De aankondiging van je evenement is een cruciale stap in de promotie ervan, vooral om het zichtbaarder te maken voor je doelgroep. Je evenement kan worden aangekondigd via verschillende communicatiemiddelen, zoals sociale media, YouTube, advertenties, traditionele media, enzovoort.
Om ervoor te zorgen dat je evenement zo succesvol mogelijk is, is de aankondiging net zo belangrijk als de planning. Het gebruik van een evenementbeheertool is een van de vele effectieve strategieën die je nu kunt implementeren.
Van inhoud en e-mailmarketing tot advertenties en sociale media, hier zijn enkele tips om de aankondiging van je aankomende evenement succesvol uit te voeren.
Samenvatting
1. Waarom een evenement aankondigen?
Het is eenvoudig om aan te nemen dat als het evenement interessant genoeg is, de doelgroep vanzelf zal komen. Een niet geïnformeerd publiek zal echter niet komen. De vraag is dus hoe je de mensen kunt uitnodigen die mogelijk geïnteresseerd zijn in je evenement, maar niet op je contactlijst staan.
Door je evenement te promoten, kun je zowel een instroom van nieuwe klanten garanderen als het succes ervan verzekeren. Richt je daarom, als de organisatie van je evenement in goede banen is geleid, op hoe je het aan alle genodigden gaat aankondigen.
2. Best Practices voor het creëren van een evenementaankondiging
Hier zijn drie best practices voor het creëren van evenementaankondigingen die je zullen helpen uitstekende resultaten te behalen:
1. Richt je evenementaankondiging op je doelgroep
Je moet je communicatie heel specifiek richten op de interesses van potentiële deelnemers, omdat je je evenement aankondigt aan mensen die niet op je contactlijst staan. Of je nu wilt adverteren op sociale media (YouTube, Facebook, Instagram, enz.) of op affichenetwerken, je moet de inhoud van de aankondiging aanpassen aan je doelgroep.
2. Promoot je evenement
Zorg ervoor dat je de redenen benadrukt waarom mensen jouw evenement zouden moeten bijwonen, aangezien het publiek je merk of bedrijf nog niet kent. Houd logistieke informatie voor later, bijvoorbeeld in herinneringsmails. Vergeet niet dat je aankondiging uitsluitend een promotioneel doel heeft.
3. Gebruik verschillende communicatiekanalen
Hoe meer communicatiekanalen je gebruikt, hoe groter de kans dat je doelgroep je ziet. Zorg ervoor dat je boodschap er goed uitziet en toegankelijk is vanaf elk apparaat (smartphone, tablet, computer).
3. Hoe kondig je je evenement op sociale media aan?
Natuurlijk zou geen enkele evenementaankondiging compleet zijn zonder sociale media. Vraag je je af hoe je je aankomende evenement op alle platforms kunt verspreiden? Er zijn veel mogelijkheden, maar hier zijn onze tips:
Kies het ideale moment om je evenement aan te kondigen.
Om ervoor te zorgen dat je evenement door zoveel mogelijk mensen wordt gezien, is timing essentieel. Het optimale moment om een evenementaankondiging op sociale media te plaatsen is meestal rond 11 uur ‘s ochtends, zodat het online is wanneer de meeste mensen hun netwerken bekijken tijdens de lunch. Ook de dag die je kiest is cruciaal; de beste tijd om een evenement aan te kondigen is van maandag tot donderdag.
Houd rekening met andere belangrijke factoren: Controleer of er geen belangrijke evenementen zijn op de dag dat je jouw aankondiging plaatst om zichtbaarheid te behouden.
Creëer een online ticketverkoop voor je evenement via Weezevent.
Zorg ervoor dat geïnteresseerden tickets kunnen kopen zodra ze van het evenement horen. Je moet je online ticketverkoopsysteem klaar hebben om te functioneren.
Maak de afbeelding van je Facebook- of Instagram-banner volgens de verschillende formaten.
Een effectieve aankondiging van een evenement vereist aantrekkelijke visuals. De vormgeving van je beelden is meer dan alleen een richtlijn; je moet ervoor zorgen dat waar je ook je afbeelding plaatst, deze goed zichtbaar is.
Bereid je aankondigingstekst op sociale media voor.
Schrijf de inhoud die je op sociale media zult publiceren om je evenement bekend te maken voordat je deze lanceert. Je tekst moet leesbaar, direct en aantrekkelijk zijn, met enkele belangrijke punten om interesse te wekken.
Publiceer de aankondiging van je evenement.
Als je je evenement op Facebook aankondigt, zorg er dan voor dat je aankondiging zoveel mogelijk zichtbaarheid krijgt met de volgende soorten berichten:
- Korte tekstberichten: van 90 tot 140 tekens.
- Berichten met afbeeldingen of video’s. Video is ook een zeer goed communicatiemiddel; bekijk al onze tips voor het maken van dit soort inhoud hier.
Creëer een hashtag en een merkidentiteit.
Als de merkidentiteit niet specifiek is voor sociale media, dan is je hashtag dat zeker. Denk daarom aan het gebruik van een hashtag wanneer je de pagina van je evenement aanmaakt. Dit wordt nog belangrijker zodra je evenement begint en deelnemers actief hun positieve ervaringen en redenen voor hun aanwezigheid op sociale media delen.
Werk samen met influencers.
Je zou influencers moeten uitnodigen om aan je evenement deel te nemen om de zichtbaarheid te vergroten. Werk zo snel mogelijk met hen samen om hun plek te reserveren en een contract op te stellen dat hun deelname beschrijft. De duur van hun aanwezigheid op het evenement, de hoeveelheid sociale media-berichten die je van hen verwacht en andere details die beide partijen willen documenteren, moeten in dit contract worden opgenomen. Houd er rekening mee dat hoe specifieker je verzoeken zijn, hoe meer je een budget moet anticiperen voor hun vergoeding. Als ze akkoord gaan om naar je evenement te komen zonder vergoeding, kun je ze niet vragen om content te produceren onder jouw voorwaarden.
Het is essentieel om in gedachten te houden dat het uitnodigen van influencers met een groot aantal volgers op sociale media en een hoge betrokkenheid je in staat stelt om hun gemeenschappen te bereiken en potentiële deelnemers voor je evenement te vinden.
Heb je hulp nodig bij het organiseren van je evenement? Weezevent ondersteunt je met zijn vele oplossingen: online registratiesysteem, toegangscontrole, cashless betalingen en CRM-tools.
