Opendeurdagen zijn een aantrekkelijke en effectieve marketingstrategie, of je nu een bedrijf, school of vereniging bent.
Een opendeurdag heeft doorgaans als doel het publiek, klanten of prospects te informeren over je activiteiten, je organisatie, je kernactiviteit, en om je team en locaties voor te stellen. Het is een echte communicatieoperatie waarvan de structuur zorgvuldig moet worden bestudeerd om de doelstellingen te bereiken: je imago verbeteren, je diensten commercialiseren, je producten presenteren, nieuwe klanten werven, interactie hebben met partners, aandacht vestigen op je initiatieven en, waarom niet, potentiële medewerkers recruteren.
Wil je een opendeurdag organiseren maar weet je niet hoe je dit moet aanpakken? Hier zijn enkele tips en trucs om je zo goed mogelijk te helpen.
Samenvatting
1. Kies een datum
De eerste stap is het bepalen van een datum. Deze moet uiteraard zo goed mogelijk zijn om het meeste aantal deelnemers aan te trekken. Als je een bedrijf of universiteit bent, kies dan voor een dag aan het einde van de week, zoals donderdag of vrijdag voor het weekend. Vermijd schoolvakanties, lange weekends of feestdagen.
2. Bepaal je doelen
Om van je opendeurdag een groot succes te maken, is het belangrijk om vast te stellen wat je wilt bereiken met dit evenement, dat wil zeggen je uiteindelijke doelen.
Wil je de naamsbekendheid van je bedrijf vergroten? Leads genereren? Simpelweg de deelnemers informeren over je producten of diensten?
Dit kan ook het juiste moment zijn om je locaties, je productiehal of je klaslokalen, als je een universiteit bent, te laten zien.
3. Richt je op de deelnemers
Het is doorgaans moeilijk om van tevoren te weten wie er aan je opendeurdag zal deelnemen. Maak echter wel een gastenlijst en stuur gepersonaliseerde uitnodigingen naar je belangrijkste klanten, prospects en partners, en naar iedereen die mogelijk geïnteresseerd is in je organisatie. Als je meer wilt leren over het profiel van de potentiële deelnemers aan je evenement, bied dan een online inschrijvingsservice aan waarbij je enkele persoonlijke gegevens (e-mailadres, enz.) vraagt.
4. Bied vermaak aan
Om aan de verschillende profielen en deelnemers te voldoen, bied je diverse en gevarieerde activiteiten aan. Laat zien hoe je productieproces werkt als je een bedrijf in de industriële sector bent, hoe je de kwaliteit behoudt en hoe je medewerkers dagelijks werken. Bied ook atypische ervaringen aan, zoals virtual reality of korte presentatiefilmpjes. Geef ze bovendien een welkomstcadeau in de vorm van een nuttige gadget, zodat ze zich je herinneren als ze thuis zijn (mok, pen, sleutelhanger…).
5. Zorg voor je logistieke behoeften
Dit kan het huren van een ontmoetingsruimte, het huren van meubels en computermateriaal of geluidsapparatuur, het opzetten van stands, het voorbereiden van eten en drinken, en het inhuren van extra personeel indien nodig omvatten. Wat personeel betreft, denk eraan vrijwilligers in te schakelen.
6. Communiceer rond je opendeurdag
Goede communicatie is essentieel voor het succes van je evenement: gebruik sociale media (vooral LinkedIn als je een bedrijf bent), e-mails en andere traditionele kanalen (media, flyers, posters…) om je opendeurdag lang van tevoren aan te kondigen. Vergeet niet om de datum, de exacte locatie en het precieze tijdstip van het evenement te herhalen.
7. Denk aan de te volgen administratieve procedures
Bedrijven of organisaties die publiek uitnodigen voor een opendeurdag moeten een aanvraag indienen voor het buitengewone gebruik van hun faciliteiten en ruimtes voor eenmalige bezoeken bij hun gemeente, minstens twee maanden vóór de opendeurdag (de gemeente goedkeurt de opening na contact met de prefectuur). Deze aanvraag moet informatie bevatten, zoals de routes van de geplande bezoeken, het aantal personen dat verantwoordelijk is voor het begeleiden van de groepen, de verwachte opkomst, enzovoort.
Wat veiligheid betreft, is het ook raadzaam om je verzekeringsmaatschappij, de brandweer, politie of gendarmerie zo vroeg mogelijk op de hoogte te stellen van de organisatie van een opendeurdag.
8. Stel een begroting op
Hoewel een opendeurdag misschien niet zo kostbaar is in vergelijking met andere bedrijfsevenementen, is het toch belangrijk om een begroting op te stellen waarin je je totale kosten (huur van materialen, ingezette personeel, stands voor eten en drinken) opsomt.
Aangezien het doel van een opendeurdag niet is om nieuwe inkomsten te genereren, zullen de kosten natuurlijk hoger zijn, waardoor het belangrijk is om ze vooraf in gedachten te houden en een bepaald budget te reserveren. Je kunt zeker sponsors zoeken om je te helpen de financiën van je evenement beter te beheren.
9. Organiseer nevenactiviteiten
Betrek de deelnemers bij nevenactiviteiten zoals spellen of wedstrijden die mensen aanmoedigen om met je bedrijf te interageren en meer over je producten of diensten te leren. Bied bijvoorbeeld een loterij aan, een ontdekstand (lokale producten, lokale partnerbedrijven…), afhankelijk van je doelen en het kader van je opendeurdag.
Zorg er ook voor dat al het personeel dat betrokken is bij je opendeurdag goed opgeleid en goed geïnformeerd is over de producten of diensten en de activiteiten van je bedrijf. Dit stelt hen in staat om de vragen van bezoekers te beantwoorden en een positieve ervaring voor de deelnemers te creëren.
10. Creëer een gezellige sfeer
De ontvangst die je je bezoekers biedt, kan het verschil maken. Zorg voor een warme en gastvrije sfeer:
- Richt ontspanningsruimtes in waar de deelnemers kunnen zitten en praten.
- Speel aangename muziek om een gezellige en ontspannen sfeer te creëren.
- Zorg voor verfrissingen en snacks, zodat iedereen zich op zijn gemak voelt en volop van het evenement kan genieten.
Een aangename setting versterkt het positieve imago van je organisatie en verlengt de bezoektijd.
11. Verzamel realtime feedback
Maak van deze dag gebruik om waardevolle feedback over je activiteit te krijgen. Faciliteer de uitwisseling met je bezoekers door:
- Terminals of tablets te installeren voor snelle enquêtes.
- Stembussen beschikbaar te stellen om suggesties of opmerkingen te verzamelen.
- Informele gesprekken aan te gaan met je gasten om hun indrukken ter plaatse te achterhalen.
Deze feedback zal nuttig zijn om je toekomstige acties aan te passen en je komende opendeurdagen te verbeteren.
12. Bereid communicatiematerialen voor om mee te nemen
Ook al is de ervaren ervaring essentieel, vergeet niet om documenten aan te bieden die je bezoekers mee kunnen nemen. Brochures, productinformatie of catalogi kunnen hen aan je aanbiedingen herinneren als ze weer thuis zijn. Kies voor duidelijke en visueel aantrekkelijke materialen die het imago van je organisatie goed weerspiegelen.
13. Zorg voor opvolging na het evenement
Na je opendeurdag moet de band met je bezoekers worden voortgezet. Hier zijn enkele manieren om dit te doen:
- Stuur een bedankmail naar al je deelnemers.
- Deel de hoogtepunten van het evenement op je sociale media, met foto’s en video’s.
- Neem de tijd om de bezoekers die bijzonder geïnteresseerd waren opnieuw te contacteren om hun vragen te beantwoorden of meer informatie te geven.
Een goede opvolging versterkt de relaties die tijdens het evenement zijn opgebouwd en transformeert je bezoekers in klanten of partners.
Voor de organisatie van je opendeurdag, gebruik de oplossingen van Weezevent: online inschrijving, toegangscontrole en marketingtools.
