Organiser une soirée dans un club ou une boîte de nuit a de nombreux avantages (ambiance, prestige, prestataires déjà habitués aux locaux, etc.). Soirée d’entreprise, soirée étudiante, grand événement privé, de nombreuses occasions sont propices à faire la fête dans un tel lieu.
Dans cet article, nous vous livrons tous nos conseils pour organiser votre événement dans une boîte de nuit dans les meilleures conditions.
Sommaire
1. Dans quel cas organiser un événement dans un club ?
Les boîtes de nuit ne sont pas des lieux comme les autres, et y organiser un événement n’est pas adapté à n’importe quel type d’ambiance recherchée.
Gardez en tête qu’un lieu festif de ce type n’est pas idéal pour des discussions profondes, ni du réseautage. En revanche, c’est l’endroit idéal pour danser, chanter, et se plonger dans une ambiance positive et détendue.
S’il peut s’agir du lieu idéal pour rassembler une population noctambule et jeune, organiser un événement dans une boîte de nuit peut ne pas intéresser les publics en quête de calme. L’ambiance y est animée, potentiellement trop pour une audience plus âgée.
Choisir un club pour y organiser un événement vous permet une certaine flexibilité budgétaire, puisque vous pouvez, dans la plupart des cas, décider de louer une partie restreinte de l’établissement, comme des tables ou une salle privée.
Il est également possible de ne pas réserver l’établissement toute la nuit, mais sur la plage horaire de votre choix. Pour obtenir le meilleur tarif pour votre réservation, privilégier les jours de semaine, jusqu’au mercredi, le jeudi ayant lieu de nombreuses soirées étudiantes.
2. Quels types d’événements organiser dans une boîte de nuit ?
Il y a plusieurs types d’événements qui se marient parfaitement avec l’ambiance d’une boîte de nuit. Pour vous inspirer, découvrez ci-dessous ceux qui y sont le plus souvent organisés.
a) Soirée à date
Chaque année, certaines dates clés représentent le moment opportun pour organiser une soirée dans une boîte de nuit. La plus évidente concerne celle du jour de la Saint-Sylvestre, pour accueillir la nouvelle année dans une ambiance électrique, mais toutes les occasions sont bonnes pour faire la fête : Halloween, Saint Patrick, Saint-Valentin, 14 Juillet…
Faire coïncider votre événement avec une date clé peut vous permettre d’attirer plus de participants. Vous pourrez ensuite les recontacter pour les inviter à vos autres événements, ayant lieu à n’importe quelle date. Pour cela, pensez à récolter leurs adresses e-mail et intérêts à travers un formulaire d’inscription, et à les recontacter en passant par un outil d’e-mailing.
b) Soirée à thème
Au contraire d’une soirée à date, les soirées à thème peuvent se tenir tout au long de l’année et attirer tout autant de participants. Vous pouvez, par exemple, décider d’organiser une soirée autour d’un genre musical (jazz, R’n’B, hip-hop etc.), d’une période (années 80, 90, 2000 etc.), ou encore d’une ambiance particulière (spéciale célibataires, déguisement obligatoire, ange et démon etc.)
Choisir un thème pour votre soirée dans une boîte de nuit vous permet de rassembler vos participants autour d’un intérêt commun, favorisant les rencontres, la bonne ambiance, et par extension le succès de votre événement.
c) Soirée d’entreprise
Si cela peut, a priori, sembler étonnant, il est tout à fait possible d’organiser un événement d’entreprise dans des boîtes de nuit. Ce genre de soirée est propice à la détente, et permet à vos collaborateurs de se rencontrer dans un cadre totalement différent de celui du travail. Le cadre festif d’une soirée en boîte de nuit permet de tisser des liens, à la manière d’un team building.
Vous pouvez envisager un événement commençant par un dîner, puis réserver tout ou parti d’un établissement dansant jusqu’à une certaine heure. Cela vous permet de vous amuser, de ne pas faire rentrer vos équipes trop tard, et de payer votre location moins cher.
d) Soirée étudiante
Que vous soyez une école, un BDE ou toute organisation ayant ce public pour cible principale, une boîte de nuit est un lieu idéal pour organiser une soirée étudiante.
Lieu festif par excellence, la boîte de nuit attire les jeunes étudiants et fait partie des endroits qu’ils fréquentent déjà. Pour les attirer à votre événement, pensez à créer un événement sur Facebook et à y joindre le lien vers votre billetterie ou plateforme d’inscription.
e) Spectacle live
Organiser un événement autour d’un spectacle en live dans une boîte de nuit est tout à fait possible, et même très commun.
Vous bénéficiez ainsi de la clientèle habituée de l’établissement, et leur faites connaître l’artiste, le DJ ou le groupe sélectionné.
Organiser un spectacle live dans une boîte de nuit vous permet également de profiter d’un équipement sonore, visuel et technique déjà en place et performant.
3. Quelles étapes pour correctement organiser un événement dans une boîte de nuit ?
a) Définir sa cible
Vous devez dans un premier temps définir la cible de l’événement que vous organisez. Si la boîte de nuit est déjà établie, analysez les caractéristiques démographiques, les comportements et les préférences musicales de la clientèle actuelle, cela vous aidera à comprendre qui sont ses clients réguliers et à organiser un événement qui plaira au plus grand nombre.
b) Trouver un lieu adapté
Toutes les boîtes de nuit ne se ressemblent pas, et certaines sont meilleures que d’autres. Par conséquent, organisez votre soirée dans un lieu qui est assez connu par le grand public, facilement accessible en transports en commun et proche d’une grande ville pour que les invités puissent arriver et partir à l’heure qu’ils souhaitent.
c) Prévoir des divertissements
Au cours de votre soirée, prévoyez d’organiser des divertissements comme des jeux à boire, des battles de danse ou encore des effets comme des canons à bulles pour maintenir vos invités éveillés jusqu’au bout de la nuit ! Il est important de captiver la foule assez régulièrement pour qu’elle ne s’ennuie jamais et ne parte pas avant l’heure de départ initialement prévue.
d) Rendre l’événement payant ou gratuit
Les deux options sont possibles, mais le choix reste le vôtre !
Vous pouvez rendre votre événement payant pour avoir une rentrée d’argent pour réduire l’impact des dépenses comme éventuellement la location de la boîte ou l’achat des consommations ou le rendre gratuit pour qu’il soit accessible à tous.
Pensez à organiser un concours sur les réseaux sociaux pour faire gagner des billets gratuits. Cela aidera à créer de l’engouement autour de votre évènement et de la boîte de nuit elle-même.
e) Assurer la sécurité
La sécurité de votre soirée doit être l’un des enjeux majeurs, si ce n’est le principal.
Tout d’abord, contrôlez les entrées via un système de contrôle d’accès fluide, simple et sécurisé pour éviter les pertes de temps et les mouvements de foule à l’entrée de la boîte.
Puis, vous aurez besoin de quelques affichages basiques pour faire savoir aux gens où sont les toilettes, les coins fumeurs, et ce qu’ils peuvent ou ne peuvent pas faire. Pensez à faire en sorte qu’ils soient suffisamment grands et clairs pour être vus par tous.
Les participants peuvent être exposés à des risques par et pour eux-mêmes, alors pensez à cacher tous les objets tranchants et tout ce qui est susceptible de prendre feu.
Enfin, assurez-vous bien d’avoir préparé un plan d’urgence si l’événement tournait mal le jour J. Prévoyez un nombre assez important de vigiles si vous accueillez beaucoup d’invités pour éviter au maximum d’être dans une situation incontrôlable.
4. Comment communiquer sur un événement ayant lieu dans une boîte de nuit ?
a) Choisir les bonnes plateformes
Choisir les bonnes plateformes pour promouvoir votre événement dans une boîte de nuit est primordial. Il y a de très fortes chances que la population ciblée soit assez jeune, dans la vingtaine ou trentaine. Privilégiez donc votre promotion sur des réseaux comme Instagram, Facebook et Snapchat.
Les influenceurs peuvent aussi vous aider à promouvoir un événement en boîte de nuit. Assurez-vous d’en contacter et d’en engager au moins un ou deux.
b) Capitaliser sur les éditions précédentes
Un des autres aspects dans la communication de votre soirée en boîte de nuit est de capitaliser sur les éditions précédentes. Pour ce faire, prenez des photos et vidéos de vos événements précédents donnant envie aux autres participer également. Réalisez un aftermovie, mettant en lumière les meilleurs moments d’un événement et postez-le sur les réseaux sociaux pour qu’un maximum de personnes le voie.
Grâce au formulaire d’inscription que vous avez réalisé pour l’inscription de vos participants, recontactez-les et transmettez-leur des informations sur vos futurs événements pour qu’ils puissent bloquer la date dans leur agenda et ainsi venir nombreux.
c) Inscriptions
Pour vos inscriptions, créer une billetterie en ligne simple d’utilisation pour vos clients. Grâce à celle-ci, relevez toutes les informations nécessaires pour votre événement (nom, prénom, âge, adresse e-mail…).
En recueillant leurs informations personnelles, vous pourrez leur envoyer facilement des informations importantes sur la soirée en elle-même (horaires, règles sur la sécurité…).
Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour organiser votre soirée avec succès grâce à l’ensemble de nos services. Lancez dès à présent les inscriptions à votre prochain événement !
