L’Échappée Belle

Organizar un ultra-trail como la Échappée Belle implica una gestión compleja de los voluntarios, de la logística y de las misiones en terrenos difíciles y extensos. Ante estos retos, los organizadores eligieron WeezCrew desde el principio para optimizar la coordinación y mejorar el compromiso de los voluntarios. Esta solución ha permitido al equipo de la Échappée Belle simplificar la gestión de los voluntarios, garantizando al mismo tiempo una distribución eficaz de las tareas y una coordinación fluida durante todo el evento.

Preparar la logística de los voluntarios antes del acontecimiento

La gestión de voluntarios para un acontecimiento de gran magnitud como l’Echappée Belle implica una compleja coordinación de la información logística, como el transporte, el alojamiento y las misiones. Esta organización es aún más difícil en un terreno tan exigente y extenso, con voluntarios repartidos en puestos aislados. Con más de 200 km de recorrido, preparar a los voluntarios para sus funciones con los participantes, asegurándose de que todos disponen de toda la información que necesitan, es un verdadero reto.

La principal ventaja de la solución WeezCrew es su capacidad para concentrar toda la información esencial en una única plataforma, dando a cada voluntario un acceso simplificado a datos precisos en todo momento, lo que les permite actuar en consecuencia. En términos prácticos, para la logística del evento, esto garantiza que todo el mundo pueda consultar los detalles de su asignación en tiempo real, cubriendo todas las necesidades logísticas el día en que toda la atención debe centrarse en los corredores.

La información logística, como el transporte y el alojamiento, así como otros elementos propios de la misión del voluntario, se tratan con antelación al evento, gracias sobre todo a los responsables de centros, voluntarios que también se han encargado de WeezCrew a través de un espacio dedicado a gestionar pequeños equipos de voluntarios con menos experiencia.

Mediante el uso de campos personalizados en el momento de la inscripción, los voluntarios también pudieron indicar sus preferencias de transporte, lo que facilitó la organización del uso compartido de vehículos y optimizó la gestión de recursos. Esta solución permitió al equipo de organización reducir los errores logísticos y garantizar una preparación óptima de los voluntarios antes del evento. Para los voluntarios fieles, la inscripción se simplifica al mantener el historial de su perfil en la plataforma, lo que hace que la reinscripción sea rápida y sin complicaciones.

Gestión de voluntarios en puestos aislados y coordinación de su rotación

Gestionar a los voluntarios repartidos por zonas de difícil acceso y establecer turnos es un reto importante para la organización de un acontecimiento como l’Échappée Belle. A menudo, los voluntarios tienen que recorrer largas distancias, sobre todo para suministrar víveres a zonas difíciles de acceso. Esto requiere una organización meticulosa para garantizar la seguridad y el buen desarrollo del acontecimiento.

WeezCrew permitió centralizar las asignaciones y rotaciones de voluntarios en una única plataforma, garantizando el seguimiento de las misiones en tiempo real. Gracias a la transmisión automatizada de las órdenes de misión a través de la plataforma, cada voluntario pudo encontrar a su equipo en lo que los organizadores de la carrera denominan «estaciones de montaña», lugares de paso de los corredores a gran altitud. La inmediatez de la información proporcionada por WeezCrew es esencial, ya que cada puesto puede estar a varias horas de camino. Como los equipos de voluntarios tenían que estar constantemente coordinados, era esencial que tuvieran un contacto rápido con los organizadores de la carrera.

El seguimiento de las órdenes de misión también era una cuestión importante para los voluntarios. Los equipos estaban formados por una gran variedad de misiones y experiencia, por lo que todos debían ser capaces de introducir una misión en la plataforma de forma rápida y eficaz, permitiendo optimizar el recorrido desde el punto de vista operativo. Esto permitió organizar la carrera con gran flexibilidad, pudiendo ajustar los equipos de voluntarios a medida que avanzaban los corredores.

Fidelizar a los voluntarios y mantener su compromiso

Fidelizar a los voluntarios a largo plazo, especialmente a aquellos que ocupan puestos clave en los avituallamientos, representa un gran desafío para la organización de L’Échappée Belle. Los “puestos de montaña” son muy solicitados por los voluntarios, ya que disfrutan de pasar la noche en contacto directo con los corredores.

En cambio, para tareas menos atractivas como descargar suministros, el entusiasmo es menor. Por eso, los organizadores de la carrera buscaban dinamizar y cohesionar al equipo de voluntarios, independientemente del rol de cada uno, y lograr que todos sintieran que forman parte de algo grande, sin que se minimice su aportación.

La organización supo optimizar el uso de WeezCrew, especialmente para estimular el compromiso de su comunidad de voluntarios. Gracias a los formularios y campos personalizados, lograron recopilar la mayor cantidad de información posible (teléfonos, e-mails…), lo que facilitó un contacto directo y personalizado. Esto permitió hacer un seguimiento individual y demostrar que cada voluntario era escuchado y valorado. Además, cada voluntario recibe una llamada telefónica por parte del equipo organizador 15 días antes del evento.

Este contacto regular se mantiene a lo largo del año mediante campañas de email, con el fin de asegurar un compromiso continuo con el evento. En total, se han llevado a cabo 13 campañas de emails y comunicaciones segmentadas a través de WeezCrew, algunas de ellas incluyendo propuestas de actividades en la montaña, reforzando así la cohesión entre los 650 voluntarios, verdaderos embajadores del evento. WeezCrew también se utiliza para convocar voluntarios en eventos satélite, como el proyecto Au-delà du Trail, lo que permite mantener una comunicación fluida y un compromiso activo incluso fuera del evento principal.