Dour

Cada mes de julio, el Festival Dour transforma los verdes campos de Valonia (Bélgica) en un vibrante centro de música y cultura. A lo largo de cinco a siete días, el festival atrae a 50 000 visitantes diarios. Desde 2015, Weezevent se enorgullece de ser socio de esta organización, apoyando su crecimiento y evolución.

Con un público tan numeroso y un cartel tan variado que abarca múltiples géneros, gestionar la logística del festival no es tarea fácil. Por eso Weezevent es el socio ideal, ya que año tras año ofrece soluciones centralizadas para la venta de entradas, el control de acceso, las transacciones sin efectivo y la gestión del personal.

La magnitud del festival Dour

El Festival Dour no sólo es grande. Con sus 170 hectáreas (o 1,7 km²), es una vasta extensión de terreno que alberga tanto un festival como un camping. En este sentido, la organización exige una estructura operativa ágil y eficaz. El deseo de disponer de sistemas centralizados no es sólo una preferencia, sino una necesidad. Las soluciones integrales de Weezevent permiten coordinar a la perfección todos los aspectos del festival.

Cómo gestionamos grandes eventos

Gestionar con éxito un festival de la magnitud de Dour requiere una sólida planificación y ejecución previas. Nuestra estrategia de despliegue está diseñada para garantizar que todas las soluciones del festival funcionen correctamente. Con 20-30 miembros, el equipo de Weezevent está in situ 24 horas al día, 7 días a la semana, operando desde ubicaciones estratégicas: una sede central y dos oficinas dedicadas a los servicios de acceso y sistema cashless. Esta configuración permite responder rápidamente a cualquier problema, garantizando una interrupción mínima de la experiencia del festival.

Ticketing: Plataforma de socios para patrocinadores e invitados

Desarrollamos una plataforma de socios para que el Festival Dour gestionara las invitaciones de patrocinadores y socios por separado de la venta general de entradas. Este sistema permitió al festival asignar lotes de entradas a cada socio, concediéndoles acceso directo para gestionar sus propias invitaciones. Cada entrada se personalizó con las acreditaciones adecuadas, garantizando la entrada sin problemas de VIP, medios de comunicación y otros invitados clave. Al dar a los socios un control total sobre sus invitaciones, Dour redujo la carga de trabajo administrativo al tiempo que mantenía un proceso de acceso fluido.

Control de acceso: eficacia en todas las entradas

El control de accesos en Dour es crucial, dado el número de asistentes y los diversos puntos de entrada. Con 88 escáneres fijos para las entradas principales y 24 escáneres portátiles para las entradas exclusivas, todos los dispositivos de acceso están colocados estratégicamente por todo el recinto del festival. 

Los asistentes pueden entrar de forma segura y sin problemas tocando sus pulseras en todos los dispositivos. Nuestros escáneres permiten un procesamiento rápido y eficiente, garantizando que las colas se muevan rápidamente y todo el mundo pueda disfrutar del festival sin retrasos innecesarios.

Soluciones cashless: transacciones fluidas

Gestionar transacciones cashless en un festival tan grande presenta retos únicos, pero lo tenemos cubierto. Desde 2015, colaboramos con el Festival Dour para garantizar unas operaciones eficientes y sin problemas. Su sistema sin efectivo se implantó con éxito en 2023.

Nuestra oficina funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y cuenta con un gestor que supervisa todos los puntos de transacción. Con 540 dispositivos en uso tanto para transacciones como para recargas, nos aseguramos de que todos los asistentes puedan realizar compras de forma fácil y eficiente, mejorando su experiencia general en el festival.

Para el personal, el sistema cashless simplifica las operaciones, reduce la necesidad de manejar efectivo y garantiza la exactitud de los informes financieros, haciendo su trabajo más fácil y eficiente.

Gestión de staff: capacitar a los voluntarios

El Festival Dour depende en gran medida de sus voluntarios, por lo que es esencial una gestión eficaz del personal. Prestamos servicios integrales de acreditación, garantizando que no sólo todos los voluntarios, sino también los proveedores, la prensa y otros profesionales estén debidamente acreditados y equipados para desempeñar sus funciones. 

Con 22 impresoras in situ, producimos rápidamente pulseras para los miembros de la tripulación y otras personas, permitiéndoles acceder a la zona designada correcta sin ningún retraso. Nuestra presencia nos permite responder a cualquier necesidad de acreditación sobre el terreno, para que este proceso se desarrolle sin contratiempos.

Mejora continua y colaboración

Nuestra larga colaboración con el Festival Dour nos permite perfeccionar nuestros servicios año tras año. Aprendiendo de experiencias anteriores, mejoramos continuamente nuestra oferta. En 2024, alcanzamos nuevas metas en cuanto a calidad de servicio, garantizando nuestra presencia y capacidad de respuesta durante todo el festival.

En conclusión, el Festival Dour es un ejemplo de lo que se puede conseguir cuando un equipo dedicado se asocia con un proveedor de tecnología para eventos con visión de futuro. Con nuestras soluciones centralizadas de venta de entradas, acceso, pagos sin efectivo y gestión del personal, ayudamos a crear una experiencia inolvidable para todos los asistentes.