Een seminar organiseren biedt heel wat voordelen, zoals het versterken van de teamcohesie, het delen van kennis en het in de kijker zetten van talent. Het seminar vormt een welkome onderbreking van de dagelijkse routine en laat alle medewerkers toe zich opnieuw te focussen op de gemeenschappelijke bedrijfsdoelstellingen.
Na de ervaring die we in 2022 opdeden met meer dan 300 organisatoren die voor hun seminar gebruikmaakten van ons ticketingsysteem, deelt Weezevent graag dit artikel vol praktische tips om van jouw seminar een succes te maken.
Samenvatting
1. Alles wat je moet weten over seminars
Bij een seminar komt doorgaans het volledige team van een bedrijf samen voor werksessies, brainstorms, originele activiteiten (zoals sport, wijnproeven…) en ontmoetingen tussen afdelingen of business units. Het geeft teams de kans om even afstand te nemen van hun dagelijkse taken en hun werk vanuit een nieuw perspectief te bekijken. De formats kunnen sterk variëren: van enkele uren tot meerdere dagen, met flexibele invulling afhankelijk van de doelstellingen van het bedrijf.
Waarom een seminar organiseren? Naast de zakelijke doelen – zoals het delen van een visie, het presenteren van resultaten of het vieren van successen – hebben seminars ook een menselijke dimensie. Ze versterken de teamgeest en de sfeer binnen het bedrijf, twee sleutelcomponenten voor algemene prestaties.
Seminars kunnen ook aansluiten op andere gelegenheden:
- Webinars, online of virtuele seminars
- Managementseminars
- Introductie- of inspiratiesessies voor team building
Wil je een seminar organiseren maar weet je niet waar te beginnen? Wij leggen het stap voor stap uit.
2. Bepaal de doelstellingen en het kader van het seminar
Net als elk ander evenement vraagt een seminar om een sterke logistieke voorbereiding. Begin dus met het scherp stellen van de doelen:
- Wil je een nieuwe bedrijfsstrategie voorstellen?
- De samenwerking binnen je teams versterken?
- Een mijlpaal vieren?
Bepaal vervolgens het geschikte format door jezelf deze vragen te stellen:
- Welke activiteiten en hoofdthema’s wil je centraal stellen?
- Welke sfeer wil je creëren?
- Welke onderwerpen wil je aankaarten?
- Wat wil je dat de deelnemers onthouden?
- Welke praktische informatie geef je hen mee?
- En hoe zorg je ervoor dat iedereen betrokken is? Met welke verrassende of originele activiteiten?
3. Kies een geschikte datum
De datum van het seminar is cruciaal om zoveel mogelijk aanwezigen te verzekeren. Gebruik tools zoals Doodle om vooraf te peilen naar geschikte data. Controleer ook de interne agenda’s van het bedrijf om piekmomenten of vakantieperiodes te vermijden.
4. Stel een begroting op
Zoals bij elk evenement is het opstellen van een realistisch budget onmisbaar. Houd rekening met het verwachte aantal deelnemers, de locatie, de geplande activiteiten en de duur van het seminar. Vergeet ook de kosten voor vervoer, verblijf en catering niet. Een duidelijke kostenraming helpt je om slimme keuzes te maken en het budget in evenwicht te houden.
5. Kies de locatie van het evenement
Bij het kiezen van een locatie spelen meerdere factoren een rol. Capaciteit is daarbij het belangrijkst: hoeveel mensen kan de ruimte comfortabel ontvangen?
Daarnaast moet de sfeer van de locatie passen bij het doel van het seminar. Moet het een rustige plek zijn buiten de stad? Of volstaat een centraal gelegen conferentiezaal? Zorg er altijd voor dat de locatie goed bereikbaar is voor iedereen.
Vergelijk de aanbiedingen van verschillende locaties en vraag gerust een offerte op maat aan. Afhankelijk van het programma kun je kiezen voor een seminar van een halve dag, een volledige dag of zelfs meerdere dagen.
6. Eenvoudige inschrijving: een must voor elk seminar
Gebruik een online inschrijvingssysteem om de administratieve druk te verlagen. Zo kunnen deelnemers zich makkelijk aanmelden, ook voor specifieke activiteiten met beperkte capaciteit. Kies voor een platform dat gebruiksvriendelijk is, snel opgezet en voorzien van voldoende functionaliteiten.
Het evenementenbureau Bulle d’R Événements organiseert seminars, teambuildings, personeelsfeesten en congressen voor klanten in alle sectoren. Dankzij de oplossingen van Weezevent halen ze het maximale uit een intuïtieve en complete technologie.
“We werken al jaren met de tools van Weezevent en zijn altijd tevreden. De communicatie is vlot en de dienstverlening uitstekend.”
— Arnaud Bathellier, Directeur Bulle d’R Événements
7. Maak een projectkalender op
Een duidelijke projectkalender helpt je het overzicht te bewaren tijdens de organisatie. Noteer alle deadlines, namen en contactgegevens van betrokkenen, data voor voorschotten en reservaties… Zo mis je geen enkel belangrijk moment.
8. Plan de activiteiten voor de deelnemers
Stel een programma op dat de deelnemers op voorhand ontvangen. Geef aan wanneer welke activiteit plaatsvindt, met pauzes en praktische informatie. Laat voldoende ruimte voor flexibiliteit: onverwachte wendingen horen er altijd bij.
9. Deel het seminar met het hele bedrijf
Maak het seminar officieel door het aan te kondigen via e-mail, intranet of affiches op kantoor. Zo kun je snel reacties verzamelen en rekening houden met afzeggingen. Vergeet ook niet om tips mee te geven over wat men best meebrengt (zoals sportkledij, badkledij of comfortabele schoenen).
10. Blijf in contact na het seminar
Stuur achteraf een bedankmail met foto’s als herinnering. Voeg een korte tevredenheidsenquête toe om feedback te verzamelen. Die input is goud waard voor de organisatie van je volgende seminar.
Een seminar organiseren kan eenvoudig en efficiënt met Weezevent. Dankzij ons platform voor inschrijvingen, toegangsbeheer en cashless betalingen creëer je een optimale ervaring voor zowel organisatoren als deelnemers.
