Het uitstellen van een evenement vereist net zoveel werk en precisie als de organisatie zelf. Het beheren van ticketverkoop en terugbetalingen, communiceren om een nieuw publiek te trekken, artiesten boeken en ontvangen… de lijst gaat maar door! In dit artikel delen we 6 tips om goed te communiceren bij het uitstellen van jouw evenement, ongeacht de reden. Pas onze adviezen aan op de specifieke behoeften van jouw evenement, want zoals je weet: elk evenement is uniek en dat moet zo blijven!
Samenvatting
1. Informeer leveranciers en partners
Wanneer je nadenkt over het uitstellen van jouw evenement, neem dan direct contact op met je leveranciers en partners om hun beschikbaarheid te controleren voor de mogelijke nieuwe data. Zonder hun akkoord moet je misschien contracten verbreken, wat kan leiden tot compensatiekosten, en vervolgens nieuwe leveranciers zoeken. Dit geldt ook voor artiesten en sprekers die gepland stonden voor jouw evenement. Deze partijen zijn cruciaal en je moet sterke garanties hebben voordat je de annulering of het uitstel aankondigt.
2. Wees duidelijk over de reden van het uitstel
Slecht weer, verboden door de autoriteiten, ongeschiktheid van de locatie, een epidemie… er zijn veel redenen waarom een evenement kan worden uitgesteld. Als dit jou overkomt, wees dan transparant tegenover jouw deelnemers over de redenen waarom je hebt besloten een nieuwe datum te zoeken. Hoe meer details je geeft, hoe beter zij jouw beslissing zullen begrijpen en hoe groter de kans dat zij deelnemen aan het evenement op de nieuwe datum.
| Gebruik een goed CRM-systeem om gericht e-mails te sturen naar de betrokken deelnemers. Met WeezTarget, ons tool voor e-mailing en marketing, kun je eenvoudig tijd besparen bij de voorbereiding van het uitstel. Ga naar jouw Weezevent-account en krijg toegang via het tabblad Applicaties. |
3. Specificeer de voorwaarden van het uitstel
Licht jouw deelnemers volledig in over alle voorwaarden van de nieuwe datum: tijden, locatie, capaciteit, programma, toegankelijkheid, catering… Laat niets aan onduidelijkheid over, of deze elementen nu hetzelfde of anders zijn dan de oorspronkelijke planning. Als je dit niet doet, kunnen onverwachte wijzigingen je deelnemers verrassen en hun ervaring negatief beïnvloeden. Zorg ervoor dat alle communicatie helder en volledig is om teleurstellingen te voorkomen.
4. Stel deelnemers gerust over de geldigheid van gekochte tickets
Bij het uitstellen van een evenement kun je de reeds verkochte tickets geldig maken voor de nieuwe data. Dit is een slimme keuze omdat het je financiële continuïteit waarborgt en voorkomt dat je opnieuw moet beginnen. Voeg de bestaande tarieven toe aan je nieuwe lijsten, zodat je zowel oude als nieuwe tickets eenvoudig kunt scannen zonder verwarring.
Benadruk in jouw communicatiecampagnes of oude tickets geldig blijven of niet. Moedig deelnemers aan hun tickets te behouden door extra voordelen aan te bieden, zoals gratis parkeren, een t-shirt, een drankje of een betere plek tijdens het evenement.
“Voor degenen die al een ticket hebben gekocht: deze worden automatisch overgezet naar de nieuwe datum.” – Festival Papillons de Nuit
Je bent echter verplicht om tickets terug te betalen aan deelnemers die daarom vragen. Stel duidelijke voorwaarden vast en communiceer deze procedure helder. Overweeg de volgende elementen:
- De datum waarop de terugbetalingsprocedure wordt gecommuniceerd.
- De periode waarin deelnemers terugbetaling kunnen aanvragen.
- De exacte datum waarop terugbetalingen worden uitgevoerd.
- De voorwaarden voor terugbetalingen via verschillende ticketkanalen (zoals Fnac, Ticketmaster of See Tickets).
- De aanpak voor terugbetalingen van anonieme, fysiek gekochte tickets.
Meer praktische tips over terugbetalingen vind je in onze online helpsectie.
5. Gebruik een kant-en-klaar e-mailsjabloon
Het communiceren van een uitstel is een uitzonderlijke situatie waarvoor organisatoren voorbereid moeten zijn. Hoe ga je communiceren? Wat ga je jouw deelnemers vertellen? Gebruik een e-mailsjabloon uit ons CRM-systeem dat je kunt personaliseren op basis van jouw evenement.
Met WeezTarget, ons e-mail- en marketingtool, kun je een gericht bericht sturen naar mensen die tickets hebben gekocht. Ga naar WeezTarget en volg deze stappen:
- Campagnes > Nieuwe campagne > E-mailcampagne maken > Ontwerpstadium > Generieke sjablonen > [Evenementnaam] uitgesteld naar [Nieuwe datum].
Effectief communiceren is essentieel bij het beheren van een uitstel. Kies de juiste oplossing voor e-mailing en marketing om jouw kansen te vergroten. Ontdek WeezTarget om jouw publiek te segmenteren, gerichte berichten te sturen en jouw verkoop te verhogen. Klik op de onderstaande knop voor meer informatie:
