Het terrein is leeg. Je hebt het laatste gehuurde materiaal teruggebracht en je mag trots zijn: je eerste festival zit erop.
Voordat je van je welverdiende rust gaat genieten, zijn er enkele zaken die niet kunnen wachten. Met een paar weken werk maak je van je eerste editie de basis voor je tweede editie. Elk festival is anders, dus gebruik deze checklist als uitgangspunt.
De eerste dagen na je festival
☐ Regel je cashless terugbetalingen voordat je bezoekers mailt.
Kies voor automatische terugbetalingen of terugbetalingen op aanvraag en stel een deadline vast. Bij een terugbetaling op aanvraag kun je bezoekers eerst een alternatief aanbieden: gebruik het resterende saldo voor een ticket voor volgend jaar, koop nog een laatste merchandiseartikel of doneer het bedrag aan een goed doel. Zorg dat de terugbetaling met één klik geregeld kan worden. Zo blijft het aanbod een keuze en wordt het geen hindernis.
☐ Stuur één bedankmail met drie doelen.
Bedank je bezoekers, deel de link en deadline voor terugbetalingen en voeg eventueel een link toe naar earlybirdtickets of de voorregistratie voor volgend jaar. Maak twee versies. Bezoekers krijgen de informatie over terugbetalingen. Mensen die niet zijn komen opdagen, krijgen een ‘we hebben je gemist’-bericht met een link naar de voorregistratie. Voeg ook voor hen de terugbetalingsinformatie toe als ze online tegoed hebben opgeladen dat ze niet hebben gebruikt.
☐ Herhaal de deadline voor terugbetalingen op al je kanalen.
Deel die op sociale media en op je evenementpagina en stuur enkele dagen voor de deadline een herinneringsmail. Elk saldo dat op tijd wordt terugbetaald of omgezet in een ticket, bespaart je later een extra vraag aan je klantendienst.
☐ Pas je evenementpagina aan naar ‘tot volgend jaar’.
Sluit de ticketverkoop, voeg een formulier voor voorregistratie of een wachtlijst toe en deel de nieuwe data zodra ze vastliggen.
☐ Deel je foto’s en aftermovie en tag je artiesten en partners.
Na een week of twee neemt het enthousiasme af. Benut het dus zolang het er is.
☐ Stuur een korte enquête.
Verstuur een tevredenheidsenquête met maximaal 5 vragen. Sluit af met ‘Kom je volgend jaar terug?’ en ‘Wat zou je overtuigen om een vriend mee te brengen?’ Het antwoord op de eerste vraag geeft je een eerste indicatie van de vraag voor volgend jaar.
Bouw aan je tweede editie
Met Weezevent vind je elk verkocht ticket, elke scan aan de ingang of op het terrein en elke cashlessbetaling van je eerste editie terug in je rapporten. Zo plan je de volgende editie op basis van wat er echt is gebeurd, in plaats van op indrukken of schattingen. Elk cijfer hieronder helpt je een concrete beslissing te nemen.
Ticketverkoop
☐ Je verkoopcurve per prijscategorie.
Welke verkoopfase was snel uitverkocht, waar viel de verkoop stil en welk aandeel van je tickets werd pas in de laatste week verkocht? Gebruik die inzichten om de timing en prijsstappen voor volgend jaar te bepalen.
☐ Je verkoop per kanaal.
Gebruik je attributiegegevens, trackinglinks en promocodes om te zien welke kanalen daadwerkelijk tickets opleverden en hoeveel je per verkocht ticket aan marketing uitgaf. Zet volgend jaar vooral in op de kanalen met de laagste kost per verkocht ticket, in plaats van op de kanalen met de meeste klikken.
☐ De woonplaats van je kopers.
Postcodes laten zien uit welke regio’s je bezoekers echt komen. Zo weet je waar je moet adverteren en of het zinvol is om shuttlebussen in te zetten.
☐ Je tickettypes en het aantal tickets per bestelling.
Was een bepaald tickettype snel uitverkocht? Verhoog dan het beschikbare aantal of de prijs. Kopen mensen vaak samen? Bied dan een groepsticket aan.
☐ Je wachtlijst.
Het aantal inschrijvingen laat zien hoeveel vraag je niet kon opvangen. Dat is een sterk argument om je capaciteit uit te breiden.
Toegangscontrole
☐ Het percentage bezoekers dat niet komt opdagen.
Vergelijk het aantal verkochte tickets met het aantal gescande tickets. Zo kun je inschatten hoeveel extra tickets je verantwoord kunt verkopen en krijg je een reëel bezoekersaantal om je personeel en voorraad op af te stemmen.
☐ De aankomsttijden van je bezoekers.
Wanneer kwamen mensen daadwerkelijk aan? Stem de eerste act, de openingstijden van je bars en de shifts van je beveiliging daarop af. Kwamen de meeste bezoekers later? Geef ze dan een reden om eerder te komen, zoals een happy hour bij de bar of een populaire act vroeg in de line-up. Vergelijk volgend jaar de aankomsttijden van beide edities om te zien of het gewerkt heeft.
☐ Het aantal binnenkomende bezoekers per toegangslijn tijdens het piekuur.
Zoek in je rapport over toegangscontrole het drukste uur op en deel het aantal binnenkomende bezoekers door het aantal toegangslijnen. Dat is de doorstroom waarvoor je volgend jaar personeel moet voorzien. Plan op basis van het piekuur, niet op basis van het dagelijkse gemiddelde.
☐ Uitgegeven tegenover gebruikte accreditaties.
Vergelijk de accreditaties die je hebt uitgegeven aan crew, vrijwilligers, pers en artiesten met de accreditaties die daadwerkelijk zijn gescand. Ook ongebruikte accreditaties brengen kosten met zich mee voor polsbandjes, catering en briefings. Baseer de aantallen voor volgend jaar dus op het werkelijke gebruik.
Betalingen op locatie
☐ Reken af met je eet- en drankuitbaters.
Betaal elke uitbater op basis van de omzet per stand, na aftrek van de afgesproken commissie. Uitbaters met een eigen Weezevent-login kunnen hun verkoop tijdens het festival live volgen. Voor hen is dit dus een laatste controle.
☐ De omzet per verkooppunt.
Vergelijk je bars en eetstanden: welke verkochten het meest en waar bleef het rustig? Een stand met weinig verkoop staat vaak op de verkeerde plek of heeft een aanbod dat niet aanslaat. Verplaats die stand, voeg hem samen met een andere of pas het menu aan.
☐ Het verloop van je transacties per verkooppunt.
Bekijk hoe het aantal bestellingen gedurende de dag evolueert, naast de totale omzetcijfers. Valt de verkoop bij één stand stil terwijl de andere blijven draaien, of zie je een dip terwijl het terrein vol staat? Dan kan dat wijzen op een wachtrij, een voorraadtekort, te weinig personeel of een technisch probleem. Zoek uit wat er speelde en pak het aan voor volgend jaar.
☐ De verkoop per productcategorie.
Bekijk hoe je omzet verdeeld is over drank, eten en merchandise. Verdeel de drankverkoop verder op in bier, cocktails, wijn, frisdrank, alcoholvrije alternatieven en andere categorieën. Die verdeling is je vertrekpunt. Volgend jaar zie je precies welk effect de aanpassingen aan je aanbod hebben gehad.
☐ Je best en minst verkochte producten.
Welke producten raakten op en wanneer? Wat bleef liggen? Kon het aanbod aan frisdrank en alcoholvrije alternatieven de vraag aan? Gebruik die inzichten om je menu en voorraadbestellingen voor volgend jaar te bepalen.
☐ De uitgaven per bezoeker.
Noteer dit bedrag als referentiepunt, niet als doelstelling. Door van editie tot editie te volgen, zie je of bezoekers bij een uitgebreider menu of nieuwe producten daadwerkelijk meer uitgeven.
☐ Online opladen versus opladen op locatie.
Bekijk hoeveel tegoed online of via de smartphone werd opgeladen en hoeveel aan je oplaadpunten op het terrein. Werd het meeste tegoed ter plaatse opgeladen? Moedig bezoekers volgend jaar aan om dat vooraf te doen. Zo verkort je de wachtrijen op het terrein. Het is een van de eenvoudigste manieren om je cashless-systeem te verbeteren.
☐ Ingeleverde herbruikbare bekers.
Vergelijk de aangerekende waarborg met de terugbetaalde waarborg. Het verschil laat zien hoeveel bekers niet zijn teruggebracht. Gebruik dat om je waarborgbedrag en je bestelling voor volgend jaar te bepalen.
Financiën en publiek
☐ Vergelijk je uitbetalingen met je budget.
Leg de uitbetalingen uit je ticketverkoop en cashlessbetalingen naast je oorspronkelijke budget. Zo krijg je zicht op je uiteindelijke winst of verlies en heb je een basis voor het budget van volgend jaar.
☐ Deel je publiek op in je CRM.
Maak segmenten voor vroege kopers, lastminutekopers, mensen die niet opdagen, grote besteders, bezoekers uit de buurt en bezoekers van verder weg. Je cashless data laten zien wie het meest uitgeeft. Stem je boodschap en het moment waarop je earlybirdtickets aanbiedt af op elk segment.
Na het drukste weekend van het jaar is het verleidelijk om je laptop dicht te klappen en uit te rusten. Doe dat ook. Maar in de eerste 30 dagen na je evenement zijn je gegevens nog vers en is je publiek het meest betrokken. Een goede afronding is de eerste taak voor je volgende editie, niet de laatste van deze.
Alles in deze checklist kun je met Weezevent regelen. Ticketverkoop, toegangscontrole, cashless en CRM werken samen. Daardoor staan je verkopen, scans en betalingen al in je rapporten zodra het festival eindigt. Je staat er bovendien niet alleen voor: ons supportteam helpt je je cijfers terug te vinden, je terugbetalingen in te stellen en je volgende editie voor te bereiden.
