Dour

Chaque été en juillet, le Dour Festival fait vibrer les plaines de Wallonie, en Belgique, et devient un grand rassemblement de musique et de culture. Pendant cinq à sept jours, il accueille quotidiennement 50 000 festivaliers.

Partenaire du Dour Festival depuis 2015, Weezevent accompagne son évolution et sa croissance. Avec des dizaines de milliers de festivaliers, la logistique est un véritable défi. C’est là que nous intervenons : nous fournissons des solutions centralisées, en plaçant au cœur de notre accompagnement les paiements cashless, la gestion des équipes et le management des accréditations,

L’ampleur du Dour Festival

Avec ses 170 hectares (1,7 km²), Dour Festival s’étend sur un vaste site regroupant à la fois le festival et son camping. Une telle envergure exige une organisation millimétrée, où la centralisation des systèmes n’est pas un simple choix, mais une nécessité. Grâce à ses solutions, Weezevent facilite la gestion de chaque aspect du festival, pour une coordination sans faille.

Notre gestion des grands événements

Gérer un festival de l’ampleur de Dour demande une planification rigoureuse et une exécution sans faille. Notre stratégie de déploiement est pensée pour garantir le bon fonctionnement de chaque solution sur l’événement. Sur place 24h/24 et 7j/7, l’équipe de Weezevent, composée de 20 à 30 personnes, est répartie sur plusieurs points stratégiques : un quartier général et deux bureaux dédiés au contrôle d’accès et au cashless. Cette organisation garantit une grande réactivité en cas d’imprévu, assurant une expérience fluide et sans accroc pour les festivaliers.

La billetterie : une plateforme dédiée aux partenaires et sponsors

Pour le Dour Festival, nous avons développé une plateforme spécifique permettant de gérer les invitations des sponsors et partenaires séparément de la billetterie grand public. Ce système permet au festival d’attribuer des lots de billets à chaque partenaire, qui peut ensuite gérer ses propres invitations en toute autonomie. Les billets sont personnalisés avec les accréditations nécessaires, garantissant un accès fluide aux VIP, aux médias et aux invités clés. En offrant aux partenaires une gestion simplifiée de leurs invitations, le festival réduit sa charge administrative tout en assurant un contrôle des accès performant.

Contrôle d’accès : la fluidité pour chaque entrée

Avec des milliers de festivaliers et plusieurs points d’entrée, le contrôle d’accès au Dour Festival est un élément clé pour assurer une circulation fluide. Pour optimiser l’expérience, 88 scanners fixes sont installés aux entrées principales, tandis que 24 scanners mobiles gèrent les accès réservés.

Grâce à ce dispositif, les participants peuvent entrer facilement et en toute sécurité en scannant leur bracelet sur les terminaux prévus. Nos scanners garantissent un passage rapide, limitant l’attente aux entrées et permettant à chacun de profiter pleinement du festival.

Solutions cashless : des paiements sans accroc

Gérer les transactions cashless sur un festival de cette envergure représente un véritable défi, mais nous avons la solution. Partenaire du Dour Festival depuis 2015, nous veillons à assurer un fonctionnement fluide et efficace. En 2023, leur système cashless a été déployé avec succès.

Un bureau cashless dédié fonctionne 24h/24 avec un responsable chargé de superviser l’ensemble des points de transaction. Grâce à 540 terminaux déployés pour les paiements et les rechargements, chaque festivalier peut effectuer ses achats rapidement et simplement, pour une expérience optimale.

Pour le staff, le système cashless simplifie les opérations, élimine la gestion des espèces et garantit un suivi financier précis, rendant leur travail plus simple et plus efficace.

Gestion des équipes : donner les moyens aux bénévoles

Le Dour Festival repose en grande partie sur ses bénévoles, rendant une gestion efficace des équipes indispensable. Nous assurons un service complet d’accréditation, permettant non seulement aux bénévoles, mais aussi aux fournisseurs, à la presse et aux autres professionnels de recevoir les accès et équipements adaptés à leur rôle.

Avec 22 imprimantes sur site, nous produisons rapidement les bracelets pour les membres de l’équipe et les autres accrédités, leur garantissant un accès immédiat aux zones qui leur sont réservées. Notre présence sur place nous permet de répondre instantanément à tous les besoins d’accréditation, assurant ainsi un processus fluide et sans interruption.

Amélioration continue et collaboration renforcée

Notre partenariat de longue date avec le Dour Festival nous permet d’améliorer nos services année après année. En tirant parti des expériences passées, nous affinons continuellement nos solutions. En 2024, nous avons atteint un nouveau niveau d’excellence en garantissant une présence constante et une réactivité optimale tout au long du festival.

Le Dour Festival illustre parfaitement ce qui est possible lorsqu’une équipe engagée collabore avec un fournisseur de technologies événementielles innovant. Grâce à nos solutions centralisées pour la billetterie, le contrôle d’accès, les paiements cashless et la gestion des équipes, nous contribuons à offrir une expérience inoubliable à tous les festivaliers.