Het organiseren van een manifestatie op de openbare weg vraagt om een zorgvuldige voorbereiding om de veiligheid van de deelnemers en de publieke ruimte te waarborgen, en om ervoor te zorgen dat de manifestatie legaal verloopt. Het voordeel van een evenement op de openbare weg is dat je een groot publiek kunt aantrekken zonder rekening te moeten houden met de huurkosten van een locatie.
In dit artikel leggen we de stappen uit die nodig zijn om een manifestatie op de openbare weg te organiseren volgens de geldende wetgeving.
Samenvatting
1. De verschillende soorten manifestaties
Manifestaties op de openbare weg kunnen verschillende vormen aannemen, afhankelijk van hun doel en organisatie.
- Politieke manifestaties: Dit zijn bijeenkomsten georganiseerd door groepen of politieke partijen om hun mening te uiten over politieke of sociale kwesties. Deze manifestaties kunnen bestaan uit marsen, bijeenkomsten op openbare pleinen, sit-ins…
- Associatieve manifestaties: Deze worden georganiseerd door verenigingen met als doel hun ideeën of doelen te promoten. Het kunnen marsen, bijeenkomsten, festivals of culturele evenementen zijn.
- Sportmanifestaties: Sportclubs of verenigingen organiseren dit type evenement om sport te promoten en sportbeoefening aan te moedigen. Sportmanifestaties kunnen bestaan uit hardloopwedstrijden, marathons, toernooien, wedstrijden of competities.
- Culturele manifestaties: Deze zetten cultuur en kunst in de kijker. Ze kunnen festivals, concerten, tentoonstellingen, optredens of literaire evenementen omvatten.
Deze manifestaties moeten voldoen aan de geldende wet- en regelgeving, en de organisatie moet de veiligheid van alle deelnemers en toeschouwers garanderen.
2. De vereiste vergunningen voor het organiseren van een manifestatie op de openbare weg
Elke manifestatie die op de openbare weg plaatsvindt, moet worden aangegeven. In België en Nederland moet je afhankelijk van de gemeente of stad waar de manifestatie plaatsvindt, een aanvraag indienen bij het gemeentebestuur of het lokale politiebureau.
In België:
Je dient een aanvraag in bij de stad of gemeente, meestal minstens 15 werkdagen op voorhand. Je moet o.a. vermelden:
- De aard en het doel van de manifestatie
- Datum, begin- en einduur
- Locatie en eventueel het parcours
- Verwacht aantal deelnemers
- Geplande veiligheidsmaatregelen
- Gegevens van de organisator
De burgemeester kan extra voorwaarden opleggen of de aanvraag weigeren indien de openbare orde of veiligheid in het gedrang komt.
In Nederland:
Voor een manifestatie zoals een demonstratie, optocht of toespraak op de openbare weg, geldt de Wet openbare manifestaties (Wom). Je moet je manifestatie minstens 48 uur van tevoren melden bij de gemeente. De burgemeester kan voorschriften verbinden aan de manifestatie, bijvoorbeeld over tijdstip, locatie of route. Verbod kan enkel in uitzonderlijke gevallen, zoals risico op wanordelijkheden of bedreiging van de volksgezondheid.
Zodra je toestemming hebt gekregen, moet je de regels en voorwaarden strikt naleven. Bij een betoging of optocht moet je ook het traject op voorhand goedkeuren met de autoriteiten.
Het is dus sterk aanbevolen om zo vroeg mogelijk contact op te nemen met de bevoegde instantie om alle details en voorwaarden te bespreken voor het organiseren van een manifestatie op de openbare weg.
3. De locatie van de manifestatie bepalen
Het is essentieel om een geschikte locatie te kiezen voor je manifestatie, rekening houdend met de grootte van het evenement, het aantal deelnemers, de bereikbaarheid en de veiligheid. Zoals eerder vermeld, moet je voor de gekozen locatie toestemming aanvragen bij de bevoegde instantie. Die vergunning kan ook specifieke voorwaarden bevatten over de inrichting van de locatie.
Zodra de locatie is goedgekeurd, is het belangrijk om het terrein logisch in te delen op basis van het type manifestatie. Bijvoorbeeld:
- Bij een sportmanifestatie kan het nodig zijn om specifieke zones op te bouwen zoals wedstrijdzones, tribunes, enz.
- Bij een verenigingsmanifestatie moet je rekening houden met standen, infopunten of ontmoetingsruimtes.
Naast de locatie moet je ook een geschikte datum kiezen voor de deelnemers die geen hinder veroorzaakt voor het verkeer of de economische activiteiten in de buurt. Zodra de planning rond is en de nodige voorzieningen getroffen zijn, kan je de inrichting van de locatie starten, met inachtneming van alle veiligheidsvoorschriften.
4. Veiligheid tijdens de manifestatie
Zowel vóór als tijdens de manifestatie moet je zorgen voor de veiligheid van alle deelnemers en toeschouwers. Dit kan het plaatsen van nadarhekken inhouden, maar ook de aanwezigheid van professionele beveiliging en toezicht.
Werk hiervoor nauw samen met de lokale autoriteiten zoals de politie, brandweer en medische hulpdiensten om een veilig verloop te garanderen.
Voorzie ook:
- Beveiligingsmedewerkers met ervaring
- Een EHBO-post met gekwalificeerd medisch personeel
- Een duidelijk evacuatieplan bij noodgevallen dat vlot te communiceren is
De veiligheidsmaatregelen moeten uiteraard afgestemd worden op de aard en omvang van de manifestatie.
5. Promotie van je manifestatie
Goede communicatie is onmisbaar om je manifestatie op de openbare weg tot een succes te maken. Denk bijvoorbeeld aan:
- Sociale media: Maak een evenement aan op Facebook, Instagram of LinkedIn en deel er alle praktische info. Gebruik visuals en regelmatige updates om mensen betrokken te houden.
- Affiches en flyers: Verspreid deze op drukbezochte plekken zoals bushaltes, bibliotheken, winkels en gemeenschapscentra.
Daarnaast kan het interessant zijn om sponsors aan te trekken. Afhankelijk van het soort manifestatie kunnen zij bereid zijn om te investeren in ruil voor zichtbaarheid. Denk aan lokale handelaars, sportmerken, culturele partners of maatschappelijke organisaties.
Om zoveel mogelijk mensen te bereiken, begin je best al enkele weken op voorhand met je communicatiecampagne. Geef duidelijke info over datum, tijd, locatie, doel van de manifestatie en eventuele bijzonderheden zoals sprekers of muziekacts.
Weezevent helpt je bij het organiseren van je manifestatie met online tools zoals: registratie- en ticketsystemen, toegangsbeheer en CRM-oplossingen.
