Planifiez et Affectez les missions de vos bénévoles

Notre solution de gestion de bénévoles et de staff vous permet de créer, paramétrer et attribuer des missions en quelques clics, sans compétences techniques requises. Affectez vos équipes rapidement en fonction de leurs disponibilités, compétences et préférences, tout en assurant une répartition efficace et fluide des rôles.

Discutons de vos besoins

Landing – Planification/Affectation des bénévoles

Planifiez les missions de vos bénévoles en toute simplicité

Optimisez la répartition de vos bénévoles grâce à une interface intuitive et des outils intelligents, conçus pour simplifier l’organisation de vos équipes.

Interface dédiée à l’affectation

Assignez rapidement vos bénévoles à des missions grâce à une interface intuitive qui affiche, d’un côté, les fiches bénévoles (avec leurs réponses au formulaire) et, de l’autre, les missions disponibles correspondant à leurs disponibilités et compétences.

Matching intelligent

Bénéficiez d’un système de « matching intelligent » qui associe automatiquement vos bénévoles aux postes adaptés, selon leurs disponibilités, leurs souhaits, et les conditions d’accès spécifiques aux missions. Réduisez ainsi les erreurs et gagnez un temps précieux.

Envoi des affectations automatisé

Une fois les bénévoles affectés, envoyez en un clic un récapitulatif personnalisé par e-mail ou SMS. Chaque bénévole reçoit les détails de sa mission, son emplacement et le nom de son référent pour une coordination parfaite.

Espace bénévole sécurisé

Offrez à vos bénévoles un espace dédié où ils peuvent consulter leurs affectations, modifier leurs informations personnelles ou mettre à jour leurs disponibilités. Cet espace peut être intégré à votre site internet pour une expérience fluide et transparente en marque blanche.

Documents professionnels personnalisés

Créez et envoyez des badges, fiches de mission ou accréditations avec des modèles entièrement personnalisables pour refléter l’identité de votre événement.

Affectation depuis le bénévole
Affectation depuis un créneau
Affectation en masse
Suivi en temps réel

Affectez vos missions avec précision et flexibilité

Anticipez chaque détail de vos missions pour garantir une organisation sans faille et offrir une expérience optimale à vos équipes.

Fiches de mission détaillées

Créez des fiches complètes pour chaque mission, avec des descriptions claires, des documents annexes, ou même des vidéos explicatives pour garantir une compréhension parfaite par vos équipes.

Géolocalisation des missions

Définissez le lieu précis des missions grâce à des adresses ou des coordonnées GPS. Importez des fichiers .gpx pour adapter les emplacements aux parcours spécifiques de vos événements.

Créneaux horaires personnalisables

Planifiez vos missions par créneaux horaires en définissant les besoins précis en bénévoles pour chaque tranche. Ajustez facilement les ressources en fonction de l’affluence ou des contraintes spécifiques.

Conditions d’accès avancées

Configurez des critères d’éligibilité pour vos missions (compétences spécifiques, association, langues parlées) afin de garantir que chaque poste soit occupé par la personne la plus qualifiée.

Responsables de mission

Désignez des responsables pour chaque mission ou catégorie de tâches. Ces responsables disposent d’un accès dédié pour gérer et suivre les missions qui leur sont attribuées, selon des droits personnalisés (lecteur ou éditeur).

Des fonctionnalités pour tous les événements.

Élaboration de fiches de mission détaillées
Édition en masse
Géolocalisation des missions
Affectation manuelle des candidats aux missions
Création automatique de plannings
Intégration de vidéos et fichiers
Imports de vos missions
Définition des conditions d’accès à une mission
Matching intelligent entre candidats et missions
Communication des plannings et feuilles de route
Duplication des missions
Configuration des créneaux horaires et quotas
Traitement des candidatures
Nomination des responsables de missions

Voir toutes les fonctionnalités

Une solution intuitive et modulable

Facilitez la gestion de vos équipes avec un outil conçu pour répondre aux besoins uniques de tout type d’événement.

Une interface accessible à tous

Naviguez facilement grâce à une solution intuitive, conçue pour simplifier la gestion administrative de vos bénévoles, quel que soit votre événement.

Une personnalisation en marque blanche

Personnalisez chaque élément selon votre identité : formulaires, e-mails, badges, et fiches d’affectation pour une expérience sur-mesure et adaptée à votre organisation.

Des fonctionnalités adaptées à tous les événements

Réduisez les erreurs et optimisez vos plannings grâce à une solution flexible, connectée à vos systèmes existants (accès, logistique, etc.) pour une organisation sans faille.

Créez et mobilisez votre communauté

Constituez une base de données globale regroupant tous vos bénévoles et réutilisez leurs informations pour vos futurs événements sans nécessiter de réinscription. Lancez des campagnes e-mails ciblées pour mobiliser votre communauté (appels à bénévolat, informations, remerciements).

Interconnexion Weezevent

Profitez d’une interconnexion entre l’ensemble des solutions Weezevent pour gagner en efficacité, en productivité et offrir une expérience utilisateur fluide.

Un support client dédié

Bénéficiez d’une assistance réactive pour répondre à vos questions et garantir une utilisation optimale de la solution, avant, pendant et après votre événement.

Rapidité
Création sur carte
Import de missions
Édition en masse

Success Stories

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Questions fréquentes

Comment WeezCrew facilite-t-il l’affectation des bénévoles à des missions spécifiques ?

Grâce à une interface dédiée et un système de matching intelligent, WeezCrew associe automatiquement vos bénévoles aux missions adaptées en fonction de leurs disponibilités, compétences et préférences. Vous pouvez également consulter les fiches bénévoles et assigner des missions manuellement, tout en réduisant les erreurs.

Puis-je personnaliser les fiches de mission et les affectations ?

Absolument ! Avec WeezCrew, vous pouvez créer des fiches de mission détaillées incluant des descriptions, documents annexes, vidéos explicatives et localisations GPS. Ces fiches sont ensuite envoyées automatiquement aux bénévoles, accompagnées de badges ou d’accréditations personnalisés.

Est-il possible de gérer les missions en fonction de créneaux horaires ?

Oui, WeezCrew vous permet de définir des créneaux horaires spécifiques pour chaque mission et de paramétrer les besoins en bénévoles pour chaque période. Cette fonctionnalité vous aide à ajuster les ressources en fonction de l’affluence ou des contraintes particulières.

Comment les bénévoles peuvent-ils consulter ou modifier leurs affectations ?

Les bénévoles ont accès à un espace sécurisé où ils peuvent consulter leurs missions, mettre à jour leurs informations personnelles et leurs disponibilités. Cet espace peut être intégré directement sur votre site internet pour une expérience fluide et transparente.

Est-ce que WeezCrew offre des outils de communication pour les affectations et missions ?

Oui, vous pouvez envoyer automatiquement des e-mails ou SMS personnalisés à vos bénévoles une fois les missions attribuées. Chaque message inclut des détails comme la description de la mission, son emplacement et les coordonnées du responsable. Ces outils garantissent une coordination claire et efficace.