Votre événement d’entreprise approche et vous n’avez toujours pas envoyé vos invitations à vos prospects, partenaires et collaborateurs par manque d’inspiration ? Vous êtes au bon endroit. Les invitations à un événement demandent en effet une certaine préparation et organisation plusieurs mois en avance afin de mettre toutes les chances de votre côté et accueillir le plus de participants possible. Par mail, en physique ou sur les réseaux sociaux, les invitations se font dans de nombreux formats et cela dépendra du contexte de votre événement et de vos objectifs.
Pour vous aider au mieux dans l’organisation de votre événement, voici toutes les étapes à ne pas omettre pour rédiger une bonne invitation, ainsi qu’un modèle clé en main à la fin de l’article.
Sommaire
1. Résumez les informations essentielles de votre événement
Tout d’abord, il est indispensable d’inclure dans votre invitation toutes les informations nécessaires liées à votre événement d’entreprise telles que :
- Le nom de l’événement et l’objet (lancement d’un produit ou service, salon commercial, anniversaire d’entreprise, événement caritatif…)
- La date et l’heure
- Le lieu
- Le tarif si l’événement est payant avec le lien de la billetterie
- L’agenda et les personnes présentes (tables rondes, intervenants…)
Assurez-vous que toutes ces informations soient clairement énoncées pour éviter toute confusion et ainsi donner tous les éléments aux potentiels participants. Vous pouvez également ajouter un bref aperçu de l’événement pour donner envie à vos invités de participer avec des photos des éditions précédentes par exemple.
2. Choisissez le bon format d’invitation
En parallèle, vous devez définir au préalable le format d’invitation à envoyer. Ce dernier dépendra du type d’événement que vous organisez et de votre public cible. Si vous organisez un événement plutôt local et informel, une invitation imprimée (flyer…) peut être plus appropriée. Si votre événement est plus formel et à vocation professionnelle, une invitation par mail peut être plus efficace et pertinente. Ainsi, assurez-vous de choisir un format qui convient à votre événement, à votre audience cible mais également à votre budget, un format papier demandera des coûts inhérents à son impression.
3. Ajoutez une touche personnelle
Pour rendre votre invitation plus attractive, ajoutez une touche personnelle qui soit propre à votre entreprise. Cela peut inclure un message d’introduction ou un appel à l’action original, un jeu de couleurs en lien avec le logo de votre entreprise, des jeux de mots, un objet de mail accrocheur etc. Cela peut favoriser la lecture de votre invitation d’événement par mail ou en physique.
4. Utilisez un ton approprié
Souvent négligé, le ton utilisé est pourtant crucial. En effet, lorsque vous rédigez une invitation pour un événement d’entreprise, il est important d’utiliser un ton approprié en fonction des participants à celui-ci. Le ton utilisé pour un événement sportif ne sera pas le même que pour un salon d’entreprise. Équilibrez votre discours et le choix des mots selon le contexte de votre événement.
5. Prêtez attention à la mise en page de votre invitation
La mise en page et le design de votre invitation peuvent également avoir un impact sur la lisibilité et l’efficacité de votre texte. Utilisez une police facile à lire et de taille différente selon les mots-clés pour rendre votre texte clair et lisible. De même, utilisez des couleurs et des images en lien avec votre événement d’entreprise, sans surcharger votre invitation, surtout pour un flyer. Dans le cadre d’un mail d’invitation, les images doivent également être insérées minutieusement aux alentours du texte pour favoriser la lecture à l’ouverture du mail. Enfin, vous pouvez également inclure des liens supplémentaires vers votre site internet, la FAQ etc.
6. Ajoutez un appel à l’action clair
Assurez-vous que les destinataires comprennent comment s’inscrire et participer à votre événement en quelques secondes seulement. En effet, votre appel à l’action doit être clair et surtout rapide à exécuter, d’où l’importance d’ajouter un lien vers un système de billetterie et d’inscription rapide à remplir depuis n’importe quel appareil. Cela favorise grandement le nombre de participants. Précisez enfin vos coordonnées personnelles ou d’entreprises pour être joignable et répondre à d’éventuelles questions.
7. Quand envoyer ses invitations ?
Plus tôt vous envoyez votre première invitation, plus les chances d’avoir un haut taux de participation seront élevées. Selon Everbrite, environ 53 % des entreprises commencent à envoyer leurs invitations d’événements deux à trois mois à l’avance. Vous devez donc avoir fini la rédaction et réalisation de ces dernières de nombreux mois en avance et être en accord avec votre calendrier et être alignés en interne avec vos équipes marketing et communication.
8. Modèle d’invitation pour un événement d’entreprise
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