En el altamente competitivo sector del marketing de eventos y festivales, contar con una estrategia de venta de entradas bien definida es uno de los pilares del éxito a largo plazo para cualquier organizador. Adoptar enfoques variados y adaptados a las necesidades específicas de cada evento permite aumentar significativamente las ventas y mejorar el nivel de engagement con el público. A continuación, detallamos diferentes estrategias de ticketing, diseñadas para optimizar los ingresos, gestionar la demanda de forma eficaz y mantener el interés de la audiencia durante todo el periodo de venta.
Índice
Priorizar los datos y las preinscripciones
Recopilar y utilizar los datos de los clientes
El punto de partida de cualquier campaña de venta de entradas exitosa es la recopilación de datos de los clientes. La tienda de entradas del evento es el canal ideal para recoger información clave como datos personales, información de contacto y preferencias. Estos datos permiten desarrollar acciones de marketing segmentadas, campañas de email personalizadas y una relación más cercana y relevante con la audiencia.
Preinscripción
La preinscripción desempeña un papel fundamental en cualquier estrategia de ticketing. Permite medir el interés del público, generar expectación y recopilar datos valiosos de los asistentes incluso antes de que las entradas salgan a la venta. Esta interacción temprana facilita orientar los esfuerzos de comunicación hacia una audiencia ya interesada, asegurando mensajes más eficaces y relevantes. Además, ofrecer incentivos como el acceso anticipado a las entradas para las personas preinscritas puede aumentar notablemente el número de registros. Esto crea una base sólida de potenciales compradores, genera tracción desde el inicio y contribuye a mantener el interés a lo largo de toda la campaña de ventas.
Elegir la estrategia de venta adecuada
Estrategia Early / Regular / Late Bird
Esta estrategia de precios en tres niveles pone todas las entradas a la venta desde el inicio, pero con distintos precios. Cada tramo tiene una duración limitada y, una vez finalizado, se marca como Sold Out, incrementando la sensación de urgencia a medida que se acerca la fecha del evento:
- Early Bird: Dirigida a los fans más fieles, con entradas a precio reducido antes del anuncio oficial del cartel.
- Regular Bird: Comienza tras el anuncio del cartel y se dirige a un público más amplio y recién interesado.
- Late Bird: Ofrece las últimas entradas a un precio más alto, enfocadas en compradores de última hora y basadas en la urgencia.
¿Por qué elegir esta estrategia?
Es ideal para premiar a los primeros compradores, generar ingresos anticipados y adaptarse a distintos comportamientos de compra. Funciona especialmente bien en eventos con una comunidad fiel, permitiendo gestionar el flujo de caja y construir expectación por fases.
Estrategia de venta escalonada de entradas
No todas las entradas se ponen a la venta al mismo tiempo, como ocurre con la estrategia Early / Regular / Late Bird, sino que en esta estrategia las entradas se venden por fases hasta la fecha del evento:
- Fase de anuncio: Genera visibilidad y expectación inicial.
- Fase early: Ofrece un número limitado de entradas con descuento.
- Venta general: Abre la venta al público con precios estándar.
- Anuncio del cartel: Impulsa las ventas con la publicación del lineup.
- Fase final: Capta las compras de última hora con precios más elevados.
Opta por esta estrategia para mantener un interés y una expectación constantes durante un periodo más largo, haciendo que las entradas sean escasas. Ayuda a gestionar la demanda, recopilar datos valiosos y ofrece flexibilidad para ajustar las acciones de marketing en función del rendimiento de las ventas. Este enfoque es adecuado para eventos que necesitan generar tracción de forma progresiva y dirigirse a distintos segmentos de público en cada fase.
Estrategia durante todo el año
La venta continua de entradas a lo largo del año, con pausas estratégicas y relanzamientos alineados con momentos clave de marketing, garantiza ingresos estables y un engagement sostenido. Esta estrategia aprovecha fechas especiales, ofertas personalizadas y una comunicación constante para mantener el interés de la audiencia. Por lo tanto, se trata de una combinación de la estrategia de liberación progresiva de entradas y la estrategia Early / Regular / Late Bird, con la diferencia principal de que la venta de entradas se mantiene activa durante todo el año.
Elige esta estrategia para eventos grandes y recurrentes en los que es fundamental mantener un diálogo continuo con la audiencia. Ayuda a crear un flujo de ingresos constante, a mantener la marca presente en la mente del público y a construir una comunidad fiel. Este enfoque es ideal para eventos que buscan sostener el engagement a largo plazo y aprovechar distintas oportunidades promocionales a lo largo del año.
Estrategia Open / Close
La venta de entradas se abre durante un periodo limitado, se cierra y posteriormente se vuelve a abrir. Este método genera urgencia y expectación, pero requiere una planificación cuidadosa y una promoción eficaz para evitar frustrar a los posibles asistentes.
Esta estrategia es ideal para eventos que se apoyan en la exclusividad y la urgencia. Funciona especialmente bien cuando se busca crear varios picos de interés y conversación alrededor del evento. Es particularmente efectiva en eventos con alta demanda, donde la escasez impulsa decisiones de compra más rápidas. No obstante, exige una ejecución precisa y una estrategia de marketing sólida para evitar una mala experiencia del público.
Timing y buenas prácticas
Definir el momento óptimo
El momento de lanzamiento de la venta de entradas depende de diversos factores, como la fuerza de la marca del evento y el nivel de competencia. Por lo general, los grandes festivales lanzan sus entradas con 4-5 meses de antelación, los clubes con 2-3 meses, y los conciertos con 6-9 meses.
Mejores días
Esto es lo que indican nuestros datos sobre los mejores días para lanzar la venta de entradas:
- Superar el “Monday blues”: Los lunes suelen asociarse con el llamado Monday blues, un momento en el que muchas personas buscan algo que esperar con ilusión después del fin de semana. Lanzar la venta de entradas un lunes puede conectar con este estado de ánimo, ya que los potenciales asistentes tienden a buscar planes futuros que les motiven. Este impulso psicológico puede traducirse en un mayor nivel de engagement y ventas.
- Planificación a mitad de semana: Los miércoles son una opción estratégica porque representan un punto intermedio de la semana en el que muchas personas empiezan a planificar sus próximos fines de semana o actividades futuras. A estas alturas, el público ya está pensando en planes sociales, lo que convierte este día en un momento ideal para presentarles tu evento. Además, deja margen suficiente para que la noticia se difunda por el boca a boca antes del fin de semana.
💡Tip: no olvides tener en cuenta la carga de trabajo que implica un lanzamiento exitoso. Si eliges un viernes, deberás estar preparado para gestionar un fin de semana intenso manteniendo el interés y la comunicación activa. Según los patrones observados, recomendamos lanzar la venta de entradas los lunes o los miércoles.
Mejores horarios
Esto es lo que indican nuestros datos sobre los mejores momentos del día para lanzar la venta de entradas:
- Morning Breaks: 10:00 – 12:00 AM: Muchas personas hacen su primera pausa importante del día durante la mañana, especialmente entre las 10:00 y las 12:00. Es un momento habitual para revisar correos personales, consultar redes sociales y dedicar tiempo a actividades no relacionadas con el trabajo. Lanzar la venta de entradas en este tramo permite alcanzar a un público más receptivo y con mayor disponibilidad para tomar decisiones de compra.
- Después del trabajo: 17:00 – 19:00 PM: El horario entre las 17:00 y las 19:00 coincide con el final de la jornada laboral para muchas personas. Es el momento en el que pasan del modo trabajo a su tiempo personal, revisan correos y redes sociales durante el trayecto a casa o mientras se relajan. Lanzar la venta de entradas en este periodo aprovecha este cambio de foco, cuando el público está más dispuesto a pensar en ocio y a comprar entradas para eventos.
Implica a tu audiencia
Diferentes tipos de entradas
Ofrecer distintos tipos de entradas (Early Access, Early Bird, Regular Bird, Late Bird, entradas de grupo) ayuda a estimular las ventas anticipadas, aporta seguridad y permite ampliar el alcance a diferentes perfiles de público.
Mantén el engagement
Para mantener el impulso en la venta de entradas:
- Lanza campañas teaser y listas de pre-lanzamiento.
- Coordina los anuncios en todos los canales de comunicación.
- Utiliza contenido interactivo y elementos de exclusividad para mantener el interés.
- Introduce refrescos a mitad de campaña con nuevos artistas o contenidos.
- Aprovecha la publicidad segmentada basada en los datos recopilados.
- Implementa cuentas atrás y ofertas de última hora para impulsar las ventas finales.
Prepárate para futuros eventos
Inmediatamente después del evento, lanza la venta de entradas para la próxima edición. Aprovecha el engagement post-evento para compartir momentos destacados, recoger feedback y ofrecer registros o entradas early bird para futuras ediciones.
Utiliza los datos y analíticas de la venta de entradas para perfeccionar tu estrategia. Compara patrones de venta entre eventos para ajustar las acciones de marketing y garantizar una mejora continua.
Una estrategia de venta de entradas bien ejecutada implica comprender a tu audiencia, elegir el enfoque de venta adecuado, definir correctamente el momento del lanzamiento, mantener el engagement y planificar con visión de futuro. Al adoptar estas estrategias, los organizadores de eventos pueden aumentar las probabilidades de éxito, maximizar los ingresos y construir una comunidad fiel y comprometida.
Queremos ayudar a los organizadores de eventos a navegar la complejidad de la venta de entradas, asegurando que cada evento no solo sea un éxito, sino que también siente las bases para el crecimiento y el engagement futuros.
