Une majorité de festivals et d’événements sportifs en France ont adopté les paiements cashless, bien que les paiements sans contact par carte bancaire et les portefeuilles virtuels fassent partie du quotidien. De nombreux participants se demandent donc pourquoi ces événements utilisent des bracelets NFC ou des cartes cashless.
Un support cashless n’est pas seulement un moyen de paiement : c’est un outil de gestion pour l’événement. Conçu pour fluidifier les déplacements de milliers de personnes et réduire les files d’attente, il devient le support unique qui centralise les différents usages et aide les organisateurs dans la gestion de leurs événements.
Dans ce guide, nous revenons sur les principales questions sur le cashless en festival : son fonctionnement, les raisons de son utilisation et le devenir du solde après l’événement.
Pourquoi ne puis-je pas simplement payer avec ma carte bancaire ou mon téléphone ?
Il existe 2 types de systèmes de paiement quand on parle de cashless : le circuit ouvert et le circuit fermé.
- Les paiements en circuit ouvert correspondent aux paiements réalisés directement avec une carte bancaire ou un portefeuille virtuel, comme Apple Pay ou Google Pay. Cette solution est utilisée dans de nombreux environnements comme les magasins ou les restaurants.
- Les paiements en circuit fermé reposent sur une monnaie propre à l’événement, créditée dans un portefeuille dédié et utilisable uniquement au sein de celui-ci. Cette monnaie peut notamment être associée à un bracelet ou une carte NFC et offre des possibilités supplémentaires par rapport aux moyens de paiement traditionnels.
En voici quelques-unes :
1. Des transactions plus rapides et des files d’attente réduites
Quand des milliers de participants commandent à boire ou à manger en même temps, la rapidité de service est essentielle. En passant par un système de paiements traditionnels, il faut compter en moyenne 8 secondes pour une transaction. Avec un bracelet ou une carte cashless, elle ne prend que 1 à 2 secondes.
Cette différence peut paraître infime à l’échelle d’un achat, mais elle devient considérable quand il s’agit d’un grand volume de commande. En passant par un système de paiement plus rapide, l’attente diminue, le service est plus fluide et les participants sont moins frustrés, ils consomment donc davantage et profitent plus de l’expérience proposée. Pour l’organisateur, cela permet d’augmenter le débit des points de vente sans avoir à augmenter les effectifs et d’avoir des équipes plus sereines.
Cette mécanique pourrait sembler déplacer les files d’attente des bars vers les points de rechargement. En réalité, ce n’est plus le cas depuis longtemps.
Aujourd’hui, environ 65 % des rechargements sont effectués en ligne, avant ou pendant l’événement, ce qui permet aux participants d’ajouter des fonds depuis leur smartphone sans passer par un point de rechargement. Ces points physiques restent cependant disponibles sur place pour ceux qui en ont besoin.
2. Des paiements fiables, même lorsque la connexion est limitée
Lors d’événements à forte affluence, la connexion mobile peut rapidement devenir instable. Dans ces conditions, les systèmes de paiement traditionnels sont impactés, ce qui n’est pas le cas des paiements NFC. Avec ou sans réseau mobile, notre solution continue à traiter les paiements, permettant ainsi aux bars et aux points de vente de continuer à servir les participants sans interruption.
C’est notamment le cas à Tomorrowland, où le système continue de fonctionner même en cas de coupure Internet.
Les transactions continuent d’être enregistrées localement pendant l’interruption, puis les données sont automatiquement synchronisées dès que la connexion est rétablie. Les bars et points de restauration peuvent ainsi continuer à encaisser normalement, sans interruption de service ou file d’attente à rallonge.
3. Les besoins en matériel
Nos terminaux de paiement sont conçus pour tenir le rythme d’un événement, y compris lors de longues journées ou dans des conditions extérieures exigeantes. Robustes et résistants aux intempéries, ils disposent aussi d’une autonomie suffisante pour limiter les recharges pendant l’exploitation.
Pensée pour les contraintes de l’événementiel, la solution permet aux organisateurs de déployer et gérer plus facilement leurs équipements de paiement, même sur des sites vastes ou temporaires. Les équipes peuvent ainsi passer moins de temps à gérer le matériel et davantage à se concentrer sur le bon déroulement de l’événement.
En cas d’imprévu, les équipes Weezevent présentes sur place lors des déploiements WeezPay peuvent intervenir rapidement pour accompagner l’organisateur et assurer la continuité des opérations.
4. Une vision en temps réel des opérations
Sur les grands festivals, des dizaines, parfois des centaines de bars, stands de restauration et points de vente de merchandising peuvent fonctionner en parallèle, souvent avec différents prestataires. Avec un système cashless en boucle fermée, l’organisation peut suivre les ventes en temps réel à l’échelle du site, identifier rapidement les points de vente les plus sollicités et repérer d’éventuels écarts.
Qu’il s’agisse de réapprovisionner un bar, de réaffecter du personnel ou d’accompagner un prestataire confronté à une demande particulièrement élevée, les données en temps réel aident les organisateurs à assurer le bon déroulement de l’événement, aussi bien pour les prestataires que pour les participants.
Si vous organisez un événement et voulez en savoir plus sur les possibilités qu’offre le cashless, découvrez notre guide !
5. Des monnaies événementielles flexibles et des jetons partenaires
Avec un système cashless en boucle fermée, les organisateurs peuvent créer leur propre monnaie et définir précisément la manière dont elle peut être utilisée pendant l’événement. Ils peuvent par exemple mettre en place des jetons sponsorisés ou des bons valables uniquement dans certains points de vente ou pour certains produits.
Il est aussi possible de concevoir des offres et expériences adaptées à certains publics. Créer des jetons boissons pour les titulaires d’un earlybird ou des jetons financés par des sponsors utilisables uniquement auprès de certains points de vente. L’organisateur garde le contrôle total sur la répartition des fonds et leur utilisation.
Cette fonctionnalité permet d’engager les participants, de soutenir les sponsors et de simplifier les opérations promotionnelles, le tout au sein d’un même système de paiement cashless.
6. Bien plus que des paiements
Lors de nombreux événements, le même bracelet ou la même carte NFC est également utilisé pour le contrôle d’accès, les accréditations des équipes et des services comme le camping, les casiers ou les espaces VIP. Au lieu d’avoir plusieurs billets, les participants ont tout ce dont ils ont besoin au même endroit.
Le cashless permet aussi de faire fonctionner plus simplement les différents services présents sur l’événement. Festivals et grands événements travaillent souvent avec de nombreux partenaires, qu’il s’agisse de prestataires de casiers, de stands de merchandising ou d’autres services proposés aux participants. Avec le même compte cashless, tous peuvent être intégrés au système, ce qui simplifie à la fois le parcours des participants et la gestion côté organisateur.
C’est d’ailleurs l’un des atouts du cashless que l’on oublie parfois : il ne sert pas uniquement à payer. Il peut devenir le lien entre les différents services et moments qui composent l’expérience d’un participant.
2. Que deviennent les soldes cashless restants ?
À la fin d’un événement, il peut rester de l’argent sur le compte cashless de certains participants. La gestion de ce solde dépend alors de la politique de remboursement mise en place par l’organisateur.
De nombreux organisateurs proposent le remboursement des sommes non utilisées, en précisant les modalités avant, pendant et après l’événement. Certains, comme Tomorrowland, prévoient même un remboursement automatique des rechargements éligibles, permettant ainsi aux participants de récupérer leur solde sans avoir à en faire la demande.
D’autres approches existent : faire don du solde restant à une association, l’échanger contre un bon pour une prochaine édition ou l’utiliser pour acheter du merchandising avant la fin de la période de remboursement.
À la fin des remboursements, une petite partie des soldes cashless reste non réclamée. Pour limiter cela, les organisateurs doivent communiquer clairement sur les différentes options possibles. Une information claire et accessible facilite les démarches pour les participants, renforce la confiance et contribue à prolonger une expérience positive au-delà de l’événement.
À qui appartient le solde restant ?
Une idée reçue consiste à penser que les prestataires qui fournissent le cashless récupèrent les soldes non réclamés.
En réalité, ils mettent à disposition et exploitent l’infrastructure qui rend le cashless possible. Cela comprend les terminaux de paiement, les bracelets ou cartes NFC, le traitement sécurisé des paiements, les logiciels et les équipes d’assistance présentes sur site.
Leur rôle est de déployer la solution cashless et de veiller à son bon fonctionnement pendant toute la durée de l’événement. Ils sont rémunérés pour ce service, et non grâce aux soldes restants des participants. Ces soldes restent sous la responsabilité de l’organisateur.
Pourquoi certains événements facturent-ils des frais d’activation ou de remboursement ?
L’exploitation du cashless nécessite une infrastructure importante. Derrière chaque transaction se trouve un ensemble de terminaux de paiement, d’équipements réseau, de logiciels, de logistique et d’équipes qui interviennent sur site avant, pendant et après l’événement.
Afin de préserver l’équilibre financier de l’événement, certains organisateurs mettent en place de légers frais d’activation ou de remboursement afin de compenser une partie de l’investissement nécessaire pour proposer une expérience de paiement cashless fiable. Chaque événement prend cette décision en fonction de son propre modèle opérationnel et de ses contraintes.
Le cashless fonctionne mieux lorsqu’il est transparent
La transparence est un élément important de l’expérience cashless. La plupart des organisateurs mettent en place un point d’assistance cashless sur site, où les participants peuvent poser leurs questions concernant les rechargements, les remboursements, les bracelets perdus ou toute autre demande liée aux paiements.
D’autres communiquent également des informations claires via des pages cashless dédiées sur leur site, des e-mails envoyés avant l’événement et une foire aux questions, afin d’expliquer le fonctionnement du système, les politiques de remboursement et les éventuels frais.
En rendant les informations faciles à trouver et en fournissant des indications claires avant, pendant et après l’événement, les organisateurs aident les participants à utiliser le système en toute confiance et à profiter pleinement de leur expérience.
Au fond, le cashless ne sert pas seulement à faciliter les paiements. Il permet aussi de simplifier les opérations et d’améliorer l’expérience des participants comme des équipes sur place.
Au-delà du paiement, le cashless est avant tout un outil opérationnel qui aide les organisateurs à fluidifier les parcours, sécuriser les transactions et mieux piloter leur événement. Lorsqu’il est bien pensé et accompagné d’une communication transparente sur son fonctionnement, les frais éventuels et les remboursements, il devient aussi plus simple à comprendre et à utiliser pour les participants.
Chaque événement reste libre de définir le fonctionnement le plus adapté à son organisation, à son public et à ses contraintes. L’essentiel est de proposer un dispositif clair, fiable et cohérent avec l’expérience que l’on souhaite offrir.
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