Hoewel deelname aan een beurs een grote mate van discipline en belangrijke organisatietalenten vereist, is het ook een zeer verstandige aanpak die aanzienlijke resultaten voor uw bedrijf kan garanderen.
Bedrijven die deelnemen aan uw beurs maken meestal van deze gelegenheid gebruik om netwerken te creëren, reclame te maken en hun producten en merk te verkopen, ongeacht uw branche! Er zijn beurzen voor van alles, waaronder auto’s, bruiloften, gastronomie, boeken, dieren, technologie en nog veel meer. Bij het organiseren van een beurs moeten verschillende factoren in overweging worden genomen, waaronder de keuze van de locatie, de datum, het thema en de sponsors, onder andere. Hier zijn enkele tips voor het organiseren van een succesvolle beurs:
Samenvatting
1. Kies de ideale locatie
Nadenken over de plek waar u uw beurs wilt houden, is een van de belangrijkste factoren om rekening mee te houden bij de planning. Dit is essentieel voor het succes ervan! De gekozen locatie weerspiegelt op een bepaalde manier de persoonlijkheid van uw bedrijf en kan sterk invloed hebben op de opkomst van bedrijven of particulieren op uw beurs.
Het moet een functionele locatie zijn die goed bereikbaar is en goed wordt bediend, met infrastructuren of gebouwen die passen bij het thema of de esthetiek van de beurs. U moet rekening houden met:
- De capaciteit: Dit is een cruciaal element, maar u zult het exacte aantal pas weten nadat u het initiële plan heeft afgerond, omdat u pas dan, na de marktanalyse, weet hoeveel deelnemers en exposanten er worden verwacht.
- De locatie: Deze moet ook in overweging worden genomen, omdat het dicht bij restaurants, accommodaties en andere voorzieningen moet zijn en gemakkelijk bereikbaar moet zijn per auto.
- De beschikbare diensten: Tenslotte moet worden gekeken of de locatie de benodigde infrastructuur en logistiek biedt, zoals gemeubileerde zalen en voldoende internetverbinding om een grote groep mensen te kunnen ontvangen.
2. Creëer een marketingstrategie
Om uw beurs te promoten, moet u de juiste marketing- en organisatiestrategieën kiezen. Bepaal de doelgroep door het profiel van de deelnemende bedrijven of het publiek, de goederen en diensten die op de beurs worden gepresenteerd, etc. Het is ook belangrijk om de commerciële en marketingdoelen te preciseren die moeten worden bereikt, evenals de verwachte opbrengsten, de maatregelen die worden genomen om deze doelen te bereiken en alles wat hun realisatie zou kunnen belemmeren.
Andere beslissingen die u moet nemen met betrekking tot uw marketingstrategie hebben betrekking op de toegang tot uw beurs voor de deelnemers. Uw promoties moeten toekomstige deelnemers aanmoedigen om zich eenvoudig en intuïtief voor uw evenement in te schrijven, met gemakkelijke toegang tot hun tickets. Het is het beste om een verscheidenheid aan strategieën en kanalen te gebruiken, zoals telefonische acquisitie, e-mailadvertenties, affiches en communicatie via sociale media, met altijd in gedachten de doelgroep van uw tentoonstelling.
3. Identificeer potentiële sponsors
Dit gaat natuurlijk hand in hand met het opstellen van een gedetailleerd en zorgvuldig financieel plan. Professionele evenementen zoals beurzen zijn afhankelijk van sponsors voor hun promotie en succes. Het is daarom cruciaal om een aantal partners te vinden voor een succesvol verloop. De sponsor moet goed bekend zijn met de sector die u heeft gekozen en moet door de deelnemers aan de beurs als een echte referentie worden beschouwd.
Het kan nuttig zijn om een commerciële overeenkomst op te stellen waarin uw partner zich verbindt om u een bestaande klanten database, exposure op hun sociale netwerken, enz. te bieden. Dit in ruil voor een hoge exposure en zichtbaarheid, aangezien de sponsor ook tijdens het evenement in de kijker zal staan door middel van stands, promotiemateriaal, drankjes, stickers, livestreams, enz.
Aarzel niet om een accrediteringsplatform voor uw partners op te zetten. U kunt hen zo een bepaald aantal uitnodigingen voor uw beurs geven, die zij op hun beurt aan hun klanten en contacten kunnen aanbieden, geheel zelfstandig.
4. Bereid uw decoratie voor
De deelnemers aan de beurs zullen, na de locatie, de decoratie en meubels opmerken. Het is daarom belangrijk dat deze op een manier worden gepresenteerd die uw persoonlijkheid en het thema van de beurs weerspiegelt. Dit omvat mooi meubilair, goede verlichting, netheid, moderne technologie, een internetverbinding en een goed zichtbare weergave van het logo van uw bedrijf. Alles wat de visuele aantrekkingskracht van de stand voor de vijf zintuigen verhoogt!
5. Zorg voor catering, drankjes en bijbehorende diensten
Wie wil er nu niet genieten van heerlijke gerechten en drankjes tijdens een beurs? Het is uiteraard essentieel om adequate catering te voorzien en op te nemen in de beurs. Dit zal een goede indruk achterlaten, een vleugje professionaliteit toevoegen en helpen om de vastgestelde doelstellingen voor de beurs nog effectiever te bereiken.
Hoewel de keuze van de cateraar extra kosten met zich mee kan brengen, zal dit een zeer verstandige uitgave zijn. U moet rekening houden met de volgende elementen:
- Het type keuken dat op de beurs wordt aangeboden, hangt gedeeltelijk af van het beoogde publiek, het doel, de organisator en de naam. Zorg ervoor dat er voor elk wat wils is, zodat iedereen tevreden is. De beste keuze is een variëteit aan voedingsmiddelen.
- De portiegrootte: een buffet, of het nu zittend is of georganiseerd als een cocktail, kan de ideale optie zijn omdat het de deelnemers meer vrijheid geeft om door de ruimte te bewegen, met andere gasten te praten, enz.
6. Analyseer de resultaten na de beurs
Dacht u dat u klaar was? Niet waar! Want dit is een van de cruciale stappen in de organisatie van een beurs: het evalueren van de resultaten. Dit stelt u in staat om de impact – positief of negatief – die de beurs heeft gehad te begrijpen, dit mee te nemen voor toekomstige edities, en bepaalde kenmerken te behouden of te wijzigen.
Na de beurs moeten twee verschillende soorten analyses worden uitgevoerd. De kwantitatieve analyse stelt het totale aantal gemaakte contacten, ondertekende bestellingen, enz. vast. En de kwalitatieve analyse, die verbeteringen, sterke punten en opmerkingen van bezoekers omvat…
U heeft onze beste tips ontdekt voor het organiseren van uw beurs. Ontdek nu hoe online ticketing, registratie, toegang controle, cashless betaling en CRM-oplossingen u kunnen helpen bij het toepassen van deze adviezen! Ook u kunt uw beurs eenvoudig, snel en effectief organiseren met Weezevent!
