Om hun ontwikkeling en activiteiten gedurende het hele jaar te financieren, moet elke vereniging sponsors vinden. Van het benaderen van sponsors tot het opstellen van een sponsorbrief en het selecteren van de juiste boodschappen, er zijn veel elementen waarmee je rekening moet houden.
Hier zijn enkele tips en advies om je te helpen bij het vinden van sponsors en het financieren van je vereniging.
Samenvatting
1. De details van een sponsorovereenkomst
Om hun samenwerking officieel te maken, ondertekenen een bedrijf en een vereniging een sponsorovereenkomst. Voor geldigheid moet deze overeenkomst de volgende essentiële elementen bevatten:
- De identiteit van de betrokken partijen, evenals de eventuele vertegenwoordigers.
- De specificaties van de sponsoroperatie, zoals doelstellingen en uitvoeringsmethoden.
- De verplichtingen van de contractpartijen, inclusief informatie over de verwachte betaling.
- De verschillende clausules.
De sponsorovereenkomst dient als bewijs dat er een reële relatie bestaat tussen het bedrijf en de vereniging. Beide partijen moeten deze overeenkomst behouden als referentiedocument, samen met de bewijzen van uitgaven.
2. Wees duidelijk over je missie en waarden
Sponsors zoeken vaak naar verenigingen die hun waarden en visie delen. Zet je missie en waarden duidelijk uiteen in je presentatie. Deze kunnen te maken hebben met milieu, gelijkheid, inclusie, enzovoort. Elke sponsor moet in je berichten de waarden terugvinden die je uitdraagt binnen je vereniging. Dit moet ook duidelijk naar voren komen in je sponsorverzoekbrief.
3. Wees creatief
Het vinden van sponsors beperkt zich niet alleen tot het vragen om financiering. Je kunt ook originele partnerschappen voorstellen die de sponsor interessant vindt. Zo kun je bijvoorbeeld voorstellen om een gezamenlijk evenement te organiseren, een gezamenlijke marketingcampagne op te zetten in ruil voor materialen voor jouw evenementen, enzovoort.
Naast de financiering kunnen sponsors je ook helpen bij de ontwikkeling van je vereniging als geheel, bijvoorbeeld door advies te geven over de organisatie, het beheer van evenementen, communicatie, en je budget.
4. Denk lokaal
Lokale bedrijven kunnen goede sponsors zijn voor je vereniging. Ze hebben vaak interesse om hun lokale gemeenschap te ondersteunen en kunnen meer geneigd zijn om je te helpen als ze geografisch dicht bij je staan. Dit kan zowel financieel als in de vorm van tijdsbesteding tijdens je evenementen.
5. Gebruik sociale media
Sociale media zijn een krachtig middel om sponsors te vinden. Plaats regelmatig updates op je sociale media of de website van je vereniging en gebruik relevante hashtags om een breder publiek te bereiken. Aarzel niet om potentiële sponsors direct te benaderen via sociale media, zoals door privéberichten te sturen op LinkedIn, Instagram, enzovoort.
6. Bied tegenprestaties aan de sponsor
Net als bij elke samenwerking zijn sponsors vaak geïnteresseerd in de voordelen die je hen kunt bieden, zoals communicatie of zichtbaarheid in het algemeen.
Bied hen opties om hun bedrijf of producten en diensten in de schijnwerpers te zetten, zoals vermeldingen op je website, logo’s op posters of banners, vermeldingen tijdens je evenementen of berichten op sociale media. Wees creatief en bied tastbare voordelen aan om de sponsor te overtuigen.
7. Controleer de fiscale implicaties
Sponsoring wordt beschouwd als een commerciële handeling wanneer er financiële steun in het spel is. Dit komt door de aard van de dienst die wordt verleend, gekenmerkt door een schenking aan een vereniging. Zowel de sponsor als de vereniging zijn onderworpen aan een specifiek fiscaal regime dat vooraf gecontroleerd moet worden, afhankelijk van het type sponsoring en de betrokken bedragen.
8. Gebruik bestaande relaties
De relaties die jij of je leden hebben opgebouwd met bedrijven of organisaties kunnen een waardevol hulpmiddel zijn bij het vinden van potentiële sponsors. Aarzel niet om deze contacten aan te spreken voor introducties of aanbevelingen. Dit kan bijvoorbeeld je netwerk binnen lokale overheden en instanties omvatten, of mensen die werken bij de gemeente van je stad.
9. Bied gevarieerde sponsoropties aan
Om de sponsor meerdere mogelijkheden te bieden, kun je verschillende vormen van sponsoring voorstellen. Sommige bedrijven zijn mogelijk geïnteresseerd in directe financiële steun, terwijl anderen misschien liever ondersteuning bieden op het gebied van logistiek, advies of andere vormen van hulp. Door een breed scala aan opties te bieden, vergroot je de kans om een sponsor te vinden.
10. Toon de voordelen van een partnerschap
Laat de resultaten van je vereniging zien en de voordelen van je project om potentiële sponsors te overtuigen je te steunen. Gebruik statistieken en getuigenissen om de werkelijke impact van je werk te tonen.
Hoe sponsorbinding te creëren?
Het behouden van een sponsor is essentieel voor het succes op de lange termijn van je evenementen. Een sterke samenwerking is gebaseerd op een wederzijds voordelige relatie, en het is belangrijk om het sponsorengagement gedurende het hele proces te behouden. Hier zijn enkele strategieën om dit te bereiken:
- Begrijp de doelstellingen: Identificeer de waarden en doelen van de sponsor om je zichtbaarheid aan te passen aan hun verwachtingen.
- Regelmatige communicatie: Houd transparant contact en deel updates over het evenement en de resultaten van de sponsoring.
- Persoonlijke aanbiedingen: Bied op maat gemaakte ervaringen aan, zoals uitnodigingen voor exclusieve evenementen of ontmoetingen met andere partners.
- Waardering tonen: Vier hun bijdrage met publieke bedankjes, vermeldingen op sociale media of gedetailleerde impactrapporten.
- Impactevaluatie: Geef analyses en rapporten over de prestaties van de sponsoring om de waarde van hun investering aan te tonen.
- Voortdurende betrokkenheid: Betrek de sponsor bij het plannen van toekomstige evenementen om hun gevoel van eigenaarschap en investering te versterken.
Door deze strategieën toe te passen, creëer je een duurzame relatie met je sponsors, wat hun loyaliteit en betrokkenheid bij je toekomstige projecten bevordert. Een solide samenwerking en regelmatige opvolging zijn de sleutel tot een win-win-partnerschap.
Weezevent ondersteunt je bij het organiseren van je verenigingsactiviteiten met online ticketverkoop, toegangssystemen, cashless betalingen en CRM-tools!
