Bezoek van de paus aan Frankrijk

Elke locatie vroeg om een eigen aanpak. De organisatoren verschilden per stad, de capaciteit varieerde sterk en overal golden andere regels voor bezoekersstromen en toegang. Bovendien viel de uitgifte van elke badge onder een verscherpt veiligheidsprotocol.

Drie uitdagingen stonden centraal:

• Accreditaties: 70.000 personen moesten door de autoriteiten worden goedgekeurd voordat ze hun badge konden ontvangen. Tegelijk moesten de afhaalcentra grote pieken in de drukte kunnen opvangen.
• Inschrijvingen: honderdduizenden plaatsen moesten worden verdeeld tussen het grote publiek en gereserveerde groepen, met voortdurend zicht op de beschikbare capaciteit.
• Toegangscontrole: de tickets moesten werken met de bestaande infrastructuur van het Stade de France, terwijl op andere locaties andere toegangsregels golden.

Onze teams ondersteunden de organisatoren bij elke stap, met oplossingen die op elkaar aansloten en zich aanpasten aan de behoeften van elke locatie.

1. 70.000 accreditaties, met screening als voorwaarde

Een vrijwilliger in Lourdes, een bij het Vaticaan geaccrediteerde journalist en een lid van het liturgische team hadden elk andere gegevens, procedures en toegangsrechten nodig. Met 70.000 te accrediteren personen was de uitdaging duidelijk: het accreditatiebeheer centraliseren, terwijl elke organisator en doelgroep een eigen afgebakende omgeving behield.

Daarvoor configureerden we 19 projecten in WeezCrew, onze oplossing voor personeels- en accreditatiebeheer. Organisatoren kregen alleen toegang tot de profielen die bij hun evenementen hoorden. Tegelijk werkten ze met hetzelfde systeem om informatie te verzamelen, goedkeuringen op te volgen en accreditaties aan te maken.

Een badge pas na goedkeuring. Voor elke doelgroep, van vrijwilligers en personeel tot productie, media en liturgie, maakten we een apart formulier. Zo verzamelden we precies de informatie die de autoriteiten nodig hadden, afhankelijk van de rol, de locatie en de geplande verplaatsingen. Na de screening werd de status van elk profiel bijgewerkt in WeezCrew. Alleen goedgekeurde personen ontvingen een persoonlijke afhaalvoucher met QR-code, waarmee ze hun badge konden ophalen.

Afhaalcentra die grote aantallen aankonden. Tienduizenden badges moesten in enkele dagen worden uitgereikt. Daarom werden zes centra uitgerust met in totaal 40 werkstations, elk met een computer, een printer en een mobiele scanner.

Bij aankomst toonde de geaccrediteerde persoon de afhaalvoucher. Een scan van de QR-code opende meteen het bijbehorende profiel in WeezCrew, waarna de medewerker een gepersonaliseerde, scheurvaste badge in A6-formaat kon afdrukken.

Elk werkstation vormde een complete, verplaatsbare set. Nam de drukte in een centrum toe, dan konden onze teams snel materiaal van een andere locatie overbrengen om de printcapaciteit te verhogen.

Een deel van de badges werd vooraf gedrukt. Zo werden meer dan 200 media-accreditaties in onze kantoren in Parijs voorbereid en naar het Vaticaan gestuurd.

Toegangsrechten op maat van elke rol. Een badge gaf niet overal dezelfde toegang. De rechten verschilden per stad, locatie, functie en zone. Die informatie werd rechtstreeks aan de profielen in WeezCrew gekoppeld en op de badge weergegeven.

Organisatoren konden standaardrechten per profieltype instellen en die waar nodig individueel aanpassen. Zo kon één badge toegang geven tot werklocaties in zowel Parijs als Lourdes, met afzonderlijke beperkingen voor bepaalde zones in elke stad.

Ook de uitgifte van materiaal bleef onder controle. In Parijs kregen vrijwilligers onder meer een T-shirt en een pet. Die uitrusting was gekoppeld aan hun profiel, met de kledingmaat die ze bij hun inschrijving hadden opgegeven.

Elke afhaling werd geregistreerd in een gedeelde lijst voor alle Parijse centra. Was de uitrusting al meegegeven, dan verscheen een volgende scan in het rood en werd een tweede uitgifte geblokkeerd. Voor badges gold hetzelfde principe: elke afhaling werd geregistreerd. Zo bleef zichtbaar hoeveel accreditaties elk centrum had uitgereikt en werden dubbele uitgiftes voorkomen.

2. Inschrijvingen voor iedereen, met behoud van gereserveerde plaatsen

Voor elk programmaonderdeel golden andere regels voor de verdeling van de plaatsen. Sommige plaatsen waren beschikbaar voor het grote publiek, andere waren voorbehouden aan bisdommen of groepen. De organisatoren moesten op elk moment weten hoeveel plaatsen waren toegewezen, hoeveel er nog beschikbaar waren en wie ze daadwerkelijk konden verwachten.

Met WeezTicket, onze oplossing voor online ticketing en registratie, konden die verschillende inschrijfprocedures binnen één systeem worden beheerd.

De publieke inschrijvingen openden met een gecontroleerde instroom. Deelnemers schreven zich rechtstreeks in via een website die speciaal voor het bezoek was gebouwd. Bij de opening van de inschrijvingen voor het Stade de France regelde een virtuele wachtrij de toegang tot de ticketmodule. Zo kon de grote vraag worden opgevangen en bleef het inschrijfproces vlot verlopen.

Gereserveerde plaatsen bleven gericht beschikbaar. Voor bisdommen en andere groepen werden twee methodes gebruikt:

• Codes met een vast aantal gebruiksmogelijkheden, waarmee deelnemers zich konden inschrijven binnen het toegewezen quotum.
• Een partnerplatform waarop contactpersonen hun gasten individueel of via een import konden toevoegen. Ze zagen in realtime hoeveel plaatsen waren toegewezen, hoeveel er nog beschikbaar waren en hoe die over de zones waren verdeeld.

In Metz konden gereserveerde plaatsen die vóór de deadline niet waren gebruikt, opnieuw worden vrijgegeven voor het grote publiek.

De ticketindeling hielp de bezoekersstromen voorbereiden. Voor het Stade de France werden de 80.000 zitplaatsen in het systeem opgenomen, zodat elke deelnemer een genummerde zitplaats kreeg. Met de informatie uit het inschrijfformulier konden mensen van hetzelfde bisdom of dezelfde groep bovendien zoveel mogelijk bij elkaar worden geplaatst.

Op de Place de la Concorde werden deelnemers verdeeld over blokken en zones van A tot F, met een onderscheid tussen noord en zuid. Elk ticket was gekoppeld aan een specifieke zone. Daardoor konden deelnemers bij aankomst meteen naar de juiste ingang worden geleid en werd de instroom beter over de locatie verdeeld.

Een gereserveerde plaats hoefde geen lege plaats te worden. Bij gratis inschrijvingen bestaat het risico dat deelnemers reserveren, maar uiteindelijk niet komen. In het Stade de France, waar iedereen een toegewezen zitplaats had, was het daarom belangrijk om ongebruikte plaatsen opnieuw beschikbaar te maken.

Via een persoonlijke online omgeving konden deelnemers hun gegevens aanpassen, hun komst annuleren om hun plaats vrij te geven of een ticket op naam rechtstreeks overdragen aan een begeleider. Zo kregen organisatoren een beter beeld van het verwachte aantal deelnemers en konden tickets vóór aankomst op de juiste naam worden gezet.

3. Toegangscontrole afgestemd op elke locatie

Het Stade de France, Lourdes en Metz hadden elk een eigen infrastructuur en eigen regels voor toegang en verplaatsingen. Met WeezAccess, onze oplossing voor toegangscontrole, sloten we aan op bestaande systemen en pasten we de controles aan de behoeften van elke locatie aan.

In het Stade de France werkten de tickets met de bestaande infrastructuur. De nodige gegevens werden rechtstreeks doorgestuurd naar het stadionsysteem. Daardoor herkende de aanwezige apparatuur de Weezevent-tickets en konden deelnemers naar de juiste toegangspoorten worden geleid.

Die gegevensuitwisseling werkte in beide richtingen. Zodra de stadionapparatuur een doorgang bevestigde, werd die informatie teruggestuurd naar WeezAccess. Zo werden de binnenkomsten in realtime bijgewerkt en behield de organisator binnen de Weezevent-omgeving zicht op zowel de ticketing als de bezoekersaantallen, zonder een tweede controlesysteem ter plaatse te installeren.

In Lourdes volgden de toegangsrechten de verplaatsingen tussen zones. Sommige accreditaties gaven recht op herhaalde toegang tot verschillende delen van de locatie, zoals de weide of de grot. De toegangscontrole tussen zones liet meerdere in- en uitgangen toe wanneer het profiel over de juiste rechten beschikte.

In Metz kregen medewerkers instructies op hun scanner. Sommige uitnodigingen gaven toegang tot specifieke ruimtes. Bij het scannen verscheen rechtstreeks op de terminal welk polsbandje de medewerker moest uitreiken. Daarmee konden de teams toegelaten personen bij volgende controles visueel herkennen, zonder telkens opnieuw het ticket te scannen.

Realtime inzicht maakte bijsturen mogelijk. Het exacte aankomsttempo van deelnemers is vooraf moeilijk te voorspellen. Dashboards per programmaonderdeel toonden daarom de bezetting, het aantal actieve terminals en de doorstroming aan elke toegangspoort. Ook de organisatoren konden die gegevens vanuit hun operationeel centrum volgen.

De teams vergeleken het aantal deelnemers dat nog moest aankomen met het tempo aan elke ingang. Zo konden ze snel bijsturen wanneer de capaciteit aan een bepaalde toegang niet meer volstond.

Het resultaat: verschillende locaties, één gecoördineerde aanpak

WeezTicket, WeezCrew en WeezAccess brachten inschrijvingen, accreditaties en toegangscontrole samen in een aanpak die voor elke locatie anders kon worden ingericht. Gedurende het hele bezoek behielden de teams zicht op de capaciteit, de toegangsrechten en de bezoekersstromen.

De kracht zat in de combinatie van centraal beheer en lokale flexibiliteit. Organisatoren werkten met gedeelde oplossingen, terwijl de instellingen aansloten op de behoeften van hun eigen evenement. De feedback van het team van GL Events, dat verantwoordelijk was voor de publieke bijeenkomsten tijdens het pausbezoek in Parijs, onderstreept ook het belang van de samenwerking:

“Een enorme dank aan het hele Weezevent-team voor jullie inzet en professionaliteit. Jullie stonden altijd klaar om elk van de uitdagingen van dit project aan te gaan en mogen trots zijn op wat jullie bereikt hebben. Wat een prestatie en vooral wat een team. Een heel mooie eerste samenwerking.”

Delphine Girard, directeur producties bij Live! by GL Events.

---

Of je nu 5.000 of 100.000 deelnemers verwelkomt, je wilt weten wie er komt, wie waar toegang heeft en hoeveel ruimte er nog beschikbaar is. Met oplossingen die op elkaar aansluiten, houd je dat overzicht en kan je de organisatie afstemmen op jouw evenement.