Burning Mountain

À la fin juin, le Burning Mountain transforme un coin reculé des Alpes suisses en une bulle hors du temps, entre musique trance, installations artistiques et expériences immersives. Pendant quatre jours, le festival rassemble plusieurs milliers de participants pour une expérience immersive entre montagne et musique.

Dans ce cadre exceptionnel, l’organisation logistique est un défi de taille. Entre l’accès difficile au site, l’absence de commerces alentour et la forte affluence dès l’ouverture, chaque détail compte. Pour accompagner les organisateurs, Weezevent a déployé un dispositif alliant billetterie, contrôle d’accès, cashless et CRM, garantissant fluidité et fiabilité tout au long du festival.

Combiner billetterie et cashless pour une expérience d’achat fluide et personnalisée

Dès la mise en vente, l’équipe organisatrice a souhaité structurer les ventes de manière claire, tout en enrichissant l’expérience d’achat. L’objectif : proposer, dès le parcours de réservation, bien plus qu’un simple billet. 

Grâce à WeezTicket, plusieurs phases tarifaires ont pu être planifiées, early bird, puis tarif normal, tout en s’appuyant sur une file d’attente dynamique, capable de gérer sereinement un flux massif de connexions simultanées.

Dans ce même parcours, les produits complémentaires comme les packs camping ou la consigne propreté étaient proposés de manière intuitive, sans complexité pour l’utilisateur. Connecté à WeezPay, le dispositif permettait une vue unifiée des ventes, simplifiait la préparation logistique et assurait aux participants un parcours clair et fluide, de l’achat à l’entrée sur site.

Fluidifier les accès sur un site atypique et contrôler les services associés

Au Burning Mountain Festival, le camping est totalement intégré au site, sans séparation physique. Plusieurs zones de contrôle d’accès sont néanmoins mises en place. Les participants accèdent par différents points : parking, aire pour vans, entrée principale, et peuvent bénéficier d’options spécifiques, comme des packs couchage à retirer sur place. Pour l’organisation, il fallait donc un système capable de contrôler précisément les accès tout en assurant la remise sans erreur des services réservés.

C’est dans cette dynamique que WeezAccess a été déployé pour orchestrer un contrôle d’accès multi-niveaux, basé sur des lecteurs NFC connectés. Chaque scan de bracelet RFID validait en temps réel les droits d’accès intra-site et les prestations associées, depuis le simple accès à la zone camping-van jusqu’à la remise d’un équipement réservé. Grâce à une configuration fine du back-office par le chef de projet et à un réseau local adapté aux contraintes du terrain, tout était prêt avant l’arrivée des participants : pas de listes à importer, pas de validation manuelle. L’information circulait, les flux étaient maîtrisés, et chaque personne recevait ce qui lui était dû.

Encourager le préchargement et récompenser les comportements responsables

Dans cet environnement isolé, où les connexions réseau pouvaient se révéler instables et où aucun commerce de proximité n’était accessible, l’organisation du Burning Mountain devait anticiper en profondeur les besoins logistiques. Il était essentiel d’inciter les participants à précharger leur compte cashless avant leur arrivée afin de prévenir les files d’attente aux banques cashless. En parallèle, les organisateurs tenaient à impliquer les festivaliers dans une démarche responsable autour de la gestion des déchets, sans recourir à des prestataires extérieurs.

À trois jours de l’événement, une campagne e-mailing ciblée via WeezPay a permis de multiplier par 4 les montants préchargés par rapport à 2023. Elle s’accompagnait aussi d’un dispositif écologique : une consigne propreté de 10 CHF, intégrée au billet, était reversée sur le compte cashless pour toute personne rapportant son sac-poubelle. En combinant anticipation des paiements et incitation à des comportements responsables, les organisateurs ont posé les bases d’une logistique allégée et d’un festival plus durable.

Informer rapidement en cas d’imprévu logistique

La météo a contraint les organisateurs à retarder l’ouverture du festival de plusieurs heures le jeudi, jour d’arrivée massif des participants. Il était impératif d’informer rapidement et efficacement les milliers de personnes en route, dans un contexte de réseau limité et sans système de communication préalablement rodé.

En s’appuyant sur l’interconnexion entre WeezTarget et WeezTicket, les organisateurs ont pu envoyer en quelques minutes une campagne d’information ciblée à tous les participants sans aucun export ni import manuel de données. Ce lien natif entre billetterie et CRM a permis une grande réactivité, en diffusant instantanément les consignes liées au retard d’ouverture et aux conditions météo. Une solution fluide, simple à activer, qui a joué un rôle clé dans la gestion sereine de cet imprévu logistique.

Découvrez en vidéo le déploiement de notre écosystème au cœur du festival Burning Mountain