A partir de observaciones en el terreno y de la colaboración con más de 400 festivales acompañados por Weezevent en toda Europa, hemos identificado 11 estrategias clave que los organizadores pueden empezar a aplicar de inmediato para mejorar su rendimiento. Estas ideas, compartidas por Grégor Einis, Director de desarrollo de Weezevent, durante su intervención en the MaMA Festival & Convention, muestran cómo la gestión de acreditaciones, los sistemas cashless y las nuevas formas de interacción con el público pueden convertirse en herramientas poderosas para ganar en eficiencia y enriquecer la experiencia del festival.
Índice
1. Facilitar la compra de entradas con el pago a plazos
Algunos festivales europeos ya han dado un paso que Francia apenas comienza a explorar: el pago a plazos. En el Reino Unido, esta práctica se ha convertido en la norma, con casi un 70 % de las compras de entradas realizadas en tres pagos o más. Esta evolución no responde solo a una tendencia económica, sino que representa un verdadero motor de accesibilidad e inclusión.
Detrás de este hábito hay una reflexión más amplia sobre cómo facilitar el acceso a la cultura. Para un festival, ofrecer un pago fraccionado (por ejemplo: entrada, camping u otros servicios) permite que la experiencia sea más fluida y accesible para un público más amplio.
Este enfoque, ya bien establecido en países como el Reino Unido, Alemania o los Países Bajos, podría convertirse en una auténtica ventaja competitiva para los organizadores en 2026.
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2. Prolongar la relación con tu público gracias al área del asistente
La experiencia ya no termina con la compra de la entrada. Cada vez más organizadores están repensando su relación con el público después de la venta, integrando un área del asistente accesible a través de un correo electrónico de confirmación.
Este espacio personalizado permite a los asistentes descargar sus entradas y, sobre todo, añadir servicios complementarios. El objetivo es doble: aumentar el valor medio por comprador y prolongar la relación entre el festival y su público incluso antes de que se abran las puertas.
Al adoptar esta lógica de enriquecimiento progresivo de la oferta, los organizadores transforman una simple transacción en un proceso de compra más completo y personalizado, donde cada interacción contribuye a reforzar el compromiso del asistente y a aumentar el valor medio del carrito.
3. Gestionar la reventa para no competir contra tu propio evento
La reventa controlada se ha convertido en un tema central dentro del ecosistema de los festivales. Aunque permite evitar la frustración de las entradas agotadas, debe plantearse con cuidado para proteger tanto al público como a los organizadores.
En Francia, en el Hellfest, esta práctica ya está perfectamente controlada: la reventa solo se activa cuando las entradas de una categoría están agotadas y nunca de forma paralela a la venta principal. Este enfoque evita que el mercado secundario compita con el primario, ya que abrir la reventa demasiado pronto significa correr el riesgo de vender contra tu propio modelo.
Weezevent ofrece un enfoque equilibrado dentro de una estrategia de escalada de precios. Este modelo garantiza la coherencia tarifaria, refuerza la confianza del público y mantiene la rentabilidad de los festivales. Lejos de ser un simple servicio adicional, la reventa controlada se convierte así en una herramienta estratégica tanto para la gestión comercial como para la experiencia del comprador.
4. Centralizar las entradas y los servicios en un único pase digital
Inspirado en el transporte aéreo, el boarding pass llega al mundo de los festivales. Este sistema reúne todos los derechos del participante, entrada, camping y servicios adicionales, en un solo código QR.
El objetivo es sencillo: agilizar el acceso y mejorar la experiencia digital del público. Al sustituir varios documentos o códigos QR por un único pase digital, los organizadores reducen las colas y minimizan los errores de escaneo.
Para los festivales, este formato va mucho más allá de una simple ganancia de tiempo: se convierte en una herramienta estratégica de comunicación, que permite enviar mensajes personalizados antes y durante el evento, e incluso integrar activaciones patrocinadas. El boarding pass también puede incorporarse directamente en la aplicación del festival, favoreciendo su descarga y centralizando aún más la experiencia del participante.
Este sistema se consolida como una innovación en la intersección entre la tecnología y el recorrido del visitante, pensada para generaciones acostumbradas a gestionarlo todo desde su smartphone.
5. Repensar el control de acceso para ofrecer una experiencia más fluida
Durante mucho tiempo considerado una simple etapa logística, el control de acceso se ha convertido hoy en un verdadero motor de experiencia y eficiencia operativa. En Weezevent, esta fase crucial se concibe como un proyecto en sí mismo, planificado con antelación mediante una estrategia clara, herramientas adecuadas y métricas de rendimiento precisas.
Cada evento tiene sus propias particularidades, apertura progresiva, múltiples aforos, y requiere por tanto una configuración a medida. Cada vez más organizadores adoptan un enfoque basado en datos, analizando los tiempos de entrada, los flujos por zona y las anomalías de escaneo para optimizar el recorrido del público. Comprender los errores es tan importante como controlar los flujos: permite ajustar en tiempo real y eliminar los puntos de fricción.
Gracias a funciones como la visualización de información personalizada durante el escaneo (foto del asistente, tipo de acreditación, alertas específicas), la actualización automática de las listas de control según reglas horarias predefinidas o la centralización de los informes de errores, los equipos en el terreno ganan autonomía y capacidad de reacción. Sin necesidad de intervenciones manuales, todo se actualiza de forma continua.
Un control de acceso bien diseñado significa menos colas, más seguridad y una primera impresión positiva para cada asistente desde el momento en que llega al recinto.
6. Gestionar acreditaciones a gran escala
Otra buena práctica observada es la gestión masiva de acreditaciones. El ejemplo del Montreux Jazz Festival ilustra perfectamente lo que permite la solución WeezCrew cuando se despliega a gran escala.
Con varios miles de voluntarios, proveedores, técnicos y socios por coordinar, el reto es enorme. Gracias a WeezCrew, cada perfil se dirige automáticamente al departamento adecuado. Los responsables pueden aprobar, rechazar o comentar cada solicitud y seguir en tiempo real la distribución del personal.
Además, el sistema de control de acceso permite registrar las entradas y salidas, lo que facilita el seguimiento preciso del tiempo de presencia. Las horas trabajadas pueden contabilizarse automáticamente y transferirse a los programas de RR. HH., logrando así una gestión más fluida y centralizada.
Más allá de la parte logística, esta herramienta también ayuda a reforzar el sentimiento de pertenencia y a crear una verdadera comunidad de voluntarios en torno al evento.
7. Ofrecer más comodidad al público con lockers inteligentes
En los Países Bajos, el festival Paaspop ha instalado más de 12.000 lockers conectadas. Una innovación sencilla pero de gran impacto, que ilustra perfectamente cómo la tecnología puede mejorar la experiencia del público y, al mismo tiempo, generar nuevas fuentes de ingresos.
Estos lockers, disponibles en el recinto, permiten a los asistentes guardar y recuperar sus pertenencias de forma totalmente autónoma. Sin colas ni pérdida de tiempo: todo se gestiona en modo autoservicio, desde el pago hasta la apertura de la locker.
Para los organizadores, el beneficio es doble: ofrecer una experiencia cómoda y práctica al público, mientras se optimizan los ingresos, en algunos eventos, este sistema ha generado más de 100.000 € por sí solo. De este modo, los lockers inteligentes se convierten en un elemento clave de la experiencia global: más confort para los asistentes, más control y rentabilidad para los organizadores.
8. Gestionar los vasos reutilizables de forma automatizada
En Bélgica y los Países Bajos, la legislación prohíbe ahora el uso de vasos desechables, lo que ha llevado a los organizadores a repensar la logística en torno a los ecocups. Algunos festivales, como Tomorrowland, han adoptado un enfoque innovador conectando los vasos directamente al sistema de pago de los asistentes.
En la práctica, cada vaso tiene un chip NFC integrado que se activa al comprar una bebida. Una vez terminada, el asistente deposita el vaso en una estación conectada, que identifica automáticamente al usuario y activa el reembolso instantáneo. De este modo, el punto de venta puede centrarse en su función principal, vender, mientras todo el proceso de reembolso se realiza de forma automática.
Este modelo ofrece un doble beneficio:
- Descongestiona los bares, al separar claramente los puntos de venta y de devolución.
- Simplifica la gestión medioambiental del evento, con un recinto más limpio y un sistema de clasificación automatizado.
Este sistema demuestra cómo la tecnología puede responder tanto a desafíos ecológicos como operativos, mejorando al mismo tiempo la transparencia y la satisfacción del público.
Descubre cómo nuestra solución de gestión de vasos, desarrollada en colaboración con Auxcis, optimiza la experiencia del público y la gestión del estadio en el Royal Antwerp FC.
9. Aprovechar el saldo cashless restante: una nueva fuente de ingresos
A nivel europeo, se estima que hay unos 53,6 millones de asistentes repartidos entre 2.300 festivales, de los cuales el 72 % ya utiliza sistemas cashless, con un crecimiento anual aproximado del 6,2 % (Industry Research). Al finalizar cada festival, suele quedar saldo remanente en las cuentas de los participantes, como ocurre en Rock en Seine.
En lugar de permitir que ese dinero se reembolse automáticamente, algunos festivales lo convierten en una oportunidad de fidelizar al público. Antes de la fase de reembolso, una tienda en línea invita a los asistentes a gastar su saldo restante en merchandising exclusivo, donaciones solidarias o incluso en el acceso anticipado a la preventa de la próxima edición. El objetivo no es forzar la compra, sino ofrecer una última oportunidad de prolongar la experiencia del festival.
Este enfoque transforma un proceso administrativo en un momento de interacción, generando no solo un aumento de los ingresos, sino también un mayor nivel de compromiso entre los públicos más fieles.
10. Reducir el impacto ecológico con tarjetas reciclables
En línea con su compromiso medioambiental, Weezevent ha generalizado el uso de tarjetas cashless 100 % reciclables. Fabricadas con materiales reutilizables y tinta plateada, pueden desecharse en los contenedores de reciclaje sin dañar el medio ambiente.
Esta innovación, ya adoptada en varios eventos en Francia y Suiza, forma parte de una estrategia más amplia para reducir la huella de carbono del sector, manteniendo al mismo tiempo altos estándares tecnológicos. Una innovación sencilla pero con gran significado, que demuestra que ecología y rendimiento pueden ir de la mano.
Desde el espacio del comprador hasta los vasos inteligentes, todas estas buenas prácticas que llegan de Europa reflejan una misma convicción: el futuro de los festivales se basa en los datos y la experiencia. Weezevent forma parte de esta dinámica, acompañando a los organizadores hacia modelos cada vez más eficientes y sostenibles.
Preguntas frecuentes
P: ¿Cuáles son las ventajas de ofrecer el pago a plazos para los festivales?
Ofrecer el pago a plazos significa hacer que el evento sea más accesible y abrirlo a un público más amplio. Al permitir a los asistentes repartir su gasto, los festivales llegan a personas que quizás no habrían comprado una entrada por motivos económicos. También es una forma eficaz de reducir los carritos abandonados.
P: ¿Cómo prolonga el espacio del comprador la relación con el público?
El espacio del comprador permite a los participantes descargar fácilmente sus entradas y añadir, con solo unos clics, servicios adicionales como camping, aparcamiento o merchandising. Accesible directamente desde el e-mail de confirmación, se convierte en un punto de contacto central entre el evento y su público.
P: ¿Por qué debe regularse la reventa de entradas?
Frente a los abusos del mercado secundario y el absentismo, la reventa controlada ofrece una solución equilibrada: da al público una segunda oportunidad de conseguir entradas, al tiempo que garantiza la protección de los compradores y un mejor control financiero para los organizadores. Permite controlar los precios, evitar la especulación y asegurar que las entradas solo circulen por canales oficiales y seguros.
Sin embargo, el mercado secundario nunca debe perjudicar los precios aún disponibles en la venta principal. Nuestro consejo: activar la reventa de una categoría de entradas solo cuando esa categoría esté agotada. Esto garantiza la coherencia de precios, refuerza la transparencia y mantiene la confianza del público.
P: ¿Cómo optimizan hoy los festivales el control de acceso?
Con el objetivo de agilizar las entradas y reducir las colas, cada vez más festivales adoptan un enfoque basado en datos que ofrece múltiples beneficios. Analizando los tiempos de paso, los flujos de asistentes, los errores de escaneo y los puntos de fricción, los organizadores obtienen una valiosa fuente de información para mejorar los accesos dentro del recinto.
Entre las innovaciones más recientes destaca el boarding pass, inspirado en el transporte aéreo: un único código QR que agrupa la entrada del participante y todos sus derechos. Este formato simplifica la experiencia del usuario y puede integrarse en la app del festival, centralizando la información y permitiendo enviar mensajes personalizados o activaciones de marca.
WeezAccess va aún más lejos, mostrando información detallada del participante durante el escaneo: foto, nombre, tipo de acreditación o alertas específicas. Esto facilita el trabajo del personal, reduce errores y acelera los flujos de entrada, reforzando tanto la seguridad como la experiencia de bienvenida.
P: ¿Cómo gestionar eficazmente las acreditaciones a gran escala?
La gestión masiva de acreditaciones se simplifica gracias a WeezCrew. Cada perfil se dirige automáticamente al departamento adecuado según su función. Los responsables pueden aprobar o rechazar solicitudes y seguir en tiempo real la distribución del personal en un mapa interactivo. Combinado con el control de acceso, el sistema permite registrar entradas y salidas, facilitando el seguimiento de la asistencia y la sincronización automática con los sistemas de RR. HH.
P: ¿Por qué están ganando popularidad las taquillas inteligentes en los festivales?
Porque responden a una necesidad simple: más comodidad y autonomía para los asistentes, al tiempo que generan ingresos adicionales para los organizadores. Permiten dejar y recoger pertenencias sin pasar por un mostrador, con un sistema completamente autoservicio, desde el pago hasta la apertura de la taquilla.
P: ¿Cómo mejoran los vasos conectados la logística del evento?
Al automatizar el proceso de depósito y reembolso, los vasos equipados con un chip NFC se vinculan a la cuenta cashless del participante. El chip se activa al comprar la bebida y el reembolso se realiza automáticamente cuando el vaso se devuelve en una estación conectada. Así, el personal del bar puede centrarse en las ventas sin gestionar reembolsos manuales. Además, estos vasos simplifican la gestión medioambiental: nada de residuos plásticos. Cada asistente que desee recuperar su depósito debe devolver el vaso, y el reembolso se procesa automáticamente.
P: ¿Qué pueden hacer los festivales con el saldo cashless restante tras el evento?
Convierte ese dinero en una oportunidad de engagement. Antes del reembolso, ofrece una tienda online donde los asistentes puedan usar su saldo restante para comprar merchandising, hacer una donación o acceder a la preventa de la próxima edición. En lugar de perder esa interacción, transformas un proceso administrativo en una nueva experiencia, generando ingresos adicionales y fidelización.
P: ¿Cómo pueden los festivales reducir el impacto medioambiental del sistema cashless?
Para ayudar a los festivales a reducir su huella ecológica, Weezevent ofrece ahora tarjetas cashless 100 % reciclables, fabricadas con materiales reutilizables y tinta plateada. Pueden desecharse en los contenedores de reciclaje sin dañar el medio ambiente.
