Organiser un événement ou une activité à entrée libre nécessite de maîtriser certains points essentiels, tout autant que pour un événement payant : participants présents sur le lieu, concentration de personnes dans les files d’attentes et dans certaines zones de l’événement… C’est d’autant plus le cas dans le contexte actuel de crise sanitaire. Avec Weezevent, les organisateurs d’événements gratuits se dotent de solutions qui ont fait leurs preuves et qui s’adaptent à tout type d’organisation, publiques — écoles, collectivités, associations — comme privées — entreprises, clubs sportifs, salles de spectacles, fondations, etc. —. Découvrez-les sans plus attendre afin de maîtriser la capacité et les files d’attente de vos événements.
Sommaire
1. Maîtriser votre capacité en amont de l’événement
Créer un module d’inscription en ligne
Maîtriser sa capacité afin de respecter la capacité maximum d’un lieu événementiel est un jeu d’enfant pour un organisateur qui sait à l’avance combien de personnes comptent se rendre à son événement — qu’il soit gratuit ou payant. Pour ce faire, il suffit de demander aux futurs participants de s’inscrire en ligne au préalable afin de pouvoir accéder à l’événement.
Cela procure plusieurs avantages à l’organisateur :
- Limitation du nombre de billets émis ;
- Réduction de la file d’attente sur place ;
- Collecte des adresses e-mails des participants pour les informer et les fidéliser.
Créez votre premier événement en quelques clics avant de mettre en ligne votre module d’inscription sur votre site web, sur un mini-site et sur les réseaux sociaux pour optimiser le remplissage de votre espace. Configurez ensuite un tarif gratuit avec un quota adapté à la capacité de votre lieu.
Note : Weezevent ne prend pas de commission sur les billets gratuits.
Limiter le nombre d’inscriptions avec des quotas
Lorsque vous configurez votre module d’inscription, deux options de quotas s’offrent à vous pour limiter le nombre de personnes qui se rendent sur votre événement. Prenons un exemple pour un événement de 100 personnes :
- Quota de 100 inscriptions disponibles en ligne
- La capacité maximale ne sera pas dépassée mais il est inévitable qu’un certain nombre de personnes ne se présenteront pas à l’événement. Votre lieu ne sera alors pas complètement rempli.
- Quota de 100 inscriptions disponibles en ligne + possibilité de s’inscrire sur place
- La capacité maximale ne sera pas dépassée et vous pouvez combler la non venue de certains participants en proposant l’inscription sur place. Pour cela, communiquez sur l’obligation de s’inscrire en ligne et mettez tout de même en place un guichet Weezevent sur place pour ceux qui auraient raté l’information. Contactez nos conseillers pour choisir la configuration de guichet adaptée à votre événement.
Dans le cas où votre événement s’étale sur toute une journée, prévoyez un quota supérieur à votre capacité. Vous contrôlerez le nombre de participants entrant et sortant de votre événement afin de savoir exactement combien de personnes se trouvent à l’intérieur de votre lieu — voir partie 2.
Suivre les inscriptions en temps réel
Suivez le nombre d’inscriptions à votre module dès que celui-ci est en ligne. Rendez-vous dans PARTICIPANTS > Statistiques afin de suivre en temps réel le nombre de participants inscrits et le taux remplissage de votre quota.
Anticipez le nombre de participants et préparez votre plan de contrôle d’accès en conséquence : files de scan, nombre d’agents de contrôle et d’appareils, etc. Vous allez aussi pouvoir décider d’utiliser un guichet sur place au cas où les inscriptions peinent à décoller en ligne.
Communiquer les informations importantes
En collectant des inscriptions, vous récupérez des informations précieuses via le formulaire d’inscription. Les données les plus cruciales sont les adresses courriels. Elles vous permettent de communiquer des informations importantes à vos participants : rappel des informations pratiques, dispositif sanitaire en place, consignes à respecter…
Surtout, elles vous permettent de vous constituer une base de données qui vous servira pour toutes vos futures activités. Dans un deuxième temps et suite à votre événement, segmentez vos participants grâce à WeezTarget, notre CRM spécialement conçu pour les organisateurs d’événements.
2. Limiter les files d’attente sur place
Scanner les billets à l’entrée
Contrôlez les tickets des participants en choisissant une solution de scan adaptée au nombre de personnes attendus lors de votre événement, à savoir nos terminaux de scan professionnels ou notre application mobile gratuite. Avec les deux types d’appareils, vous contrôlez en quelques instants la validité des billets présentés et évitez l’apparition de files d’attentes.
Astuce : Le scan des billets est indispensable à l’entrée de votre événement mais il peut également l’être dans certaines zones précises — lieu de restauration, salle de conférence, espace atelier, etc. Dans tous les endroits où la capacité d’accueil est limitée, vous pouvez mettre en place du contrôle d’accès. Cela vous permet de maîtriser votre capacité par zone et surtout de savoir qui à participé à quelles activités. Pratique pour la fidélisation des participants !
Scanner les billets à la sortie
Nos solutions vous permettent également de scanner les participants qui quittent votre événement afin de savoir précisément combien de personnes se trouvent réellement à l’intérieur de votre lieu. Cela apporte une aide précieuse aux organisateurs dont les événements se tiennent sur une journée et dont les participants ne restent que quelques heures.
Organiser un événement gratuit mérite tout autant de préparation qu’un événement payant. Nos solutions s’adaptent donc à ces particularités et nos équipes ont l’habitude de jongler entre ces différentes configurations. Préparez votre futur événement gratuit et découvrez toutes les fonctionnalités de nos outils de billetterie, contrôle d’accès, cashless et CRM en cliquant sur le bouton ci-dessous :
