Het voorlopige budget is een essentieel document en een noodzakelijk hulpmiddel om de kosten en inkomsten van een vereniging te voorspellen, maar ook om financiering te verkrijgen. De prognoses worden gebruikt om het toekomstige succes van de vereniging te meten, mits het budget volledig wordt gerespecteerd. Een voorlopig budget stelt je in staat om te voldoen aan de doelstellingen van het project en andere vragen met betrekking tot de activiteiten van de vereniging te beantwoorden.
Hier zijn enkele tips om je te helpen bij het opstellen van het voorlopige budget voor je vereniging.
Samenvatting
1. Wat is het doel van een voorlopig budget in een vereniging?
Het voorlopige budget voor een vereniging heeft als doel de uitgaven en inkomsten van de vereniging over een bepaalde periode, meestal een jaar, te plannen en te controleren. Dit stelt de vereniging in staat om de financiële doelstellingen te bepalen die ze wil bereiken, de voortgang te volgen en de nodige maatregelen te nemen om zich aan te passen aan eventuele schommelingen in de inkomsten en uitgaven.
Een voorlopig budget in een vereniging kan helpen bij het bereiken van verschillende doelen:
- Planning van uitgaven en investeringen op korte en lange termijn, zoals de aanschaf van apparatuur of het realiseren van projecten.
- Prognoses van inkomsten voor de komende periode, inclusief het inschatten van mogelijke financieringsbronnen.
- Identificatie van variabele en vaste kosten voor elk project of activiteit van de vereniging, om de middelen beter te beheren en de efficiëntie te maximaliseren.
Een voorlopig budget in een vereniging is een essentieel hulpmiddel voor het effectief en verantwoordelijk plannen en beheren van de financiën van de organisatie. Het helpt bij het bereiken van de financiële doelstellingen van de vereniging en het nemen van weloverwogen beslissingen op het gebied van middelenbeheer.
2. Welke informatie moet in een voorlopig budget voor een vereniging worden vermeld?
Een voorlopig budget moet gedetailleerde informatie bevatten over de verwachte inkomsten en uitgaven voor de komende periode, evenals over de investeringen en projecten die de vereniging van plan is te realiseren. Hier zijn de informatiepunten die doorgaans in een voorlopig budget voor een vereniging worden opgenomen:
- Verwachte inkomsten
Wat zijn de fondsen die de vereniging van plan is te ontvangen tijdens de opgegeven periode? Deze inkomsten kunnen bestaan uit donaties, subsidies, lidmaatschapsbijdragen, opbrengsten van de verkoop van producten of diensten, enzovoort. Het is belangrijk om een realistische schatting van deze inkomsten te maken op basis van de trends van voorgaande jaren en de geplande evenementen. - Verwachte uitgaven
Dit zijn de kosten die de vereniging van plan is te maken gedurende de periode die door het budget wordt gedekt. Deze uitgaven kunnen omvatten: algemene kosten, salarissen en sociale voordelen voor werknemers, kantoorbenodigdheden, reiskosten, enzovoort. Het is belangrijk om zo nauwkeurig mogelijk te zijn bij het schatten van deze uitgaven. - Geplande investeringen en projecten
Deze categorie omvat de projecten die de vereniging van plan is uit te voeren in de periode, zoals evenementen, bewustwordingscampagnes, onderzoeksprojecten. Voor elk project is het belangrijk om de kosten gedetailleerd in te schatten, inclusief arbeidskosten, benodigdheden en reiskosten. - Financiële doelstellingen
Wat zijn de doelstellingen die de vereniging wil bereiken? Dit omvat het totale bedrag aan inkomsten of de besparingen die ten opzichte van de uitgaven zijn gerealiseerd. Het is belangrijk om realistische en meetbare doelstellingen te stellen om de voortgang te kunnen evalueren.
Het is belangrijk dat een voorlopig budget voor een vereniging gedetailleerde informatie biedt over de inkomsten, uitgaven en financiële doelstellingen voor de komende periode, om een effectieve planning en beheer van de financiën van de organisatie mogelijk te maken.
In het algemeen is het raadzaam om een evenwichtig budget te plannen. Met andere woorden, het totale bedrag aan inkomsten en het totale bedrag aan uitgaven moeten gelijk zijn.
3. Model van een voorlopig budget
Om je verder te helpen, hier is een model van een voorlopig budget voor je vereniging.
Download de template in een spreadsheet formaat
5 tips om je voorlopige budgettabel goed bij te houden
Voor een effectieve financiële administratie van je vereniging, zijn hier enkele tips om je voorlopige budgettabel up-to-date te houden:
- Volg de uitgaven in real-time: Werk de tabel bij zodra een uitgave of inkomende betaling wordt gedaan, om vergeten items te vermijden en altijd een helder overzicht van je financiële situatie te hebben.
- Herzie de prognoses regelmatig: Vergelijk elke maand of na een belangrijk evenement je prognoses met de werkelijke cijfers om het budget aan te passen aan de voortgang van de projecten.
- Anticipeer op onvoorziene uitgaven: Reserveer een deel van je budget voor onvoorziene uitgaven en pas deze post aan op basis van de uitdagingen die je tegenkomt.
- Betrek het hele team: Moedig de leden die verantwoordelijk zijn voor verschillende uitgavenposten aan om hun facturen en financiële informatie snel aan je door te geven, zodat alles up-to-date is.
- Voer tussentijdse evaluaties uit: Maak regelmatig een balans op om de balans tussen inkomsten en uitgaven te controleren en pas het budget zo nodig aan om een goede financiële balans te behouden.
Ben je een vereniging en wil je een evenement organiseren? Ontdek al onze gebruiksvriendelijke oplossingen: online ticketverkoop, toegangscontrole, cashless betalingen en CRM-tools!
