Envoyer des e-mails est une nécessité pour un organisateur d’événements. Participants, partenaires, fournisseurs, sponsors… Communiquer et transmettre des informations à tous vos interlocuteurs occupent une bonne partie de votre activité. Mais à mesure que le nombre d’e-mails à envoyer augmente avec la croissance de votre activité, il convient de choisir une solution d’emailing adaptée à vos besoins. Voici donc les 9 questions à se poser pour choisir une solution d’emailing pour ses événements.
Sommaire
- La solution est-elle synchronisée avec vos données de billetterie, d’accès et de cashless ?
- L’outil d’emailing est-il facile à prendre en main ?
- Comment sont importés et organisés mes contacts ?
- À qui appartiennent les données ?
- Mes e-mails arriveront-ils à bon port ?
- De quelles statistiques vais-je disposer ?
- Puis-je programmer des campagnes automatiques ?
- Quelles fonctionnalités me permettent d’innover ?
- Puis-je tester la solution avant de me lancer ?
1. La solution est-elle synchronisée avec vos données de billetterie, d’accès et de cashless ?
Parmi tous les outils disponibles en ligne, les solutions d’emailing pour les événements se font rare. Généralement, les logiciels les plus utilisés sont généralistes et permettent seulement l’envoi d’emails marketing et de newsletters. Les organisateurs d’événements doivent alors prendre énormément de leur temps précieux pour exporter, importer et trier des bases de données. Toutes ces manipulations prennent le pas sur des tâches qui pourraient apporter plus de valeur à leurs événements.
Avec un véritable CRM événementiel, les organisateurs d’événements peuvent être plus efficaces dans leur relation client et ainsi mieux disposer de leur temps. Par conséquent, l’une des fonctionnalités notables d’un outil d’emailing pour les événements est sa capacité à synchroniser automatiquement toutes vos données de billetterie, de contrôle d’accès et de cashless. Vous vous concentrez ainsi sur des actions à forte valeur.
2. L’outil d’emailing est-il facile à prendre en main ?
Un organisateur d’événement doit être multitâche et capable d’utiliser un grand nombre d’outils. Cependant, il ne peut pas se permettre de passer trop de temps à se former sur ces derniers. À vous de choisir une solution d’emailing facile à prendre en main, avec laquelle vous configurez et concevez des newsletters en un temps record. Pourquoi faire compliqué quand on peut faire simple ?
Ainsi, vérifiez que l’outil d’emailing choisi synchronise automatiquement vos données de billetterie et que la création d’emails marketing est intuitive — pour vous et pour toutes les personnes amenées à s’en servir.
3. Comment sont importés et organisés mes contacts ?
Avec un outil d’emailing classique, les organisateurs d’événements doivent généralement exporter leurs bases de données de billetterie afin de pouvoir ensuite trier leurs adresses emails. C’est fastidieux et cela induit des risques d’erreurs. Avec un outil d’emailing pour les événements, vos contacts sont automatiquement synchronisés en fonction des achats sur vos billetteries. Vous pouvez même trier vos publics cibles en un claquement doigt selon plusieurs critères : événements, nombre des billets achetés, date d’achat, tarifs, scan aux entrées de votre événement, etc.
Ces groupes de contacts peuvent être dynamiques, c’est à dire que des participants peuvent y être automatiquement ajoutés sans aucune manipulation de votre part. Pour ce faire, l’outil d’emailing met à jour la fiche contact d’un participant dès que celui-ci effectue un achat pour l’un de vos événements. Il l’ajoute instantanément au groupe pour lequel il remplit les critères que vous avez définis.
4. À qui appartiennent les données ?
Avant de choisir une solution d’emailing pour vos événements, assurez-vous que celle-ci ne communique pas vos données à d’autres organisations ou ne permet pas à d’autres événements de cibler vos participants. Vous devez êtres les seuls propriétaires de vos données et elles doivent être sécurisées.
5. Mes e-mails arriveront-ils à bon port ?
Envoyer des emails c’est bien, qu’ils parviennent jusqu’à leurs destinataires c’est mieux. La délivrabilité des emails a d’autant plus d’impact lorsque vous envoyez des informations pratiques pour un événement et que vous vous retrouvez parfois avec le besoin de communiquer à la dernière minute.
6. De quelles statistiques vais-je disposer ?
Les solutions d’emailing sont toutes capables de vous fournir les statistiques classiques : taux d’ouverture, taux de clic, taux de désinscription… Un outil d’emailing pour les événements vous apportera davantage de statistiques après l’envoi de chaque campagne : nombre de commandes effectuées, nombre de tickets achetés, panier moyen, chiffre d’affaires généré. Et tout ça sans rien paramétrer !
7. Puis-je programmer des campagnes automatiques ?
La tendance générale dans la communication et la relation client consiste à personnaliser les interactions avec les destinataires des messages. Dans l’événementiel, cela peut se traduire par votre capacité à communiquer avec vos participants en fonction de leurs actions sur votre billetterie. Un participant s’inscrit à votre événement ? Envoyez-lui un e-mail de confirmation instantané et relancez-le 48h plus tard pour qu’il y invite des amis.
Avec une solution d’emailing pour les événements, programmez ce genre de campagne sans même vous former au code informatique. Vous n’avez qu’à créer une campagne automatique qui déclenche l’envoi d’un e-mail en fonction des actions de chaque participant.
8. Quelles fonctionnalités me permettent d’innover ?
Segmentation des contacts fine et dynamique, campagnes automatiques, tracking des performances, envoi d’invitations aux participants des anciennes éditions… Soyez à l’affût des fonctionnalités qui vous aideront à réinventer à la fois votre communication, mais aussi votre événement. Cherchez à aller toujours plus loin afin de proposer de nouvelles offres et de nouvelles expériences à vos participants.
9. Puis-je tester la solution avant de me lancer ?
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