Of je nu een jonge start-up, een vereniging of een bedrijf bent dat een specifiek evenement wil organiseren (beurs, salon, seminar, sportwedstrijd…), sponsoring is een cruciaal element om je project te financieren. Om de beste partnerschappen te verkrijgen, moet je een professioneel dossier indienen, waaronder een sponsoringaanvraagbrief. Vaak verwaarloosd, kan een goed geschreven brief echter het verschil maken tussen een serieus genomen aanvraag en een genegeerde aanvraag.
Hier zijn enkele tips om je sponsoringaanvraagbrief te schrijven.
Samenvatting
1. Identificeer de juiste ontvanger
Neem de tijd om de relevante bedrijven of organisaties te vinden die geïnteresseerd kunnen zijn in je project.
Vermijd het sturen van sponsoringaanvragen naar bedrijven die niet verbonden zijn aan jouw sector. Om de impact van je brief te vergroten, personaliseer deze op basis van de missie van jouw bedrijf, je evenementen, producten of diensten en het cruciale belang van sponsoring (financiering, marketingdoel, communicatie…).
2. Presenteer je project duidelijk
In je sponsoringaanvraag moet je uitleggen wat je wilt doen, waarom je het wilt (einddoelen) en hoe je het gaat doen (processen, over welke periode, hoeveel mensen betrokken zullen zijn, etc.).
Het is belangrijk om duidelijk en beknopt te zijn, zodat de ontvanger snel het doel van je aanvraag begrijpt. Inderdaad, gezien het aantal aanvragen voor sponsoring, hebben bedrijven meestal weinig tijd om een brief te lezen. Ga recht op je doel af, wees origineel en overtuigend.
3. Toon de toegevoegde waarde van sponsoring
Leg uit hoe sponsoring je kan helpen je doelen te bereiken (of ze nu commercieel, sportief of verenigingsgericht zijn) en welke impact jouw actie zal hebben op de sponsor.
Als je bijvoorbeeld een uitgebreid jaarverslag over hernieuwbare energie wilt maken en dit tijdens een evenement wilt presenteren, kun je duidelijk definiëren hoe de sponsor kan profiteren van de positieve publiciteit ervan, door zijn imago te associëren met milieudoelen.
4. Voer een marktonderzoek uit
Als het mogelijk is, voeg dan gegevens over de doelmarkt en de toekomstige deelnemers van je evenement toe aan je aanvraag. Dit kan helpen om sponsors de relevantie van je project te tonen, de voordelen ervan om hun eigen commerciële doelen te bereiken en een bepaalde geloofwaardigheid en projectie van jouw kant te waarborgen.
5. Doe een financiële aanvraag
Kom direct ter zake en vermeld in de sponsoringaanvraag het bedrag dat je nodig hebt, als het om financiële sponsoring gaat. Als je een materieel of servicepartnerschap overweegt, vermeld dan ook duidelijk je behoeften.
Het wordt verwacht dat je precies aangeeft hoe je het budget, het object of de gevraagde service gaat gebruiken. Vermijd algemene verzoeken en geef specifieke bedragen aan om de sponsor te helpen de relevantie en haalbaarheid van je aanvraag te beoordelen.
6. Bied tegenprestaties aan
Bied voordelen in ruil voor de sponsoring aan. Dit kan extra publiciteit zijn, zichtbaarheid op je communicatiemiddelen, het verbinden van de naam van het bedrijf aan de naam van je evenement, etc. Tegenprestaties kunnen een manier zijn om de sponsor de toegevoegde waarde te tonen die je hen op korte, middellange of lange termijn kunt bieden.
7. Eindig op een positieve noot
Bedank de ontvanger voor zijn tijd en aandacht en verzeker hem van jouw inzet om het project succesvol uit te voeren. Zorg ervoor dat je een duidelijke deadline voor een antwoord geeft en contactinformatie verstrekt om je te bereiken.
8. Controleer de spelling en grammatica
Zorg ervoor dat je sponsoringaanvraagbrief professioneel en vrij van fouten is. Het gebruik van correcte grammatica en een verzorgde presentatie toont de sponsor dat je serieus bent en aandacht besteedt aan de details. Aarzel niet om gebruik te maken van de verschillende online correctietools die tot je beschikking staan.
9. Maak gebruik van ons voorbeeld van een sponsoringaanvraagbrief
Om je verder te helpen, hier is een voorbeeld van een sponsoringaanvraagbrief die je kunt aanpassen aan je aanvraag en project:
Naam, voornaam
Adres
Postcode – Stad
Ontvanger
Adres
Postcode – Stad
Te <…>, op <…>
Onderwerp: Sponsoraanvraag
Geachte heer of mevrouw,
Onze vereniging/bedrijf, wiens doel [specificeer], heeft als project [beschrijving in enkele woorden].
Zoals bij elk project [of evenement], brengt deze activiteit aanzienlijke kosten met zich mee. Daarom zijn we momenteel op zoek naar sponsors om dit project succesvol te realiseren.
In dit kader zoeken we de steun van lokale bedrijven die ons kunnen helpen met [jouw behoeften], hetzij in de vorm van financiële hulp, hetzij materieel.
Natuurlijk is het onze bedoeling uw bedrijf te belichten, uw naam en logo te tonen op onze verschillende communicatiemiddelen en kanalen met betrekking tot dit evenement: T-shirts, goodies, posters, publicaties op sociale media…
We staan tot uw beschikking om ons project in meer detail voor te stellen tijdens een eventueel gesprek, als u dat nodig acht. We hebben ook verschillende informatieve documenten bijgevoegd die u vooraf inzicht kunnen geven.
In afwachting van onze ontmoeting en verdere uitwisseling, verblijf ik met vriendelijke groeten.
[Naam] [Voornaam]
[Naam van het bedrijf of de vereniging]
Enkele argumenten om een sponsor te overtuigen
Om sponsors te overtuigen, is het cruciaal om originele en overtuigende argumenten te presenteren die de uniciteit van je project benadrukken. Hier zijn enkele ideeën:
- Toegang tot exclusieve gegevens: Bied sponsors gedetailleerde inzichten in het gedrag en de voorkeuren van je publiek aan. Door demografische gegevens of marktonderzoeken te delen, laat je zien hoe hun investering gericht en effectief kan zijn.
- Co-gecreëerde content: Bied sponsors de mogelijkheid om samen content (artikelen, video’s, podcasts) te creëren die op jouw kanalen kan worden verspreid. Dit stelt hen in staat om jouw publiek te bereiken en tegelijkertijd hun merkimago te versterken.
- Indringende ervaringen: Bied sponsors de kans om hun producten of diensten te integreren in meeslepende ervaringen tijdens het evenement, zoals interactieve workshops of live demonstraties, waardoor een emotionele connectie met de deelnemers ontstaat.
- Engagement via sociale media: Benadruk initiatieven voor zichtbaarheid op sociale media, zoals uitdagingen of hashtagcampagnes die sponsors betrekken. Dit genereert door gebruikers gegenereerde inhoud en vergroot hun organische bereik.
- Gebruik van impactvolgtools: Garandeer sponsors dat je analysetools zult gebruiken om de impact van hun steun te meten, zoals post-eventenquêtes of sociale media-analysetools, en hen een gedetailleerd rapport over het rendement op investering te geven.
- Langdurige partnerschappen: Benadruk de mogelijkheid om een langdurige relatie op te bouwen, door sponsormogelijkheden voor meerdere evenementen of projecten aan te bieden. Dit toont aan dat je een partnerschap voor ogen hebt dat kan evolueren en samen kan groeien.
- Duurzaamheidsverbintenis: Als je project ecologische initiatieven of duurzame praktijken omvat, benadruk dan hoe de steun van sponsors niet alleen hun imago kan verbeteren, maar hen ook kan helpen zich aan maatschappelijke verantwoordingsdoelstellingen te aligneren.
Samenvattend, om je sponsoringaanvraagbrief te laten slagen, is het belangrijk om de doelstellingen van de sponsor goed te begrijpen, een goed doordacht project voor te stellen en te laten zien hoe sponsoring zowel jouw doelen als die van het aangezochte bedrijf kan helpen bereiken. Zorg er tenslotte voor dat je een duidelijke aanvraag doet en aantrekkelijke tegenprestaties presenteert om de sponsor te verleiden je project te steunen.
Ongeacht het evenement dat je plant, staat Weezevent aan je zijde om je oplossingen voor ticketverkoop en online inschrijvingen te bieden. Je kunt je aanbod ook aanvullen met eenvoudig te implementeren tools zoals toegangscontrole, cashless betalingen en e-mail oplossingen.
