Créer un événement mémorable est une tâche ardue et ne se fait pas sans l’aide d’experts de certains métiers. Peu importe le type d’événements et le nombre de participants attendus, un prestataire audiovisuel peut vous aider à atteindre un résultat visuel et auditif hors du commun, qui restera gravé dans les mémoires de vos participants. Nous détaillons dans cet article pourquoi et comment choisir un prestataire image et son afin de créer un événement inoubliable.
Sommaire
- Pourquoi se faire accompagner par un prestataire image et son ?
- Etablir un cahier des charges le plus exhaustif possible
- Formuler clairement le résultat attendu
- S’équiper du matériel adapté à vos besoins
- Étudier les dispositifs d’assurance
1. Pourquoi se faire accompagner par un prestataire image et son ?
Le prestataire image et son est indispensable pour un évènement qui se veut mémorable. Il assure le bon déroulement de votre événement au niveau audiovisuel. Conception d’une scénographie, mise en place d’un podium, d’un éclairage ou d’une sonorisation… son rôle est de mettre en valeur vos intervenants — les pièces centrales d’un événement réussi. Il garantit que votre conférencier, votre groupe de musique ou votre animateur renvoient le meilleur d’eux-même à votre public. Le prestataire audiovisuel conseille également son client avec du matériel adapté et de qualité pour créer la magie de l’événement.
2. Etablir un cahier des charges le plus exhaustif possible
Étudier le cahier des charges pour votre événement afin de proposer des solutions adaptées est l’une des activités principales d’un prestataire image et son. Il en a besoin pour prévoir le matériel adéquat selon le lieu, le format de l’événement, le nombre de personnes estimé, la météo prévue, votre budget, le résultat espéré… Il prend en compte tous ces éléments pour concevoir sa prestation.
Concernant le son par exemple, sa dispersion variera en fonction des critères cités précédemment et fera que le public entendra plus ou moins bien les intervenants selon leur distance. Par ailleurs, le prestataire va prévoir des supports et protections solides pour mettre en sécurité le matériel en cas de vent, de pluie, ou de projections — au bord d’une piscine par exemple.
3. Formuler clairement le résultat attendu
Vous pouvez mettre le meilleur groupe de musique du monde sur scène, ou l’intervenant star de votre secteur, si la prestation audiovisuelle n’est pas à la hauteur de la promesse faite au public, celui-ci ne sera pas transporté par la performance ou la prise de parole. En formulant le plus clairement possible le résultat auditif et visuel attendu, votre prestataire vous dira s’il est capable d’y répondre.
Attention tout de même à bien jauger sa proposition. Un prix exorbitant ou une promesse de résultat extraordinaire ne sont pas des garanties. Effectuez plusieurs devis, échangez régulièrement avec plusieurs prestataires pour estimer celui qui comblera vos attentes tout en offrant le prix le plus juste.
4. S’équiper du matériel adapté à vos besoins
Un prestataire audiovisuel possède un parc plus ou moins important comportant tous types de matériels. Pour la sonorisation, les systèmes vont de simples enceintes pour petits comités jusqu’au line array — système constitué d’un réseau d’enceintes pour effectuer des montages de festival. Pour l’éclairage, cela peut être de la vidéo projection pour effectuer des mises en lumières ou du mapping vidéo pour éclairer des surfaces, du mobilier ou des objets en particulier.
Mieux l’entreprise sera équipée, plus elle pourra répondre à vos besoins. Et selon la configuration de votre événement, le matériel nécessaire peut fortement varier. Idem pour les techniciens, vous aurez peut-être la nécessité d’en avoir sur place le jour J si le matériel est complexe d’utilisation. C’est une donnée à prendre en compte et il vaut mieux avoir quelqu’un de formé dans votre équipe en cas de souci.
5. Étudier les dispositifs d’assurance
Le prestataire doit être assuré contre le vol, la casse du matériels mais également contre tout type d’incident. Les techniciens son et lumière travaillant avec le prestataire sont généralement des micro-entreprises — ou intermittents du spectacle — ayant des assurances professionnelles et toutes les habilitations nécessaires comme celle de l’électricité ou de l’accroche et levage par exemple.
Vous avez désormais toutes les cartes en main pour choisir le bon prestataire image et son pour votre concert, conférence, pièce de théâtre, fête… D’autres outils peuvent vous faciliter la vie et c’est la mission que s’est donnée Weezevent. Découvrez nos solutions de billetterie, contrôle d’accès, cashless et CRM en cliquant sur le bouton ci-dessous :
