L’été, chez Weezevent, c’est l’effervescence. Avec une nouvelle saison marquée par plus de 500 événements d’envergure dans 12 pays, les équipes sont sur les starting-blocks. Cette série est consacrée à leurs témoignages, qui vous emmèneront découvrir les coulisses de cette période passionnante.
À travers les couloirs de nos bureaux en Suisse, France, en Espagne, en Angleterre, en Allemagne et en Belgique, nos chefs de projets s’activent. Certains ont déjà bouclé leur premier événement de la saison et sont déjà tournés vers les prochains, tandis que d’autres finalisent les préparatifs de leur première mission estivale.
Plongez avec nous au cœur d’un début de saison trépidant, à travers les récits et les émotions de quelques-uns de nos 70 chefs de projets, tous prêts à relever les défis de cet été qui promet d’être intense !
Sommaire
Une préparation rigoureuse : la clé d’un événement réussi
Dès le mois de janvier, nos équipes travaillent à la préparation des événements de l’été. Ce sont des mois de planification et de réunions avec nos clients qui ont conduit à cet instant. La période estivale débute enfin et tous ces plans vont passer l’épreuve ultime : celle du direct.
“Notre activité de chef de projet pour les grands événements est rythmée par de grandes étapes. En janvier, la machine est lancée. De nouveaux chefs de projets nous rejoignent et les formations pour monter en compétences avant l’été démarrent. Puis, dès mai, la haute saison débute et on est à 200% pendant 4 mois !” – Clara, chef de projet en France ayant accompagné ce week-end le Cercle Festival au Bourget.
À l’approche de chaque événement, la fréquence des réunions s’intensifie. Les réunions mensuelles deviennent bi-mensuelles, puis hebdomadaires, témoignant de l’engagement de nos équipes aux côtés des organisateurs.
“Nous ne nous contentons pas de fournir des outils, nous partageons aussi notre expérience et notre savoir-faire pour enrichir l’expérience globale des organisateurs et des participants. C’est cet accompagnement qui fait notre différence par rapport à la concurrence !” explique Félicien, chef de projet en Belgique, qui vient de commencer sa saison avec le festival du centenaire du Collège Cardinal Mercier.
Répondre aux attentes et aux exigences des organisateurs
A contrario des événements récurrents qui ont lieu tout au long de l’année, l’été voit mûrir des projets événementiels uniques et d’envergure, comme les festivals, qui impliquent des attentes extrêmement élevées des organisateurs. Leur but ? Proposer une expérience sans faille à plusieurs milliers de participants. Chez Weezevent, nous basons notre approche sur l’écoute active et l’anticipation des besoins de nos clients. Chaque détail est pris en compte et chaque solution est personnalisée pour garantir une expérience optimale. Nous savons que la satisfaction repose sur notre capacité à offrir des solutions technologiques robustes et adaptées, mais également à être un véritable appui sur le terrain.
« La préparation est essentielle pour nous, car elle détermine la réussite de chaque événement. Il faut retenir que tout ce qui a déjà été anticipé et discuté à l’avance ne pourra pas être un problème le jour-J.» – Rudolf, chef de projet en Allemagne, ayant commencé sa saison dès le mois d’avril avec le festival Snowbombing en Autriche.
Les défis du lancement et l’importance du collectif
Les premières semaines de la haute saison sont souvent les plus exigeantes. Une technologie événementielle ne peut se tester que sur le terrain, en conditions réelles, et il peut arriver que des situations imprévues surgissent. Être en capacité de les gérer avec efficacité et sang-froid est essentiel pour assurer le bon déroulement des événements !
“Les premiers événements “d’envergure” sont ceux pour lesquels on passe par toutes les couleurs de l’arc-en-ciel. On commence hyper stressé à l’ouverture des portes, pour finir en quasi-euphorie lorsque l’événement s’est bien déroulé.” – Edouard, chef de projet en France.
La solidarité et le soutien mutuel au sein des équipes jouent également un rôle crucial dans la gestion des défis. La cohésion s’avère être un atout majeur qui nous permet de maintenir un haut niveau de performance, même sous pression.
“On échange beaucoup entre chefs de projets de différents pays, notamment sur les configurations de nos solutions. Chaque pays et événement ont leurs spécificités, donc la manière d’aborder le projet n’est pas la même. On apprend beaucoup !” témoigne Clara, chef de projet en France, chez Weezevent depuis 2018.
“Ce qui est bien, c’est qu’il est très facile de nouer des liens avec nos collègues. Nous avons tous la passion de l’événementiel en commun et partageons forcément des anecdotes similaires, même en venant de différents pays !” – Andrès, chef de projet en Espagne, pour qui “la haute saison” rime un peu différemment puisqu’il accompagne également certains festivals en Amérique latine de septembre à mars.
Ce qui vous attend pour la suite
Alors que le second week-end de la haute saison vient de toucher à sa fin, l’optimisme et l’enthousiasme pour les semaines à venir sont palpables. Les prochaines étapes de la saison s’annoncent prometteuses, avec de très nombreux événements, tels que le Summerside Festival en Suisse, We Love Green et le Hellfest en France, Graspop en Belgique, Fullforce en Allemagne, ou encore O Son de Camiño en Espagne.
« Tous les longs voyages commencent par des premiers pas ! Chaque année, pour les chefs de projets, ce voyage commence avec notre premier événement de la saison. Ensuite, la machine est lancée, et nous accompagnons des dizaines d’événements majeurs chaque week-end, jusqu’au mois de septembre ! » – Rudolf, chef de projet en Allemagne
Tout l’été, venez célébrer les succès et partager les moments forts de cette haute saison événementielle à travers nos articles de blog, et en nous suivant sur nos réseaux sociaux LinkedIn et Instagram !
