Festival Vins & Histoire de Terrebonne

À l’Île-des-Moulins à Terrebonne, le Festival des Vins et Histoire réunit pendant 2 jours des exposants spécialisés dans le vin et les spiritueux autour d’un événement de dégustation.

Côté organisateur, l’enjeu ne se limite pas à vendre des entrées. L’expérience de dégustation doit s’intégrer au parcours participant, tout en s’affranchissant de la gestion des coupons papier.

Construire une billetterie adaptée à l’expérience de dégustation

Pour le Festival des Vins et Histoire, le billet devait intégrer un volume de consommation correspondant au forfait choisi. L’enjeu consistait donc à proposer plusieurs offres facilement compréhensibles pour les participants, sans alourdir la gestion sur place le jour J.

Les organisateurs ont configuré leur offre avec WeezTicket. Les tarifs étaient structurés en plusieurs forfaits (découverte, amateur, connaisseur, festif), chacun associé à un volume de consommation défini. Par exemple, 10 crédits pour le forfait découverte, 35 pour le forfait amateur.

Lors du scan du billet au contrôle d’accès, le bracelet était appairé au billet acheté et les crédits correspondants étaient automatiquement chargés sur le support. Le processus se faisait en quelques secondes (scan du billet, scan de la puce du bracelet, pose du bracelet). Le jour de l’événement, les participants pouvaient ainsi accéder rapidement au site et consommer immédiatement, sans étape intermédiaire.

Dématérialiser les coupons de dégustation grâce au bracelet cashless

L’utilisation de coupons papier au Festival des Vins et Histoire impliquait de nombreuses manipulations. Leur distribution, leur contrôle à chaque commande et leur collecte complexifiaient le travail des équipes et des commerçants et ralentissaient le service aux stands. À mesure que l’affluence augmentait, ces contraintes devenaient plus visibles, avec un risque accru d’erreurs ou de pertes.

Pour simplifier ce fonctionnement et fluidifier l’expérience, l’organisation a fait le choix de dématérialiser entièrement les unités de consommation via WeezPay et notre technologie RFID. Les crédits étaient directement débités à chaque achat chez un commerçant et les participants pouvaient recharger leur bracelet en ligne ou sur place si leur crédit était épuisé.

Les organisateurs ont également profité de la solution Weezevent pour effectuer un contrôle d’accès à la hauteur des événements TEDx. Nos équipes ont configuré leurs paramètres et synchronisé leurs listes de participants en quelques minutes puis scanné chaque billet en quelques secondes.

Les transactions se faisaient en quelques secondes grâce à un simple scan du bracelet RFID sur le terminal fourni au commerçant. Contrairement à un paiement par carte bancaire ou en espèces, aucune manipulation de monnaie, aucun code PIN ni attente liée au terminal de paiement n’étaient nécessaires, ce qui permettait de fluidifier le service et de maintenir un débit constant sur les stands et, mécaniquement, d’augmenter la consommation.

En centralisant les consommations sur un support unique, l’organisation disposait d’un suivi plus fiable des usages pendant l’événement, avec une meilleure visibilité sur l’ensemble des transactions, permettant d’analyser précisément les comportements d’achat afin d’optimiser les prochaines éditions.
Proposé en marque blanche, le bracelet s’intégrait à la charte graphique du festival et devenait un support à part entière de l’expérience. Les participants pouvaient ainsi le conserver après l’événement, prolongeant le souvenir et renforçant le lien avec le festival.

Piloter les encaissements d’une trentaine de commerçants dans un dispositif unique

Avec une trentaine de vendeurs de vin à équiper, l’organisation devait à la fois garantir un encaissement rapide sur chaque stand, simple à prendre en main, et conserver une vision de l’activité globale grâce à une interface unique.

Des terminaux simples à prendre en main pour les commerçants

Pour répondre à ce besoin, tous les kiosques ont été équipés de terminaux configurés en amont. L’ensemble des produits et des tarifs était paramétré depuis l’espace de gestion par l’organisation, puis synchronisé automatiquement sur les terminaux.

Les commerçants n’avaient aucune configuration à réaliser sur place. Ils accédaient directement à leur catalogue de produits à l’écran, avec des visuels facilitant la lecture, et pouvaient encaisser en quelques secondes. L’interface, conçue pour être intuitive, permettait une prise en main rapide, même pour des utilisateurs peu familiers avec les outils d’encaissement.

Chaque commerçant disposait également d’un accès à l’activité de son stand via une interface dédiée, lui permettant de consulter uniquement ses propres statistiques de vente.

Côté organisateur, une interface unique pour le suivi

En parallèle, l’organisation conservait un pilotage global de l’ensemble du dispositif depuis son espace administrateur. Toutes les transactions remontaient en temps réel, offrant une vision précise des volumes de vente et de l’activité par kiosque.

Cette centralisation offrait la possibilité de vérifier rapidement une opération en cas de besoin, mais aussi d’ajuster certains paramètres en fonction des consignes définies en amont, comme le contrôle des tarifs, garantissant à l’organisateur une cohérence tarifaire imposée à l’ensemble des stands.

En disposant d’un outil unique pour superviser l’ensemble des encaissements, l’organisation pouvait suivre le déroulé de l’événement sans dépendre des remontées terrain, avec un niveau de lecture précis pour anticiper, corriger si nécessaire et préparer les éditions suivantes sur la base de données fiables.