Om een festival te organiseren, net zoals elk ander evenement, is het noodzakelijk om een budget te voorzien. Het vroegtijdig plannen en nauwkeurig beheren van dit budget stelt je in staat een evenement te organiseren dat voldoet aan jouw verwachtingen en die van de deelnemers.
De kosten voor dit soort evenementen kunnen snel oplopen! Om te voorkomen dat je op je eigen middelen moet terugvallen, is het belangrijk om ruim van tevoren aandacht te besteden aan de financiering van je festival.
Met het lezen van dit artikel kun je verschillende financieringsmogelijkheden verkennen en ontdekken welke het beste bij jouw project en ambities passen.
Samenvatting
1. Sponsoring en partnerschappen
Afhankelijk van het type evenement dat je organiseert, de locatie en het publiek, kun je organisaties aantrekken die je financieel of materieel willen ondersteunen.
Bereid een presentatie voor van je festival, waarin je de voordelen benadrukt van het zijn van jouw sponsor, en stuur deze naar merken, bedrijven en instellingen.
Tip: Gebruik onze adviezen en het sponsormodel om je aanvragen op te stellen en aandacht te trekken voor je evenement!
Of de ontvangen hulp nu in geld (financieel), in natura (materieel) of in kennis is, het zal altijd evenredig zijn aan de waarde die jouw partnerschap hen biedt. Je hebt er dus alle belang bij om het aantrekkelijk te maken!
“Het ontvangen van hulp via partnerschappen stelt ons in staat om nog mooiere en grotere dingen te doen.” – Julien Gaona, medeorganisator van Positiv Festival
Zodra je meerdere contracten hebt afgesloten, waarom zou je je partners niet samenbrengen voor een gezellig evenement om hen te bedanken voor hun betrokkenheid? Je kunt ook overwegen hen een speciale VIP-ruimte aan te bieden tijdens het evenement.
Volgens Arnaud Lavergne, Hoofd Partnerschappen van We Love Green, gaat het bij partnerschappen om “een vertrouwensrelatie”. Het doel is om je partners te behouden, zodat de onderhandelde afspraken jaar na jaar vernieuwd worden.
2. Mecenaat en subsidies
Als jouw evenement een artistieke insteek heeft, kunnen bedrijven geïnteresseerd zijn om je te ondersteunen als mecenas. Zoek uit welke bedrijven dit soort steun verlenen aan festivals die vergelijkbaar zijn met die van jou, en stel hen jouw project voor.
Het is waarschijnlijk dat de overheid van jouw land verschillende fondsen aanbiedt om initiatieven ten behoeve van burgers te subsidiëren, dus aarzel niet om de nodige stappen te ondernemen om deze te verkrijgen.
3. Exploitatierechten
Veel festivalorganisatoren bieden externe aanbieders de mogelijkheid om hun diensten aan te bieden tijdens het evenement. Dit kan variëren van eetkraampjes (foodtrucks), diensten (make-up, tijdelijke tatoeages, enz.) tot de verkoop van diverse producten.
Onderzoek de mogelijkheid om exploitatierechten (toegangskosten, concessie) te vragen aan professionals die willen deelnemen aan je evenement en hier baat bij zullen hebben. Restaurateurs, handelaren, ambachtslieden… Velen van hen kunnen geïnteresseerd zijn om tijdens je festival hun diensten of producten aan te bieden aan je deelnemers.
4. Donaties en crowdfunding
Doe een beroep op individuele vrijgevigheid en investeerders om extra fondsen te werven voor de organisatie van je festival.
Vergeet donaties niet in je financieringsstrategie! Je kunt rechtstreeks je netwerk aanspreken of je project presenteren op het crowdfundingplatform van je keuze.
5. Ticketverkoop
Om een deel van je festival te financieren en de organisatie mogelijk te maken, kun je deelname aan het festival betalend maken!
Door gebruik te maken van een online ticketsysteem kun je eenvoudig de inschrijvingen voor je evenement beheren. Naast het feit dat je de verkoop op elk moment kunt volgen (en dus het totale aantal deelnemers kunt inschatten), kun je door het gebruik van een online ticketservice al inkomsten genereren nog voordat het festival begint.
Tip: Weezevent stort je ticketverkoopinkomsten om de 15 dagen, zodat je het ontvangen geld kunt herinvesteren in andere uitgavenposten!
Om meer tickets te verkopen, kun je overwegen een gelaagde verkoopstrategie te implementeren (early bird-tickets) en aantrekkelijke promoties aan te bieden.
6. Uitgaven ter plaatse
Alle hierboven genoemde financieringsmogelijkheden stellen je in staat om inkomsten te genereren voordat het festival plaatsvindt. Maar natuurlijk moet je ook rekening houden met de verwachte uitgaven van je festivalbezoekers. Het is gebruikelijk om producten en consumptiegoederen tegen betaling aan te bieden, zoals eten en drinken, merchandising, exclusieve activiteiten, enz., waarmee je extra inkomsten kunt genereren.
Tip: Cashless is een technologie die bijzonder geschikt is voor het beheren van geldstromen op een festival. We raden je aan om de voordelen ervan te onderzoeken en, met de deskundige hulp van een aanbieder zoals Weezevent, te bepalen of het gebruik ervan relevant is voor jouw evenement.
Waarom een “cashless” festival organiseren?
“Elke keer dat ik over cashless praat, geef ik altijd hetzelfde voorbeeld: als ik 3 biertjes, 2 Cola’s, 1 Fanta wil, en ik geef je 2 glazen terug, hoeveel ben ik je dan verschuldigd? Snel, er staan nog mensen achter me! Niemand heeft me ooit een antwoord kunnen geven… Vandaag is die vraag niet meer van belang, het apparaat doet het werk. Voor ons heeft cashless vooral het werk van vrijwilligers vereenvoudigd en het aantal fouten verminderd.” – Jérôme Tréhorel, Directeur van het festival Vieilles Charrues
Zoals we hebben gezien, zijn er veel opties om de financiering van je festival te overwegen. Wil je meer lezen over het organiseren van een festival? Of eerder over hoe te kleden op een festival! Ontdek ons artikel “Een festival organiseren in 7 stappen”.
Wil je nog verder gaan? Download gratis “De praktische gids voor de festivalorganisator“, een gratis whitepaper boordevol nuttige informatie om je te begeleiden bij alle stappen van je festival.
