avantages. Cela permet un contrôle total de la décoration et de l’ambiance, tout en facilitant la gestion des surprises et des animations. De plus, cela élimine le besoin de transport pour l’invité d’honneur, rendant la surprise plus facile à orchestrer. Cependant, cela implique également de trouver un prétexte pour que la maison soit vide ou pour que la personne sorte le temps nécessaire aux préparatifs.
Réserver et privatiser un bar ou restaurant est également une bonne option. Pour maintenir l’élément de surprise, vous pourriez prétendre organiser simplement un dîner en tête-à-tête. Assurez-vous de réserver bien à l’avance et de discuter des détails logistiques avec le personnel pour orchestrer l’arrivée des invités et le moment de la surprise.
Quel que soit votre choix, essayez de prendre en compte les préférences de votre invité d’honneur.
Pensez aux endroits préférés de la personne honorée pour que cela reste cohérent et discret. Son restaurant préféré est-il ouvert ? Préfère-t-elle un lieu intérieur ou extérieur ? Avez-vous le temps d’organiser l’anniversaire surprise chez vous ou à son domicile ? Si vous choisissez de louer un lieu en particulier, vous aurez logiquement moins de temps pour vous occuper de la préparation de l’anniversaire (décoration, animation…).
Enfin, assurez-vous que vos invités puissent se rendre au lieu sélectionné facilement, en toute discrétion et qu’ils soient présents avant que l’invité n’arrive pour créer l’effet de surprise !
3. Déterminez un budget
Pour planifier au mieux votre anniversaire surprise, établissez un budget prévisionnel, surtout si vous souhaitez réserver un restaurant ou tout autre lieu. Cela vous permettra d’avoir en tête quel type de lieu vous pouvez vous permettre, combien d’argent il vous restera pour le cadeau, la nourriture et les boissons etc.
4. Faites une liste des invités
Choisir les invités pour un anniversaire surprise est crucial, car sans contrôle direct sur qui assistera, il y a un risque de déception pour la personne fêtée si cette tâche est négligée.
Qui inviter ?
Lorsque vous décidez qui inviter à l’anniversaire surprise, pensez à inclure la famille, les amis proches, et les collègues avec lesquels la personne entretient de bonnes relations. La clé est de choisir des invités qui ont une signification particulière pour l’invité d’honneur, contribuant ainsi à rendre cette fête encore plus spécial et mémorable.
Comment inviter ?
Une fois la liste définie, il faut discrètement communiquer les invitations ! Créez un groupe sur un réseau social (Messenger, Whatsapp) sans inclure la personne principale en question, puis utilisez ce groupe pour transmettre toutes les informations pertinentes (date, heure, lieu éventuel…). N’oubliez pas de demander une réponse rapide pour pouvoir vous organiser au mieux.
5. Trouvez un thème
Pour rendre l’événement encore plus personnel et mémorable, proposez un thème spécifique à suivre. Non seulement cela ajoute une touche d’originalité, mais cela permet également d’unifier tous les éléments de la fête, de la décoration à la musique, en passant par la nourriture.
Pour sélectionner le thème idéal, commencez par réfléchir aux intérêts, passions, et préférences de votre ami ou conjoint(e). Que ce soit un sport spécifique, un genre de films, une palette de couleurs préférée, ou une époque historique, le choix du thème doit résonner avec la personne célébrée. Pensez à un thème qui peut non seulement évoquer de la joie, mais aussi faciliter l’engagement et l’amusement des invités.
Voici quelques aspects de la fête que vous pourrez adapter au thème choisi :
- Décoration : Concevez l’espace pour qu’il reflète le thème choisi, en utilisant des couleurs, des motifs et des éléments décoratifs pertinents. Par exemple, pour un thème « cinéma », utilisez des affiches de films, des bobines de film, et un tapis rouge.
- Musique : La playlist doit également s’accorder avec le thème. Pour un thème des années 80, incluez des hits iconiques de cette décennie.
- Nourriture et Boissons : Adaptez le menu au thème. Pour un thème « tropical », optez par exemple pour des cocktails exotiques et des plats légers et fruités.
Enfin, encouragez les personnes invitées à s’habiller selon le thème défini. Fournissez-leur des idées de costumes et des suggestions de lieux ou sites où les louer ou les acheter. Cela peut aller de simples accessoires à des tenues complètes, en fonction de l’accessibilité et du désir des invités de participer pleinement.
6. Choisissez le cadeau
Car anniversaire signifie souvent offrir un cadeau, faites preuve de créativité pour trouver un cadeau digne de l’anniversaire surprise. Qu’il s’agisse d’un cadeau par personne ou d’un cadeau groupé, définissez en amont le budget prévu ainsi que le type de cadeau désiré.
Vous manquez d’idées ? Voici une liste non exhaustive de cadeaux parfaits pour un anniversaire surprise :
- Une activité originale (saut en parachute, tour de voiture, escape game entre amis…)
- De l’argent : Et oui, offrir de l’argent pour que la personne puisse s’acheter le cadeau de son choix est tout à fait possible, mais moins personnel
- Des équipements de cuisine
- Du mobilier pour son appartement ou sa maison
- Des cours de cuisine ou d’œnologie
- Un voyage en amoureux
- Un événement en particulier (concerts, match de foot ou tout autre événement sportif, salon et foire…)
- Un smartphone, PC, tablette ou du matériel informatique
- Etc.
Faites preuve d’originalité et marquez le coup avec un cadeau qui lui plaira et dont il se souviendra! Vous pouvez également créer une mise en scène au moment d’offrir le cadeau (avant le gâteau de préférence), en demandant au restaurant d’éteindre les lumières et de passer une musique spécifique par exemple.
7. Préparez le gâteau, la nourriture et les boissons
Un anniversaire sans gâteau, n’est pas un anniversaire digne de ce nom !
Anticipez à l’avance les goûts de l’invité d’honneur et réservez un bon gâteau dans votre pâtisserie locale. De même, prévoyez le repas d’anniversaire ; cela pourrait inclure un buffet ou un service de restauration, des boissons non alcoolisées et alcoolisées (cocktails, champagne, vin…).
Tenez compte des restrictions alimentaires et des préférences des invités, en offrant des options végétariennes ou végétaliennes par exemple.
8. Créez une cagnotte en ligne
Pour rester aussi discret que possible, prévoyez une cagnotte en ligne pour couvrir tous les frais liés à l’anniversaire surprise (lieu, nourriture…) ainsi que le cadeau. Vous pouvez passer par des outils en ligne faciles à partager et à utiliser pour vous faciliter la tâche.
L’idéal est de laisser aux invités le choix du montant à mettre dans la cagnotte, pouvant varier en fonction du lien entre ces derniers et la personne fêtant son anniversaire. Proposez ainsi un don libre avec un montant minimum, permettant ainsi à chacun de donner selon ses moyens tout en assurant un fonds de base pour l’événement.
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