Visite du Pape en France

Un point commun entre toutes ces étapes : aucune ne fonctionne de la même manière. Les organisateurs changent selon les villes, les jauges varient fortement, les règles de circulation sont propres à chaque site et chaque badge reste soumis à un dispositif de sécurité renforcé.

3 enjeux concentrent l’essentiel de la complexité :

• Les accréditations : 70 000 personnes à valider par les autorités avant toute remise de badge, tout en absorbant les pics dans les centres de retrait.
• Les inscriptions : plusieurs centaines de milliers de places à distribuer entre grand public et contingents réservés, sans perdre la maîtrise des jauges.
• Le contrôle des accès : des billets à rendre compatibles avec l’infrastructure du Stade de France, tout en adaptant les règles de contrôle aux autres sites.

Pendant plusieurs jours, nos équipes ont ainsi vécu au rythme d’un événement d’une ampleur rare pour que chacun de ces volets fonctionne sans plan B.

1. 70 000 accréditations conditionnées par le criblage

Un volontaire à Lourdes, un journaliste accrédité auprès du Vatican ou un membre des services liturgiques n’a ni les mêmes informations à renseigner, ni le même parcours, ni les mêmes droits d’accès. Avec 70 000 personnes à accréditer, l’enjeu est de centraliser la gestion tout en conservant des périmètres distincts pour chaque public et organisateur.

Dans WeezCrew, nous avons configuré 19 projets. Les organisateurs accèdent uniquement aux profils relevant de leurs événements, tout en s’appuyant sur un même dispositif pour collecter les informations, suivre les validations et éditer les accréditations.

Le criblage commande tout. Nous avons créé un formulaire pour chaque population, volontaire, staff, production, médias et liturgie, afin de collecter précisément les informations attendues par les autorités selon le rôle, le site et le parcours. Après vérification, le statut de chaque profil est mis à jour dans WeezCrew. Seuls les profils validés reçoivent leur contremarque nominative avec QR code, indispensable pour retirer leur badge.

Les centres de retrait doivent ensuite absorber les pics de demande. Plusieurs dizaines de milliers de badges sont remis en quelques jours sans ralentir la cadence. Pour absorber ces volumes, 6 centres ont été équipés de 40 postes dédiés, chacun réunissant un ordinateur, une imprimante et un scanner mobile.

L’accrédité présente sa contremarque, le scan du QR code affiche directement son profil dans WeezCrew, puis l’opérateur peut lancer l’impression de son badge personnalisé, indéchirable et au format A6.

Chaque poste est monté sous forme de kit, pour faciliter sa mobilité et son redéploiement. Si la fréquentation augmente dans un centre, nos équipes peuvent rapidement transférer une partie du matériel depuis un autre site pour augmenter sa capacité d’impression.

Certains badges ont aussi été préparés en amont. Plus de 200 accréditations destinées aux médias ont été imprimées dans nos bureaux parisiens avant d’être envoyées au Vatican.

Une fois l’accréditation remise, tous les profils ne peuvent pas circuler de la même manière. Les droits varient selon la ville, le site, la fonction et la zone à laquelle la personne doit accéder.

Ces informations sont directement rattachées aux profils dans WeezCrew, puis matérialisées sur l’accréditation. L’organisateur peut définir des droits par défaut selon la typologie de profil, puis les ajuster individuellement si nécessaire. Un même badge peut par exemple autoriser son porteur à intervenir à Paris et à Lourdes, tout en limitant son accès à certaines zones dans chaque ville.

La même logique s’applique aux dotations. À Paris, les volontaires ont des dotations associées à leur profil, comme un t-shirt et une casquette, avec leur taille collectée dès l’inscription. Le retrait du kit est enregistré dans une liste commune aux centres parisiens : si une dotation a déjà été remise, un nouveau scan apparaît en rouge et bloque toute seconde remise. Même principe pour les badges, dont chaque retrait est enregistré afin de connaître précisément le nombre d’accréditations distribuées par centre et d’éviter les doublons.

2. Ouvrir à tous, tout en préservant les places réservées

Selon les séquences, plusieurs centaines de milliers de places doivent être distribuées selon des règles différentes. Certaines sont ouvertes au grand public, d’autres réservées à des diocèses ou à des groupes, avec un même impératif : savoir à tout moment ce qui est attribué, encore disponible ou réellement attendu.

WeezTicket a permis de faire cohabiter ces différents parcours dans un même dispositif.

L’ouverture au grand public doit absorber les pics. Les participants s’inscrivent directement depuis un site créé sur mesure pour la visite. Lors de l’ouverture des inscriptions pour le Stade de France, une file d’attente virtuelle a régulé l’accès à la billetterie pour absorber la demande sans dégrader le parcours d’inscription.

Les contingents doivent rester garantis sans figer la jauge. Une partie des places est réservée à des diocèses et à d’autres groupes, via 2 mécanismes : des codes membres à nombre d’utilisations défini, permettant à chacun de s’inscrire sans dépasser le quota attribué, et une plateforme partenaires depuis laquelle les référents peuvent ajouter leurs invités, individuellement ou par import, puis suivre en temps réel les places attribuées, restantes et leur répartition par zone.

À Metz, les contingents non utilisés avant la date limite peuvent ensuite être remis à disposition du grand public.

La répartition des billets prépare déjà les flux du jour J. Au Stade de France, les 80 000 sièges ont été modélisés pour attribuer une place à chaque participant. Les informations renseignées dans le formulaire d’inscription permettent aussi de regrouper autant que possible les personnes appartenant au même diocèse ou au même groupe.

À la Concorde, les participants sont répartis entre plusieurs blocs et zones, de A à F avec une distinction nord et sud. Chaque billet rattache son porteur à un espace précis, afin de l’orienter vers l’accès correspondant dès son arrivée et de mieux répartir les flux sur l’ensemble du site.

Une place réservée ne doit pas devenir une place vide. Au Stade de France, où chaque participant dispose d’une place numérotée, la gratuité des inscriptions augmente le risque de désistement entre la réservation et le jour de l’événement. Pour limiter cet écart entre jauge théorique et participants réellement attendus, un espace client permet de modifier ses informations, d’annuler sa venue pour remettre la place à disposition, ou de transférer directement un billet nominatif à un accompagnant afin de fluidifier les entrées.

3. Un contrôle d’accès qui s’adapte au site

Le Stade de France, Lourdes et Metz ne partagent ni les mêmes infrastructures ni les mêmes règles de circulation. Le contrôle d’accès doit donc s’intégrer à l’existant lorsqu’il est déjà en place, tout en restant assez flexible pour répondre à des besoins très différents ailleurs.

Au Stade de France, le dispositif doit s’effacer derrière l’infrastructure existante. Les informations nécessaires sont transmises directement au système du stade pour que les billets Weezevent soient reconnus par ses équipements et que les participants soient orientés vers les bonnes portes.

L’échange fonctionne dans les 2 sens. Une fois le passage validé par les équipements du stade, l’information est renvoyée vers notre solution de contrôle d’accès pour mettre à jour les entrées en temps réel. L’organisateur conserve ainsi sa billetterie et son suivi de fréquentation dans notre environnement, sans ajouter un second dispositif sur place.

Ailleurs, les règles changent avec les parcours. À Lourdes, certaines accréditations autorisent plusieurs passages entre différentes zones, comme la prairie ou la grotte. Le contrôle doit donc accepter plusieurs entrées et sorties dès lors que le profil dispose des droits correspondants.

À Metz, certaines invitations donnent accès à des espaces spécifiques. Lors du contrôle intra-site, une instruction apparaît directement sur le terminal pour indiquer à l’opérateur quel bracelet remettre. Les équipes peuvent ensuite identifier visuellement les personnes autorisées, sans rescanner leur billet à chaque contrôle.

Reste une variable impossible à figer en amont : le rythme réel des arrivées. Des tableaux de bord dédiés à chaque séquence permettent de suivre le remplissage, le nombre de terminaux actifs et le débit sur chaque porte, également visibles par les organisateurs depuis leur centre d’opérations.

Les équipes peuvent ainsi comparer le nombre de participants restant à accueillir avec le rythme observé sur chaque accès et ajuster rapidement le dispositif lorsqu’une porte n’est plus suffisamment dimensionnée.

Le résultat : des parcours différents, une maîtrise commune

3 dispositifs différents, avec la même exigence de continuité d’un site à l’autre. Les équipes ont pu garder la main sur les accréditations, les jauges et les accès tout au long de la visite, tout en adaptant le fonctionnement à chaque configuration.

Pas de modèle unique imposé partout, mais un dispositif assez solide pour absorber la charge et suffisamment souple pour changer de logique selon le site. Le retour des équipes de GL Events, chargées de réaliser les rassemblements publics lors du voyage apostolique à Paris, vient confirmer la solidité du dispositif :

“Un immense merci à toute l’équipe Weezevent pour votre engagement et votre professionnalisme. Vous avez toujours répondu présents pour relever chacun des défis de ce projet et pouvez être fiers de ce que vous avez accompli. Quelle performance et surtout quelle équipe. Une très belle première collaboration.” Delphine Girard, Directrice des productions chez Live! by GL Events.

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Qu’il y ait 5 000 ou 100 000 participants à votre événement, les mêmes questions d’accréditation, d’inscription et de contrôle d’accès se posent. Ce qui change, c’est l’échelle, pas le besoin de garder la maîtrise du dispositif.