L’Échappée Belle

Het organiseren van een ultra-trail zoals L’Échappée Belle brengt een complexe organisatie met zich mee op vlak van vrijwilligersbeheer, logistiek en takenverdeling, verspreid over een moeilijk en uitgestrekt terrein. Om deze uitdagingen aan te gaan, kozen de organisatoren vanaf het begin voor WeezCrew om de coördinatie te optimaliseren en het engagement van vrijwilligers te versterken. Deze oplossing heeft het team van L’Échappée Belle in staat gesteld om het beheer van de vrijwilligers te vereenvoudigen, met tegelijkertijd een efficiënte taakverdeling en een vlotte coördinatie tijdens het hele evenement.

De logistiek van de vrijwilligers voorbereiden vóór het evenement

Het vrijwilligersbeheer bij een grootschalig evenement zoals L’Échappée Belle vereist een complexe coördinatie van logistieke informatie, zoals vervoer, accommodatie en taken. Die organisatie wordt nog uitdagender door het veeleisende en uitgestrekte terrein, waarbij de vrijwilligers verspreid zijn over afgelegen posten. Met meer dan 200 km aan parcours is het voorbereiden van de vrijwilligers op hun rol bij de deelnemers, en ervoor zorgen dat iedereen over de nodige informatie beschikt, een echte uitdaging.

Het grote voordeel van de WeezCrew-oplossing is het vermogen om alle essentiële informatie te bundelen op één enkel platform, zodat elke vrijwilliger op elk moment eenvoudig toegang heeft tot duidelijke gegevens om gepast te handelen.

Concreet betekent dit dat, op het vlak van logistiek, elke vrijwilliger in real time de details van zijn of haar opdracht kan raadplegen, waardoor alle logistieke aspecten worden afgedekt op het moment dat de volledige aandacht naar de lopers moet gaan.

Logistieke gegevens, zoals vervoer en accommodatie, maar ook andere missiespecifieke elementen voor de vrijwilliger, worden dus ruim vóór het evenement behandeld, onder meer dankzij de postverantwoordelijken — ook vrijwilligers — die via een eigen interface met WeezCrew kleine teams van minder ervaren vrijwilligers aansturen.

Door gebruik te maken van aangepaste velden bij de inschrijving konden vrijwilligers bovendien hun vervoersvoorkeuren aangeven, wat de organisatie van carpooling vergemakkelijkte en het gebruik van middelen optimaliseerde.

Deze aanpak hielp het organisatieteam om logistieke fouten te beperken en zorgde voor een optimale voorbereiding van de vrijwilligers vóór het evenement. Voor trouwe vrijwilligers verloopt de inschrijving bovendien vlotter dankzij de mogelijkheid om hun profielgeschiedenis op het platform te bewaren, wat een snelle en probleemloze herinschrijving mogelijk maakt.

Vrijwilligers beheren op afgelegen posten en hun rotaties coördineren

Het beheren van vrijwilligers die verspreid zijn over moeilijk bereikbare posten en het organiseren van rotaties is een grote uitdaging bij een evenement als L’Échappée Belle. Vrijwilligers moeten zich vaak over lange afstanden verplaatsen, onder andere om bevoorrading te verzorgen in moeilijk toegankelijke zones. Dit vereist een minutieuze organisatie om de veiligheid te waarborgen en het evenement vlot te laten verlopen.

WeezCrew maakte het mogelijk om de toewijzingen en rotaties van vrijwilligers te centraliseren op één platform, met realtime opvolging van de opdrachten. Dankzij de automatische verzending van missiedocumenten via het platform kon elke vrijwilliger zijn team terugvinden op wat de organisatoren “bergposten” noemen — passages op grote hoogte waar de lopers langskomen. De onmiddellijke beschikbaarheid van informatie via WeezCrew was essentieel, aangezien sommige posten op meerdere uren wandelen van elkaar lagen. Omdat de coördinatie tussen de vrijwilligersteams constant moest zijn, was het belangrijk dat vrijwilligers snel contact konden opnemen met de organisatie.

Ook de opvolging van missies was een belangrijk punt. Aangezien de teams samengesteld waren uit vrijwilligers met verschillende taken en ervaringsniveaus, moest iedereen snel en efficiënt zijn opdracht via het platform kunnen raadplegen. Zo kon de organisatie de operatie van de trail optimaliseren. Dankzij deze flexibiliteit konden teams aangepast worden naarmate de lopers vorderden.

Vrijwilligers behouden en hun betrokkenheid versterken

Vrijwilligers op lange termijn behouden — vooral op sleutelposten zoals bevoorradingen — is een grote uitdaging voor de organisatie van L’Échappée Belle. De “bergposten” zijn erg populair onder vrijwilligers, die er graag overnachten in contact met de lopers.

Voor minder aantrekkelijke taken, zoals het uitladen van leveringen, is het enthousiasme meestal kleiner. Daarom wilden de organisatoren alle vrijwilligers motiveren en verbinden, ongeacht hun rol, en ervoor zorgen dat iedereen zich onderdeel voelde van een groter geheel, zonder hun bijdrage te minimaliseren.

De organisatie maakte optimaal gebruik van WeezCrew om haar vrijwilligersgemeenschap te stimuleren. Via formulieren en aangepaste velden werd waardevolle informatie verzameld, zoals telefoonnummers en e-mailadressen, wat het contact vergemakkelijkte. Dit maakte het mogelijk om met hen in gesprek te gaan en te tonen dat hun inzet werd gewaardeerd. Elke vrijwilliger werd 15 dagen voor het evenement telefonisch gecontacteerd door een lid van het organisatieteam.

Die regelmatige opvolging werd verder ondersteund via e-mailcampagnes gedurende het hele jaar om de betrokkenheid te behouden. In totaal voerden de organisatoren 13 e-mailcampagnes en gerichte communicatie via WeezCrew, waarvan sommige bergactiviteiten voorstelden, om de groepssfeer onder de 650 vrijwilligers — echte ambassadeurs van het evenement — te versterken.

Daarnaast werd WeezCrew ook gebruikt om vrijwilligers te betrekken bij nevenprojecten, zoals het initiatief “Au-delà du Trail“, waarmee de communicatie vlot bleef verlopen en het engagement behouden bleef, zelfs buiten de hoofdeditie van het evenement.

Contacteer ons