Er bestaan allerlei soorten evenementen voor kinderen, maar om ze succesvol te organiseren zijn er een aantal essentiële elementen die je altijd in gedachten moet houden.
Volg de tips en ideeën in dit artikel om een geslaagd evenement voor kinderen te organiseren waar zowel kinderen als volwassenen later met plezier aan terugdenken – en zin krijgen om het nog eens te beleven.
Samenvatting
1. De organisatie van je kinderevenement opstarten
Een kinderevenement organiseren – of het nu om een verjaardagsfeest, een educatief uitje of een culturele activiteit gaat – vergt een even grondige voorbereiding als een groot festival of een muziekevenement. Het verschil? Het publiek! Kinderen hebben hun eigen codes, tempo en manier van beleven. Je moet dus aan elk detail denken op hun niveau – letterlijk én figuurlijk.
Of het nu gaat om een namiddag in het park, een gezinsbezoek aan de zoo, een workshop in een museum, of een evenement op een iconische plek zoals het Koninklijk Theater Carré of Technopolis: het doel blijft hetzelfde. Je wil een wereld creëren die boeiend, veilig en afgestemd is op hun nieuwsgierigheid.
Begin met een duidelijk plan: locatie, activiteiten, duur, aantal kinderen, aanwezigheid van ouders, begeleiding. Een goed georganiseerd evenement biedt plezier voor de kinderen én een gerust gevoel voor de ouders. Een geslaagde dag is er eentje waar het hele gezin van geniet – van de allerkleinsten tot de oudere broers en zussen.
Heel wat lokale initiatieven zetten in op gezinsmomenten: tentoonstellingen, creatieve workshops, toneellessen, kindertheater of avonturenparcours aan zee. Wat je ook kiest, hou altijd voor ogen: het is een evenement voor kinderen, maar het wordt samen beleefd.
2. Kies een thema of rode draad
Sommige kinderevenementen hebben van nature al een thema, zeker wanneer ze gekoppeld zijn aan een specifieke datum, zoals Kerstmis of Pasen. Andere evenementen – cultureel, educatief, ontspannend of puur ter vermaak – kunnen baat hebben bij een gekozen thema dat als rode draad fungeert.
Een thema motiveert kinderen, en als organisator helpt het je om je evenement op een natuurlijke manier samenhangend te maken, zonder al te veel extra werk.
Een goed gekozen thema maakt het makkelijker om eten, decoratie en outfits (ook van de kinderen zelf!) op elkaar af te stemmen. Het verhoogt de aantrekkingskracht van je communicatie en betrekt de kinderen én hun begeleiders nog actiever bij het geheel.
3. Kies de juiste locatie
Denk bij het kiezen van de locatie goed na over het verwachte aantal deelnemers. Zorg ervoor dat kinderen zich vrij kunnen bewegen en rennen, in een veilige en aangepaste omgeving.
Afhankelijk van het seizoen is een openluchtlocatie vaak een goede keuze. Controleer ook de bereikbaarheid – zowel met de auto als met het openbaar vervoer – én of de plek vlot toegankelijk is met kinderwagens of buggy’s.
4. Kies de datum zorgvuldig
Het belangrijkste bij het kiezen van een datum voor je kinderevenement is: wees er op tijd bij.
Houd ook rekening met de schoolkalender, andere lokale evenementen en – afhankelijk van de leeftijd van je doelpubliek – eventuele examenperiodes.
Je kunt er ook net voor kiezen om een evenement te koppelen aan een bijzondere datum, en zo rond die gelegenheid een thematisch programma uitwerken.
5. Bepaal de juiste duur
Een theatervoorstelling is iets anders dan een verblijf in een jeugdcentrum, maar in het algemeen geldt: hou het kort. Zorg er minstens voor dat de activiteiten op je evenement van korte duur zijn. Dit is vooral belangrijk bij jongere kinderen, en hangt sterk af van hun leeftijd.
Hou er rekening mee dat kinderen zich niet lang kunnen concentreren – je activiteiten mogen geen verplichting aanvoelen. Maak ze liever kort, afwisselend en speels.
6. Beheer de inschrijvingen voor je evenement
Nog voor je de rode loper uitrolt voor je evenement, is het belangrijk te weten tot wie je je richt. Hoeveel kinderen verwacht je? Hoe oud zijn ze? Worden ze begeleid door volwassenen? Zijn er allergieën of dieetwensen waar je rekening mee moet houden? Al deze informatie is essentieel om een geschikt programma samen te stellen en een vlot verloop zonder verrassingen te garanderen.
Als je evenement betalend is – of het nu gaat om een workshop in een buurthuis, een openluchtcinema of een dierenparcours in een buitenruimte – zul je ook inschrijvingen en betalingen moeten beheren. Dat kan al snel ingewikkeld worden als je geen geschikt systeem gebruikt.
Een online ticket- en inschrijvingssysteem maakt het je een pak makkelijker en zorgt ook voor een eenvoudiger proces voor de volwassenen die verantwoordelijk zijn. Met Weezevent kun je in enkele klikken een evenement aanmaken, met eventueel verschillende sessies (bijvoorbeeld voor voorstellingen die op meerdere tijdstippen plaatsvinden), de nodige gegevens verzamelen via het inschrijf- of aankoopformulier, betalingen via kaart ontvangen en op de dag zelf de toegang controleren.
7. Ontwerp het ideale evenement voor kinderen
1) Het eten
Als je evenement meerdere uren duurt, is het belangrijk om een eetmoment te voorzien. Kinderen beleven een evenement niet zoals volwassenen: ze hebben pauzes nodig, herkenningspunten, en… iets lekkers. Zorg dus voor eenvoudige, kleurrijke en makkelijk te eten snacks. Alles wat je met één hand kunt vasthouden is meestal een succes: appels op een stokje, fruitspiesjes, ijsjes, suikerspinnen… Zo vermijd je ongelukjes en kunnen de kinderen blijven spelen terwijl ze eten.
Organiseer je evenement in een grote stad? Dan kunnen een picknick in de buitenlucht of een snelle snackmomentje de ervaring veel aangenamer maken. Zeker als je kiest voor een fijne setting, zoals een tuin, een park of een binnenplaats die aangekleed is in festivalsfeer.
Het visuele aspect speelt een grote rol, zeker als je werkt met een thema. Speel met kleuren, vormen of personages. Waarom geen stukjes fruit omtoveren tot grappige figuurtjes? Of een workshop aanbieden waarbij kinderen hun eigen snack mogen versieren? Door hen actief te betrekken maak je van het eetmoment een volwaardige activiteit: creatief, lekker én memorabel.
2) Spel en activiteiten
De eerste minuten van een evenement zijn vaak het lastigst: sommige kinderen komen te vroeg, zijn wat verlegen of juist hyper. Voorzie bij aankomst dus rustige, vrije spelletjes of activiteiten. Dat zorgt voor een zachte sfeer en helpt bij de overgang.
Kies daarna een goed uitgebalanceerd activiteitenaanbod, afgestemd op de leeftijd. Voor 1 tot 4-jarigen zijn rustige liedjes, poppenkast of rollenspellen ideaal. Voor kinderen van 5 tot 8 jaar doen schminkhoekjes, goochelshows of duo-uitdagingen het goed. En voor 9- tot 12-jarigen mag het wat actiever: schattenjachten, kunstworkshops, hindernisbanen of zelfs trampolinewedstrijden, als je locatie het toelaat.
Doe je een beroep op een externe artiest (jongleur, verteller, danser…), zorg er dan voor dat zijn of haar stijl geschikt is voor jouw publiek. Dit is vaak een hoogtepunt van het evenement en een van de momenten waar men achteraf het meest over praat.
3) Veiligheid
Een prikkelende omgeving is goed, maar een veilige omgeving is essentieel. Zorg ervoor dat er geen gevaarlijke voorwerpen in de buurt zijn, dat alle zones goed zijn aangeduid en dat kinderen altijd onder toezicht staan van een verantwoordelijke volwassene.
Elke activiteit moet begeleid worden. Beperk indien nodig het aantal deelnemers per workshop. En als je evenement plaatsvindt in een drukke stad of publieke ruimte, zet dan lichte hekken of linten in om zones af te bakenen en de doorstroom vlot te laten verlopen.
Vergeet zeker ook geen EHBO-kit binnen handbereik te houden en, indien mogelijk, sluit een aansprakelijkheidsverzekering af. Dat kleine detail kan een wereld van verschil maken bij een onverwachte situatie.
4) De verrassingszakjes
Dit is vaak de kers op de taart – het moment waar kinderen even hard naar uitkijken als naar de spelletjes! Een verrassingszakje geeft hen iets mee naar huis: een snoepje, een sticker, een speeltje, een kaartje of een persoonlijke boodschap. Zo verleng je de magie van het evenement tot thuis.
Het is ook hét moment om een knipoog te geven naar het verhaal of het thema van de dag. Sommige organisatoren stoppen er zelfs een mini-activiteit in om thuis te doen, of een kortingscode voor een volgend evenement.
Zo’n attentie versterkt de band tussen jou en de families, en maakt hen enthousiast voor een volgende editie. Want een blij kind betekent ook een tevreden ouder – en vaak iemand die jouw evenement enthousiast zal aanbevelen.
8. Communiceer over je kinderevenement
Je moet communiceren om deelnemers aan te trekken voor je evenement. Bij evenementen voor kinderen is het belangrijk dat je zichtbaar bent op plekken en in gemeenschappen waar kinderen zich bevinden: crèches, scholen, buitenschoolse opvangcentra. Denk ook aan plekken waar ouders komen, zoals kleding- of speelgoedwinkels, maar ook aan locaties die niets met kinderen te maken hebben, zoals sportscholen, supermarkten en natuurlijk op sociale media.
Communicatie stopt niet zodra ouders hun kinderen hebben ingeschreven. Daarna begint het informeren: stel hen gerust en geef hen de juiste informatie. Leg uit hoe het evenement verloopt, of ouders aanwezig moeten of mogen zijn tijdens het evenement, of dat het exclusief voor kinderen is, wat de begin- en einduren zijn, en wat ze eventueel moeten meebrengen. Maak ook van de gelegenheid gebruik om jezelf en de animatoren voor te stellen die tijdens het evenement aanwezig zullen zijn. Hoe beter ouders je kennen, hoe meer vertrouwen ze hebben om hun kinderen mee te brengen en hoe groter de kans dat ze je aanbevelen bij andere ouders.
Na het evenement is het belangrijk om in contact te blijven met de ouders. Je kunt hen bijvoorbeeld een video sturen van het liedje dat het populairst was bij de kinderen, en hen bedanken voor hun deelname. Zo leg je de basis voor een relatie en kun je hen uitnodigen voor volgende edities.
Voor al deze communicatie mag je zeker gebruik maken van een e-mailing- en CRM-oplossing waarmee je segmenten kunt maken (bijvoorbeeld op leeftijdsgroep of op eerdere evenementen) en efficiënter kunt communiceren.
Je hebt nu alle tools in handen om een geweldig kinderevenement te organiseren!
Met de oplossingen van Weezevent voor ticketverkoop en inschrijvingen, toegangscontrole en onze e-mail- en CRM-tool wordt het organiseren van een evenement voor kinderen… kinderspel! Begin vandaag nog met het plannen van je evenement voor kinderen en neem gerust contact met ons op als je vragen hebt.
