Festival Vins & Histoire de Terrebonne

Auf der Île-des-Moulins in Terrebonne bringt das Festival des Vins et Histoire Aussteller zusammen, die sich auf Wein und Spirituosen spezialisieren.

Für dieses zweitägige Degustationsevent geht die Herausforderung für das Veranstaltungsteam über den reinen Ticketverkauf hinaus. Das Tasting-Erlebnis sollte nahtlos in das Gesamterlebnis der Besucher integriert werden, und das ohne die Verwaltung von Papier-Vouchers.

Aufbau eines Ticketingsystems, zugeschnitten auf das Verkostungsevent

Beim Festival Vins & Histoire musste das Ticket ein Verkostungsguthaben enthalten, das dem gewählten Paket entspricht. Die Herausforderung bestand darin, mehrere klar strukturierte Optionen anzubieten, die für die Besucher leicht verständlich sind, ohne den Betrieb vor Ort zu verkomplizieren.

Das Organisationsteam konfigurierte sein Angebot über WeezTicket. Die Preisgestaltung erfolgte über mehrere Pakete (Entdeckung, Amateur, Kenner, Festlich), denen jeweils ein bestimmtes Guthaben zugeordnet war. Zum Beispiel 10 Credits für das Entdeckungspaket und 35 für das Amateur-Paket.

Bei der Einlasskontrolle wurde das Armband mit dem gekauften Ticket verknüpft und die entsprechenden Credits automatisch auf das Gerät geladen. Der Vorgang dauerte nur wenige Sekunden: Ticket scannen, Armband-Chip scannen, Armband anlegen. Am Veranstaltungstag konnten die Besucher das Gelände schnell betreten und alles sofort bezahlen – ganz ohne Zwischenschritte.

Tasting-Gutscheine durch Cashless-Armbänder ersetzen

Die Verwendung von Papiergutscheinen beim Festival Vins & Histoire war mit erheblichem Aufwand verbunden. Das Verteilen, Prüfen an jedem Stand und anschliessende Einsammeln sorgte für zusätzliche Komplexität, sowohl für das Team als auch für die Aussteller. Das verlangsamte den Service an den Ständen. Mit wachsendem Besucheraufkommen wurden diese Einschränkungen immer deutlicher, bemerkbar an einem steigenden Risiko für Fehler und Verluste.

Um den Ablauf zu vereinfachen und das Erlebnis reibungslos zu halten, entschied sich die Organisation für eine vollständige Digitalisierung der Verkostungscredits mithilfe von WeezPay und RFID-Technologie. Credits wurden direkt am jeweiligen Stand beim Kauf abgebucht, und Besucher mit aufgebrauchtem Volumen konnten ihr Armband online oder vor Ort aufladen.

Transaktionen erfolgten in Sekundenschnelle durch einfaches Scannen des RFID-Armbands beim Anbieter. Da kein Bargeld, keine Kartenzahlung und somit keine PIN-Eingabe oder Terminalverzögerung erforderlich war, konnte der Service ohne Unterbrechung aufrechterhalten werden. Dies gewährleistete einen konstanten Durchsatz an den Verkaufsständen und führte zu einer Steigerung des Umsatzes.

Durch die Zentralisierung aller Transaktionen auf einer einzigen Plattform erhielt die Organisation einen zuverlässigeren Überblick über die Aktivitäten während der Veranstaltung – mit klarer Übersicht über alle Transaktionen und der Möglichkeit, das Kaufverhalten präzise zu analysieren, um künftige Events zu optimieren.

Das White-Label-Armband passte zur visuellen Identität des Festivals und wurde zu einem vollständig integrierten Teil des Erlebnisses. Die Besucher behielten es nach der Veranstaltung, was die Erinnerung verlängerte und ihre Verbindung zum Festival stärkte.

Zahlungsverwaltung für über dreissig Stände über ein einziges System

Mit über dreissig Weinanbietern, die ausgestattet werden mussten, benötigte das Organisationsteam eine garantiert schnelle Zahlungsabwicklung an jedem Stand. Einfach genug, damit jeder Anbieter sie schnell erlernen kann, und mit einem zentralen Überblick über alle Aktivitäten.

Benutzerfreundliche Terminals für Aussteller

Um diesem Bedarf gerecht zu werden, wurden alle Kassen mit vorkonfigurierten Terminals ausgestattet. Alle Produkte und Preise wurden über das Dashboard vom Organisationsteam eingerichtet und automatisch auf alle Terminals synchronisiert.

Die Anbieter mussten vor Ort keine Konfiguration vornehmen. Sie konnten direkt auf dem Bildschirm auf ihren Produktkatalog zugreifen, mit visuellen Hilfen zur einfacheren Navigation, und sekundenschneller Zahlungsabwicklung. Das Dashboard war so gestaltet, dass eine schnelle Einarbeitung möglich war, selbst für Nutzer mit wenig Vorerfahrung im Umgang mit Zahlungssystemen.

Jeder Aussteller hatte ausserdem über ein eigenes Dashboard Zugang zu den Aktivitäten seines Standes und konnte ausschliesslich seine eigenen Verkaufsstatistiken einsehen.

Ein einziges Dashboard für das Organisationsteam

Parallel dazu behielt das Team über ihr Administrator-Dashboard einen vollständigen Überblick über den gesamten Betrieb, mit allen Transaktionen in Echtzeit und einem genauen Bild des Verkaufsvolumens und der Aktivitäten nach Stand.

Diese Zentralisierung erleichterte es, bei Bedarf einzelne Transaktionen zu überprüfen und Massnahmen gemäss vorab vereinbarter Einstellungen anzuwenden, etwa Preiskontrollen zur Sicherstellung einheitlicher Preise an allen Ständen.

Mit einem einzigen Tool zur Überwachung sämtlicher Transaktionen konnte das Organisationsteam die Veranstaltung in Echtzeit verfolgen und proaktiv handeln, ohne auf Rückmeldungen vor Ort warten zu müssen. Dank der detaillierten Einblicke konnten sie bei Bedarf Anpassungen vornehmen und sich auf zukünftige Events auf Basis zuverlässiger Daten vorbereiten.