Rommelmarkten – ook wel snuffelmarkt genoemd – kunnen lastig te plannen en te organiseren zijn. Tussen het kiezen van de locatie, het bepalen van de indeling, de communicatie van het evenement en uiteraard het verkrijgen van de benodigde goedkeuringen van de gemeente, zijn er veel zaken om rekening mee te houden.
Als zo’n evenement maanden van tevoren wordt georganiseerd, helpen we je met de belangrijkste elementen die je niet mag vergeten:
Samenvatting
1. Kies een locatie
Je hebt de mogelijkheid om je rommelmarkt te organiseren in de stad of het dorp van jouw keuze. Kies echter een locatie die gewend is om publiek te ontvangen, of die regelmatig brocantes organiseert.
Je kunt je rommelmarkt ook organiseren in een feestzaal, een sporthal, een groenvoorziening of gewoon op een openbare plek. In dat geval is het onmogelijk om het weer maanden van tevoren te voorspellen, maar je kunt wel bescherming (tenten, zeilen) inplannen voor de dagen voorafgaand aan het evenement.
2. Informeer de gemeente over je rommelmarkt
Er zijn enkele vergunningen nodig om een rommelmarkt in een stad of dorp te organiseren.
Je moet eerst een verkoopverklaring indienen bij de gemeente. Deze verklaring kan je persoonlijk overhandigen aan de gemeente in ruil voor een ontvangstbewijs, of je kunt het per aangetekende brief versturen. Deze stap moet worden uitgevoerd, anders riskeer je een boete van 15.000 €.
Daarnaast moet je waarschijnlijk een aanvraag (tijdelijke bezetting van de openbare ruimte) indienen bij de gemeente en online betalen.
3. Organiseer en nummer de locaties van je rommelmarkt per sectie
Nu je de locatie van je rommelmarkt hebt gekozen en de benodigde vergunningen hebt ontvangen, kun je beginnen met het plannen van de indeling van het evenement.
Voordat je begint met interactie en het toewijzen van ruimte aan de verkopers, moet je deze twee zaken zeker regelen:
- Het opdelen en nummeren van de locaties (A, B, C of 1, 2, 3…)
- De locatie van de stands en andere diensten die je nodig hebt op de locatie (foodtruck, ticketverkoop, animatiestands…)
4. Plaats de bijkomende diensten
Een rommelmarkt vraagt, zoals elk evenement, om een grondige voorbereiding en een goede organisatie.
Denk na over de locatie van de verschillende diensten die tijdens je rommelmarkt worden aangeboden, zoals het informatiepunt, de ontvangst bij de parkeerplaats en de nooddiensten.
Denk ook na over de locatie van andere deelnemers aan je rommelmarkt:
- Waar komen de drankautomaten en de eetstands te staan?
- Waar komt het podium van de gastheer?
- Zet je een informatiepunt op?
- Waar zou de noodtent het handigst staan?
- Zet je een kinderanimatiestand op?
- Hoe kun je alles zo organiseren dat bezoekers zich gemakkelijk kunnen verplaatsen zonder belemmeringen?
- Enzovoorts.
5. Plan de eet- en drankvoorzieningen
Plan van tevoren de verschillende soorten eten die worden aangeboden, zodat iedereen iets naar zijn of haar zin kan vinden: barbecue, vegetarische alternatieven, frieten, hotdogs, suikerspinnen, snoep, chips, bier, enzovoorts.
Eet- en drinkstands zijn ook essentieel voor het genereren van inkomsten en het dekken van je totale kosten na de rommelmarkt. Neem daarom de tijd om je stands en leveranciers goed te kiezen, te reserveren en te plannen. Bied daarnaast een cashless betaalsysteem aan om je operaties te vergemakkelijken, evenals de kasbeheer vóór en na de rommelmarkt.
6. Voorzie het juiste materiaal
Hoewel het moeilijk is om het aantal deelnemers aan je rommelmarkt te voorspellen, is het essentieel om het benodigde materiaal goed voor te bereiden: banken, tafels, luidsprekers, ladders, tenten…
Als je een OTEP-aanvraag doet en je hebt geen materiaal zoals tafels of stoelen, neem dan contact op met de gemeente, zij kunnen je wellicht helpen met het benodigde materiaal.
7. Voorzie schoonmaakdiensten
Vergeet niet om afvalbakken neer te zetten voor jouw afval en dat van de verkopers (bar, eetstand, enzovoorts).
Je kunt ook de gemeente bellen om te vragen of er schoonmaakploegen beschikbaar zijn op de dag van je rommelmarkt om de ruimte aan het einde van de dag schoon te maken.
Dit kan een hogere kostenpost zijn, maar het bespaart je vaak een hoop kostbare tijd.
8. Vergeet niet om animaties te organiseren
Wat zou een rommelmarkt zijn zonder een goede sfeer met animaties en vermaak voor zowel volwassenen als kinderen? Voorzie hiervoor stands, een DJ, luchtkussens, entertainers, tombola, loterij en nog veel meer! Zorg ervoor dat iedereen zich welkom voelt.
9. Let op de veiligheid
Veiligheid is, zoals bij elke organisatie van een evenement, een centraal punt dat je niet mag vergeten.
Dit kun je prima met de gemeente afstemmen om politie, gendarmerie of gemeentepersoneel in te schakelen voor je rommelmarkt. Het uiteindelijke doel is om een evenement veilig te organiseren, zowel voor de deelnemers als voor de verkopers.
10. Bied een online inschrijfsysteem voor verkopers aan
Het gebruik van een online inschrijfsysteem voor je rommelmarkt is een effectieve manier om de deelnemers en verkopers gemakkelijk te beheren. Door de inschrijvingen te automatiseren, bespaar je kostbare tijd voor administratieve taken, en bied je een grotere toegankelijkheid: deelnemers kunnen zich op elk moment en vanaf elke locatie inschrijven, waardoor het aantal reserveringen toeneemt.
Dankzij een gecentraliseerd beheer worden alle gegevens van de ingeschreven deelnemers verzameld in één dashboard, wat het volgen en communiceren vergemakkelijkt, bijvoorbeeld via automatische bevestigingsmails en herinneringen. Real-time statistieken helpen je om je strategie bij te stellen. Bovendien waarderen verkopers de flexibiliteit die dit biedt, omdat ze niet constant de gemeente of organisatoren hoeven te contacteren, wat hun ervaring vereenvoudigt.
Waarom een online inschrijfsysteem voor je rommelmarkt gebruiken?
Het organiseren van een rommelmarkt kan een echte uitdaging zijn, vooral als het gaat om het beheren van de inschrijvingen en deelnemers. Het gebruik van een online inschrijfsysteem kan deze taak aanzienlijk vereenvoudigen.
Voordelen van een digitale oplossing voor je evenement:
- Tijdbesparing: Door het inschrijfproces te automatiseren, kun je de tijd die aan administratieve taken wordt besteed aanzienlijk verkorten.
- Toegankelijkheid: Deelnemers kunnen zich eenvoudig inschrijven, waar ze zich ook bevinden, wat leidt tot meer inschrijvingen.
- Gecentraliseerd beheer: Alle informatie van deelnemers wordt gebundeld in één dashboard, waardoor het volgen en communiceren eenvoudiger wordt.
- Vereenvoudigde communicatie: Je kunt automatische bevestigings- en herinneringsmails versturen, zodat ingeschreven deelnemers het evenement niet vergeten.
- Statistieken en rapporten: Je hebt real-time toegang tot gegevens over inschrijvingen, zodat je je strategie kunt bijstellen en je rommelmarkt beter kunt plannen.
Beheer je inschrijvingen online en organiseer je rommelmarkt met Weezevent!
