Festival Woodstower

Woodstower keerde eind zomer 2022 terug naar Lyon voor vijf dagen en vier avonden vol concerten. Een recordjaar voor de organisatoren, die erin slaagden bijna 43.000 festivalgangers aan te trekken in het idyllische decor van Grand Parc Miribel Jonage. Voor het eerst werkte Weezevent samen met de organisatoren en bood het zijn oplossing aan voor het beheer van vrijwilligers en staff.

Een actieve vrijwilligersgemeenschap

Om dit succes te garanderen, zetten 600 vrijwilligers en 150 personeelsleden zich dagelijks in tijdens de vijf festivaldagen – zowel vooraf, tijdens als erna. Dit alles in een warme en menselijke sfeer.

“Door de jaren heen is het ons gelukt een echte vrijwilligersgemeenschap rond ons festival op te bouwen. Binnen deze groep hebben we een diverse mix van profielen kunnen samenstellen. Elk jaar doen we ons best om hen te verwennen en een hechte vertrouwensband met de teams op te bouwen.”
Maxime Noly, Algemeen Directeur – Festival Woodstower

Functionaliteiten afgestemd op hun behoeften en verwachtingen

Om het beheer van hun vrijwilligers en staff te vereenvoudigen en efficiënter te maken, kozen de organisatoren dit jaar voor de WeezCrew-oplossing. Dit platform leverde hen aanzienlijke tijdsbesparing op bij het beheer en de opvolging van het evenement, dankzij functionaliteiten die perfect aansloten bij hun behoeften en verwachtingen.

“Onze manier van werken raakte verouderd gezien het groeiende aantal actieve vrijwilligers op het hele festival. WeezCrew heeft ons vooral overtuigd door de gestructureerde aanpak en het gebruiksgemak. De intuïtieve indeling van taken en missies maakt het beheer eenvoudig. De slimme matching hielp ons fouten en dubbele boekingen te voorkomen. We hechten veel waarde aan communicatie met onze vrijwilligers, en de mailing- en SMS-module is ideaal voor gerichte en gepersonaliseerde berichten.”
Maxime Noly, Algemeen Directeur – Festival Woodstower

De connectie met Weezevent als troef

Ook de operationele kant, zoals de maaltijdtegoeden, was een groot voordeel voor de organisatoren dankzij de connectiviteit met ons cashless betaalsysteem WeezPay.

“De connectiviteit met Weezevent is voor ons een grote meerwaarde. Het operationele beheer van maaltijden en drankjes via cashless heeft ons werk aanzienlijk vergemakkelijkt. Dankzij de filters in de software wisten we vooraf precies hoeveel maaltijden we per dag moesten bestellen. Vrijwilligers konden hun maaltijd vervolgens eenvoudig ophalen met hun badge. Alles was vooraf geprogrammeerd. De oplossing was volledig afgestemd op onze behoeften en bleef zeer flexibel. Het WeezCrew-team stond altijd klaar om ons te helpen bij vragen. Ik raad deze oplossing ten zeerste aan voor festivalorganisatoren bij hun volgende edities.”
Maxime Noly, Algemeen Directeur – Festival Woodstower

Dankzij de tijdsbesparing in hun beheer konden de organisatoren nog dichter bij hun vrijwilligers staan – van de start van de inschrijvingen tot het bedankbericht bij de afsluiting van het festival.