S’il s’agit souvent d’un moment triste, le départ d’un collègue doit cependant être célébré, notamment pour le/la remercier des années passées et du travail effectué au sein de votre entreprise. Qu’il s’agisse d’un départ à la retraite, d’un changement d’entreprise ou d’un départ à l’autre bout du monde, prévoyez un moment festif, convivial et mémorable pour votre collègue.
Voici quelques idées pour vous aider à organiser un pot de départ réussi :
Sommaire
1. Définissez la date et l’heure
Choisissez une date et une heure qui conviennent à la plupart des employés et collaborateurs qui participeront au pot de départ.
Prévoyez cela en fin de semaine et sur un horaire généralement libre, par exemple le jeudi à partir de 19h. Prévoir un pot de départ un vendredi peut être contraignant pour les personnes ayant une vie de famille. L’objectif demeure de réunir le plus de collègues possibles.
2. Invitez les équipes et collègues adéquats
La liste des invités au pot de départ dépend de la taille de votre entreprise.
Si vous êtes une start-up, tous les employés doivent être conviés au pot de départ.
Si vous êtes une équipe dans un groupe mondial, vous ne pouvez probablement pas inviter chaque collaborateur. Conviez les équipes et personnes les plus proches du collègue concerné. Vous pouvez également inviter le/la conjoint(e) de ce dernier s’il s’agit, par exemple, d’un départ à la retraite.
3. Choisissez le lieu
Le lieu du pot de départ dépendra de la taille de l’événement, de l’espace disponible dans les locaux de votre entreprise ou du budget disponible pour louer un lieu un particulier. Il peut s’agir d’une salle de réception dans un hôtel ou un restaurant, ou d’une salle de réception privée dans une société.
Quel que soit le lieu choisi, il est important de s’assurer qu’il soit accessible et qu’il y ait suffisamment de place pour tous les invités.
4. Prévoyez de la nourriture et des boissons
Prévoyez un buffet avec de la nourriture et des boissons qui plaisent à tout le monde et à tous les régimes alimentaires.
Il peut être préférable de faire appel directement à un traiteur, si votre budget le permet, pour la préparation de plats plus élaborés. Si vous ne pouvez pas vous le permettre, un grand apéritif dinatoire sera tout aussi apprécié. N’oubliez pas de demander en amont aux invités de signaler toute allergie alimentaire ou préférence particulière.
5. Programmez de la musique et des divertissements
Que serait un pot de départ sans musique et divertissements pour animer l’événement et faire de ce départ un moment convivial.
Renseignez-vous en amont sur les goûts musicaux de votre collègue, voire inventez votre propre chanson avec des paroles personnalisées pour créer un effet surprise mémorable ! De nombreux jeux peuvent également être organisés : préparez par exemple des anecdotes sur la carrière de votre collègue, un album photo des meilleures années passées… Faites preuve de créativité, surtout s’il s’agit du dernier jour de travail de sa vie !
6. Préparez un discours
Pour marquer ce moment, préparez un discours afin de rendre hommage au collègue qui part et de remercier les invités de leur présence. Il est également important de prévoir un moment pour que les invités puissent s’adresser à cette personne. Petit conseil, gardez ce moment pour la fin, cela peut être un grand instant d’émotion !
7. Organisez une cagnotte en ligne pour un cadeau de départ
Prévoyez un cadeau de départ ! Pour marquer cette date et remercier votre collègue pour son travail, un système de cagnotte en ligne peut-être créé afin de lui acheter un cadeau. Utiliser un système en ligne sera beaucoup plus simple pour vous organiser, et surtout plus discret !
8. Déterminez un budget selon l’ampleur de l’événement
Il est essentiel de garder un budget en tête pour le pot de départ de votre collègue, et de prévoir vos dépenses en fonction. Tenez compte des coûts tels que la location de la salle, la nourriture et les boissons, la musique et les divertissements, les cadeaux et le service de nettoyage si besoin.
9. Gérez les présences et participations
Prévoir un système d’inscription en ligne pour compter le nombre de participants au pot de départ est une excellente idée. Cela sera pour vous un vrai gain de temps mais aussi très pratique pour les invités afin qu’ils puissent confirmer leur présence. De même, cela vous permettra de bien planifier le pot de départ et de vous assurer qu’il y aura suffisamment de nourriture et de boissons pour tout le monde.
10. Communiquez au sein de l’entreprise
Que le pot de départ de votre collègue soit surprise ou non, il est essentiel de prévoir une communication efficace pour s’assurer que tous les invités sont informés des détails de l’événement. Vous pouvez utiliser le traditionnel e-mail pour rester plus discret ! L’essentiel étant d’informer toutes les personnes et de recenser les participants pour mieux organiser votre pot de départ.
Conclusion
Ainsi donc, organiser un pot de départ nécessite une planification minutieuse et une attention particulière aux éléments mentionnés ci-dessus. Il est important de tenir compte des besoins et des souhaits de la personne qui part, ainsi que des préférences des invités, pour que l’événement soit un succès !
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