Modeshows zijn tijdloze evenementen die de aandacht trekken en bijblijven.
Of het nu gaat om het promoten van een nieuw merk, het tonen van producten, het vertegenwoordigen van een vereniging of het organiseren van een jaarlijks evenement, een modeshow vraagt altijd om een minutieuze voorbereiding. Van het casten van modellen, het reserveren van de locatie en het onthaal van het publiek tot de regie van de show en eventuele randanimatie: elk detail telt.
Om je optimaal te helpen bij de organisatie van je modeshow, zetten we hier alle essentiële stappen op een rij voor een geslaagd evenement.
Samenvatting
1. Bepaal een duidelijk thema
Voor je ook maar iets concreets regelt, kies je best een thema, onderwerp of doel dat de rode draad vormt van je modeshow. Vaak is dit seizoensgebonden, zoals een zomercollectie of herfstmode, maar het kan evengoed draaien rond een specifieke kleur, stof of stijl: denk aan wax-prints, kant, volledig witte outfits enzovoort.
Sommige modeshows worden ook georganiseerd ter gelegenheid van een bijzonder moment, zoals Kerstmis, Valentijn of de verjaardag van een bekende ontwerper.
Een modeshow kan bovendien een krachtig middel zijn om fondsen te werven voor een goed doel of het werk van een bepaalde organisatie onder de aandacht te brengen. In dat geval koppel je het thema best expliciet aan de missie die je steunt. De hoofdreden waarom mensen naar een show komen, blijft echter de collectie en de beleving tijdens het evenement.
2. Stel een budget op
Het organiseren van een modeshow vereist doorgaans een aanzienlijk budget. Stel een realistische en zo volledig mogelijke begroting op. Reken onder andere op kosten voor de huur van de locatie, vergoeding van modellen, visagisten en kappers, muziek en verlichting, beveiliging, catering en logistiek. Zorg voor een totaalbeeld van alle kosten zodat je op tijd op zoek kan naar inkomstenbronnen.
3. Kies een geschikte locatie
De locatie moet niet alleen voldoende ruimte bieden voor de show, het publiek en het personeel, maar ook gemakkelijk bereikbaar zijn én beschikken over de nodige technische infrastructuur. Reserveer ruim op tijd – populaire zalen zijn vaak maanden op voorhand volgeboekt, zeker in het voorjaar of najaar.
4. Bepaal een datum en tijdstip
Kies een datum en tijd die niet botsen met andere grote mode-evenementen, vakanties of drukkere weekends. Een doordeweekse avond is vaak een goede keuze. Leg de datum ruim van tevoren vast en communiceer er duidelijk over.
5. Stel een team samen
Een geslaagde modeshow vereist een betrokken, gestructureerd en bekwaam team. Denk aan een artistiek leider, stylist, castingcoördinator, lichttechnieker, dj, fotograaf en medewerkers voor de opbouw en logistiek. Vergeet ook vrijwilligers en studenten niet – zij zijn vaak gemotiveerd om ervaring op te doen in de modewereld en dragen met enthousiasme bij aan het evenement.
6. Zoek sponsors
Sponsors kunnen een waardevolle financiële steun betekenen voor je modeshow, in ruil voor zichtbaarheid. Benader bedrijven die aansluiten bij jouw merk, waarden en missie. Denk aan modeboetieks, lokale ondernemers, cosmeticamerken of zelfs horecapartners. Zorg ervoor dat je een duidelijke en aantrekkelijke sponsorvoorstel opstelt waarin je uitlegt wat jouw evenement inhoudt, wie je bereikt en welke zichtbaarheid je aanbiedt.
7. Beheer de backstage
Zorg voor voldoende ruimte achter de schermen waar modellen, make-upartiesten, kappers en stylisten zich rustig kunnen voorbereiden. Voorzie zones per functie en plan een nauwkeurig tijdschema voor elke stap van het verloop. Een goed georganiseerde backstage voorkomt stress en vertragingen op de catwalk.
8. Selecteer je modellen
Modellen zijn onmisbaar voor je modeshow. Kies ze op basis van het type kleding of accessoires dat getoond wordt. Je kan kiezen voor professionele modellen, maar ook amateurs of studentenmodellen zijn een optie, afhankelijk van je budget en concept. Zorg ervoor dat ze zich zelfverzekerd op de catwalk kunnen bewegen en het verhaal van je collectie goed overbrengen.
9. Stel een gastenlijst op
Bepaal hoeveel genodigden je wil ontvangen en stel een doelgerichte gastenlijst samen. Denk aan:
- Klanten en zakelijke partners
- Mode-influencers (Instagrammers, bloggers, TikTokkers…)
- Journalisten en pers
- Bekende persoonlijkheden als publiekstrekker
Een zorgvuldig geselecteerd publiek zorgt voor meer zichtbaarheid én uitstraling.
10. Werk samen met ontwerpers
Ontwerpers zijn het creatieve hart van je show. Werk met designers die jouw visie begrijpen en kwalitatieve stukken kunnen aanleveren. Kies voor een samenwerking die jouw evenement versterkt en geef hen de mogelijkheid zich ook te profileren. Dit kan een grote meerwaarde zijn voor beide partijen, zeker wanneer het gaat om opkomend talent dat nog in de spotlight wil komen.
11. Plan het verloop van de show
Een modeshow moet tot in de puntjes gepland zijn. Denk aan:
- De volgorde waarin de outfits gepresenteerd worden
- De muziekkeuze per passage
- De looproutes van de modellen
- Het lichtplan en de visuele effecten
- Het make-up- en haarkleurthema per outfit
Een duidelijke draaiboek met tijdschema helpt om iedereen op één lijn te houden en stressmomenten te vermijden.
12. Communiceer over je modeshow
Om een specifiek publiek aan te trekken, is het belangrijk om je modeshow ruim op voorhand te promoten. Zet in op sociale media, affiches in de buurt en aankondigingen in de pers (tv, krant, radio…). Vergeet ook je sponsors en influencers niet: zij kunnen je bereik aanzienlijk vergroten en helpen je show onder de aandacht te brengen bij een breder en relevanter publiek.
13. Herhaal en coördineer
Zorg dat alle betrokkenen – modellen, make-upartiesten, kappers, ontwerpers – goed gecoördineerd zijn vóór de show. Organiseer meerdere repetities waarbij je elk loopmoment, de juiste muziek en het lichtplan test. Zo verzeker je dat alles vlekkeloos verloopt op de dag van het defilé.
14. Beheer de deelnemers
Wil je een groter publiek bereiken? Dan is een online inschrijf- of ticketingsysteem een slimme zet. Zo kunnen gasten zich eenvoudig, snel en veilig registreren of tickets kopen, terwijl jij een duidelijk overzicht behoudt van het aantal aanwezigen.
Weezevent ondersteunt je in de organisatie van je modeshow met slimme online tools: ticketverkoop, inschrijvingen, cashless betalingen, toegangscontrole en krachtige CRM-functies.
