Of je nu een virtueel evenement of een fysiek evenement organiseert, een duidelijk communicatieplan tussen jouw team, partners en publiek kan het verschil maken om van jouw evenement een succes te maken. Een goed doordacht evenement communicatieplan bevat een gedetailleerde tijdlijn van wanneer, waar en wat je met je deelnemers moet communiceren.
Hieronder geven we je enkele tips om een compleet evenement communicatieplan op te stellen!
Samenvatting
1. Wat is een evenementcommunicatieplan?
Een communicatieplan voor evenementen helpt je jouw strategie op te stellen om een evenement te promoten en het succes ervan te waarborgen. Het dekt ook al je interne communicatie om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van belangrijke aankondigingen binnen je organisatie en dat het evenement soepel verloopt.
Een goed evenement communicatieplan zal jouw strategie in detail beschrijven en ten minste drie belangrijke doelen bereiken:
- Enthousiasme en naamsbekendheid creëren rondom het evenement.
- Het publiek en je prospects betrekken voor, tijdens en na het evenement.
- De planning van het evenement vergemakkelijken en een goede communicatie tussen alle betrokkenen mogelijk maken.
2. De stappen voor een succesvol communicatieplan:
Stel je communicatiedoelen vast
Het identificeren van je communicatiedoelen is de eerste stap in het maken van een communicatieplan voor je evenement.
- Wil je meer deelnemers aantrekken?
- Wil je dat je evenement wordt erkend in je vakgebied?
- Wil je specifieke sponsors aantrekken?
- Of wil je misschien gewoon de datum en locatie van je evenement communiceren?
Het is essentieel om duidelijke doelen voor je communicatieplan te hebben. Dit stelt je in staat de beste communicatiekanalen te kiezen om je doelen te bereiken. Bijvoorbeeld, als je meer deelnemers wilt aantrekken, moet je misschien investeren in promotie van je evenement. Denk ook na over het benaderen van bedrijven en organisaties die goed passen bij jouw evenement en die mogelijk geïnteresseerd zijn in sponsoring.
Identificeer je doelgroep
Je moet bepalen wie je wilt bereiken met je communicatie.
- Heb je een specifieke doelgroep voor je evenement?
- Wat zijn de kenmerken (leeftijd, geslacht, beroep, interesses, etc.) van deze doelgroep?
Je kunt deze informatie gebruiken om je boodschap aan te passen en de meest geschikte communicatiekanalen te kiezen om je doelgroep te bereiken. Om een publiek te analyseren en te begrijpen, kun je bijvoorbeeld eerdere evenementen en de doelgroepen die zij bereikten bekijken. CRM-tools kunnen hierbij ook van pas komen.
Wanneer je je doelgroep hebt bepaald, pas je je communicatie aan om deze kenmerken te weerspiegelen. Gebruik bijvoorbeeld informelere taal en sociale media als je doelgroep uit jonge profielen bestaat.
Stel een voorlopige begroting op
Je moet eerst bepalen hoeveel je kunt uitgeven aan je communicatieplan voordat je kiest welke kanalen je gaat gebruiken.
Je doelgroep en communicatiedoelen bepalen je totale begroting, waarna je een gedeelte van deze begroting kunt toewijzen aan communicatie en de verschillende kostenposten. Bijvoorbeeld, als je een breed publiek wilt bereiken, moet je wellicht investeren in communicatie via billboards of online advertenties. Als je doelgroep kleiner is, kun je meer gerichte kanalen gebruiken, zoals e-mail of sociale media.
Het is belangrijk om je begroting aan het begin van je communicatieplan vast te stellen om onnodige uitgaven te voorkomen en ervoor te zorgen dat je de benodigde middelen hebt.
Kies de juiste communicatiekanalen
Online advertenties, billboards, e-mailcampagnes, sociale media, public relations, samenwerkingen, traditionele media (tv, radio, kranten) en promotionele evenementen zijn slechts enkele voorbeelden van communicatiekanalen.
Het is essentieel om de kanalen te kiezen die het meest nuttig en relevant zijn voor je doelgroep. Overweeg het gebruik van meer traditionele kanalen, zoals kranten of radio, als je bijvoorbeeld een ouder publiek wilt aantrekken dat minder actief is op sociale media.
Stel een communicatiekalender op
Een communicatiekalender helpt je de vele onderdelen van je communicatieplan te organiseren, van het lanceren van de campagne tot de evenementdatum en de communicatie na het evenement.
Je communicatiekalender moet belangrijke data bevatten zoals:
- De lanceringsdatum van de campagne
- Data voor het publiceren van de verschillende communicatie-uitingen
- Data voor promotionele evenementen
- De datum van het evenement zelf
- Vooruitzichten voor de post-evenementcampagne
Schrijf je communicatiemessage
Je boodschap moet duidelijk en gemakkelijk te begrijpen zijn voor je doelgroep. Deze moet ook consistent zijn met je communicatiedoelen en je evenement.
De communicatiedoelen die je aan het begin van je plan hebt opgesteld, kunnen als leidraad dienen voor het opstellen van je boodschap. Bijvoorbeeld, als je meer deelnemers wilt aantrekken, moet je boodschap de voordelen van deelname aan je evenement benadrukken.
Maak een public relations-strategie
Je kunt public relations gebruiken om contact te leggen met de media en influencers om je evenement te promoten.
Identificeer de journalisten en influencers die waarschijnlijk geïnteresseerd zijn in je evenement. Je kunt ze een interview aanbieden of een persbericht sturen om ze op de hoogte te brengen van je evenement.
Meet de effectiviteit van je communicatieplan
Deze stap helpt je te bepalen of je communicatiestrategie de gestelde doelen heeft bereikt en wat er goed werkte en wat verbeterd kan worden voor toekomstige evenementen.
Je kunt prestatie-indicatoren zoals het aantal bezoekers, deelnemers, conversieratio’s, interacties op sociale media, etc. gebruiken om het succes van je communicatieplan te evalueren.
3. De verschillende fasen van een evenement:
Een effectief evenementcommunicatieplan moet voorzieningen treffen voor de drie hoofdfases van een evenement: voor, tijdens en na.
Voor het evenement
De periode tussen het moment waarop je het idee voor het evenement hebt en het moment waarop het evenement begint, is cruciaal voor het succes. Daarom moet je communicatieplan snel de volgende elementen bepalen:
- De namen van de presentatoren, sprekers
- Het bepalen van je doelgroep
- Het evenementprogramma
- De communicatiekanalen
Wanneer je deze informatie hebt, kun je beginnen met het implementeren van je pre-evenement communicatie strategie. Hier zijn enkele ideeën voor deze fase:
- Creëer enthousiasme voor het evenement (aankondigingen, teasers, etc.).
- Stuur formele uitnodigingen om je publiek te laten weten hoe belangrijk je evenement is.
- Stuur herinneringen met relevante informatie en ter promotie van het evenement.
Tijdens het evenement
Je moet zorgen voor een transparant communicatieplan betreffende het evenementprogramma. Dit betekent dat alle teamleden hun rol van tevoren kennen en weten wat ze op regelmatige tijdstippen moeten doen. Hiervoor kun je:
- Een welkomstmail sturen om samen te vatten wat de deelnemers van het evenement kunnen verwachten.
- Belangrijke hoogtepunten delen, zodat deelnemers niets missen. Gebruik specifieke hashtags om deze te verspreiden als onderdeel van je sociale mediastrategie, of toon ze op schermen op de evenementlocatie.
Na het evenement
Je communicatie met de deelnemers moet na het evenement voortgezet worden. Je post-evenement communicatieplan kan daarom het volgende omvatten:
- Een bedankmail aan alle deelnemers van het evenement.
- Feedback over de ervaring van de deelnemers om te bepalen wat goed ging en welke verbeteringen er nodig zijn voor toekomstige evenementen.
Organiseer al je evenementen, zowel persoonlijk als zakelijk, met de online oplossingen van Weezevent. Gebruiksvriendelijke en integreerbare systemen voor registratie, ticketverkoop, toegangscontrole, cashless betalingen en CRM-tools!
