À partir d’observations sur le terrain et de collaborations avec plus de 400 festivals accompagnés par Weezevent à travers l’Europe, nous avons identifié 11 leviers clés que les organisateurs peuvent mettre en place dès maintenant pour améliorer leurs performances et l’expérience des participants. Ces enseignements, partagés par Grégor Einis, Head of Sales chez Weezevent, lors de sa conférence au MaMA Festival & Convention, montrent comment la billetterie connectée, la gestion des accréditations, le cashless et les nouvelles formes d’engagement du public peuvent devenir de puissants outils pour gagner en efficacité et enrichir l’expérience festival.
Sommaire
1. Connecter billetterie et marketing : le duo gagnant pour booster vos ventes
En 2025, la billetterie ne se limite plus à la vente de billets : elle devient un véritable levier marketing et relationnel. Pourtant, peu de festivals disposent encore d’un écosystème entièrement connecté. La plupart jonglent avec une multitude d’outils non synchronisés (plateformes d’e-mails, de publicité), ce qui complique le ciblage, la centralisation des données et impose des opérations manuelles d’import et d’export de contacts.
C’est là que Gigz, qui vient de rejoindre la famille Weezevent, apporte une véritable rupture. En centralisant les données de billetterie et de marketing au sein d’un même outil, les organisateurs peuvent segmenter leurs audiences, activer des campagnes multicanales ciblées et mesurer à la fois les ventes générées et le retour sur investissement.
L’intégration entre WeezTicket et Gigz permet une synchronisation des données, sans configuration complexe. Elle permet une synchronisation fluide des données, sans configuration complexe. Depuis une seule interface, les équipes peuvent concrètement créer et piloter leurs campagnes e-mailing, SMS, WhatsApp ou Meta Ads, en suivant leurs performances.
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2. Faciliter l’achat de billets grâce au paiement en plusieurs fois
Certains festivals européens ont déjà franchi une étape que la France commence à explorer : le paiement en plusieurs fois.
Au Royaume-Uni, cette pratique est devenue la norme, avec près de 70 % des achats de billets effectués en trois fois ou plus. Cette évolution ne relève pas seulement d’une tendance économique : elle constitue un véritable levier d’accessibilité et d’inclusion.
Derrière cette habitude se cache une réflexion plus large sur la manière de faciliter l’accès à la culture. Pour un festival, proposer un paiement séquencé (par exemple : payer le billet, le camping ou tout autre service) permet de rendre l’expérience plus fluide tout en ouvrant l’événement à un public plus large.
Cette approche, déjà bien ancrée au Royaume-Uni, en Allemagne ou aux Pays-Bas, pourrait devenir un véritable atout concurrentiel pour les organisateurs en 2026.
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3. Prolonger la relation avec votre public grâce à l’espace acheteur
L’expérience ne s’arrête plus à l’achat du billet. De plus en plus d’organisateurs repensent leur relation avec le public après la vente, en intégrant un espace acheteur accessible depuis l’e-mail de confirmation.
Cet espace personnalisé permet aux festivaliers de télécharger leurs billets, mais surtout d’ajouter des services complémentaires. L’objectif est double : augmenter la valeur moyenne par acheteur et prolonger la relation entre le festival et son public avant même l’ouverture des portes.
En adoptant cette logique d’enrichissement progressif de l’offre, les organisateurs transforment une simple transaction en un parcours d’achat plus riche et personnalisé, où chaque interaction contribue à renforcer l’engagement du participant et à augmenter la valeur du panier moyen.
4. Gérer la revente pour ne pas vendre contre vous-même
La revente encadrée est devenue un enjeu central dans l’écosystème des festivals. Si elle permet d’éviter la frustration des billets épuisés, elle doit être pensée avec prudence pour protéger à la fois le public et les organisateurs.
En France, au Hellfest, cette pratique est déjà bien maîtrisée : la revente ne s’active que lorsque les pass d’une catégorie sont épuisés et jamais en parallèle de la billetterie principale. Cette approche évite que le marché secondaire ne vienne concurrencer le marché primaire, car ouvrir la revente trop tôt, c’est risquer de vendre contre son propre modèle.
Weezevent propose une approche équilibrée dans le cadre d’une évolution des prix. Ce modèle garantit la cohérence tarifaire, renforce la confiance du public et préserve la rentabilité des festivals. Loin d’être un simple service additionnel, la revente encadrée devient ainsi un outil de stratégie commerciale et de gestion de l’expérience acheteur.
5. Centraliser les billets et les services dans un pass numérique unique
Inspiré du transport aérien, le boarding pass fait son entrée dans l’univers des festivals. Ce système regroupe l’ensemble des droits du participant, billet, camping et services additionnels, en un seul QR code.
L’objectif est simple, fluidifier l’accès et renforcer l’expérience digitale du public. En remplaçant plusieurs documents ou QR codes par un unique pass numérique, les organisateurs réduisent les files d’attente et limitent les erreurs de lecture.
Pour les festivals, ce format représente bien plus qu’un gain de temps, il devient un outil stratégique de communication, permettant de diffuser des messages ciblés avant et pendant l’événement, voire d’intégrer des activations sponsorisées. Le boarding pass peut également être intégré directement à l’application du festival, ce qui favorise son téléchargement et centralise encore davantage l’expérience participant.
Ce système s’impose comme une innovation à la croisée de la technologie et du parcours visiteur, conçue pour des générations habituées à tout gérer depuis leur smartphone.
6. Repenser le contrôle d’accès pour offrir une expérience plus fluide
Longtemps perçu comme une simple étape logistique, le contrôle d’accès devient aujourd’hui un véritable levier d’expérience et d’efficacité opérationnelle. Chez Weezevent, cette phase cruciale est pensée comme un projet à part entière, préparé en amont avec une stratégie claire, des outils adaptés et des indicateurs de performance précis.
Chaque événement possède ses propres contraintes, ouverture progressive, jauges multiples et nécessite donc une configuration sur mesure. De plus en plus d’organisateurs adoptent une approche data-driven, analysant les temps de passage, les flux par zone et les anomalies de scan pour optimiser le parcours des festivaliers. Comprendre les erreurs devient alors aussi crucial que contrôler les flux : c’est ce qui permet d’ajuster en temps réel et d’éliminer les points de friction.
Grâce à des fonctionnalités comme l’affichage d’informations personnalisées lors du scan (photo du porteur, type d’accréditation, alertes spécifiques), la mise à jour automatique des listes de contrôle selon des règles horaires prédéfinies, ou encore la centralisation des rapports d’erreurs, les équipes sur le terrain gagnent en autonomie et en réactivité. Plus besoin d’intervention manuelle, tout se met à jour en continu.
Un contrôle d’accès bien pensé, c’est moins de files d’attente, plus de sécurité, et surtout une première impression positive pour chaque participant dès son arrivée sur site.
7. Gérer ses accréditations à grande échelle
Autre bonne pratique observée : la gestion XXL des accréditations. L’exemple du Montreux Jazz Festival illustre parfaitement ce que permet la solution WeezCrew lorsqu’elle est déployée à grande échelle.
Avec plusieurs milliers de bénévoles, prestataires, techniciens et partenaires à coordonner, l’enjeu est immense. Grâce à WeezCrew, chaque profil est automatiquement orienté vers le bon service. Les responsables peuvent ensuite valider, refuser ou commenter chaque demande, et suivre en temps réel la répartition des effectifs.
En complément, le contrôle d’accès permet également de pointer les entrées et sorties, ce qui facilite le suivi précis du temps de présence. Les heures travaillées peuvent ainsi être comptabilisées automatiquement et remontées vers les logiciels RH, pour une gestion plus fluide et centralisée.
Au-delà de la logistique, cet outil contribue aussi à renforcer le sentiment d’appartenance et à créer une véritable communauté bénévole autour de l’événement.
8. Offrir plus de confort au public avec les lockers connectés
Aux Pays-Bas, le festival Paaspop a installé plus de 12 000 casiers connectés. Une innovation simple, mais à fort impact, qui illustre parfaitement la manière dont la technologie peut améliorer l’expérience des festivaliers tout en générant de nouvelles sources de revenus.
Ces casiers, accessibles sur site, permettent au public de déposer et récupérer ses affaires en toute autonomie. Plus de files d’attente, plus de perte de temps : tout est géré en self-service, du paiement à l’ouverture du casier.
Pour les organisateurs, l’intérêt est double, offrir une expérience pratique et valorisante pour le public, tout en optimisant les recettes, certains événements dépassent les 100 000 € générés uniquement par ce dispositif. Le locker devient ainsi un maillon essentiel de l’expérience globale : plus de confort pour les festivaliers, plus de contrôle et de rentabilité pour les organisateurs.
9. Gérer les écocups de manière automatisée
En Belgique et aux Pays-Bas, la législation interdit désormais l’usage de gobelets à usage unique, poussant les organisateurs à repenser la logistique autour des écocups. Certains festivals, comme Tomorrowland, ont adopté une approche innovante en connectant les gobelets directement au système de paiement des festivaliers.
Concrètement, chaque gobelet est équipé d’une puce NFC qui s’active lors de l’achat d’une boisson. Une fois la consommation terminée, le participant dépose son gobelet dans une borne connectée, qui identifie automatiquement l’utilisateur et déclenche le remboursement instantané. Le point de vente reste ainsi concentré sur sa fonction première : vendre, pendant que tout le processus de remboursement s’effectue de façon automatisée.
Ce modèle offre une double valeur ajoutée :
- il désengorge les bars, en séparant clairement les points de vente et les points de collecte,
- il simplifie la gestion environnementale de l’événement, avec un site plus propre et un tri automatisé.
Ce système démontre comment la technologie peut répondre à la fois à des enjeux écologiques et opérationnels, tout en améliorant la transparence et la satisfaction du public.
Découvrez comment notre solution de gestion des gobelets, développée en collaboration avec Auxcis, optimise l’expérience spectateur et la gestion du stade au Royal Antwerp FC.
10. Valoriser le reliquat cashless : une nouvelle source de revenus
À l’échelle européenne, on compte environ 53,6 millions de participants répartis sur quelque 2 300 festivals, dont 72 % ont déjà adopté le système cashless, avec une croissance annuelle d’environ 6,2 % (Industry Research). À la fin de chaque festival, des crédits cashless non utilisés restent souvent sur les comptes des participants, comme c’est le cas à Rock en Seine.
Plutôt que de laisser cet argent être remboursé, certains festivals proposent désormais d’en faire un levier d’engagement. Avant la phase de remboursement, une boutique invite les festivaliers à utiliser le solde restant pour acheter un produit dérivé, faire un don ou même accéder à la prévente de la prochaine édition. L’objectif n’est pas de forcer l’achat, mais d’offrir une dernière occasion de prolonger l’expérience du festival.
Cette approche transforme un processus administratif en un moment d’interaction. Résultat, une hausse du chiffre d’affaires, mais aussi un taux d’engagement renforcé auprès des publics les plus fidèles.
11. Réduire son impact écologique avec des cartes recyclables
Dans la continuité de ses engagements, Weezevent a généralisé l’utilisation de cartes cashless 100 % recyclables. Fabriquées à partir de matériaux réutilisables et d’encre d’argent, elles peuvent être jetées dans les poubelles de tri sélectif sans nuire à l’environnement.
Cette évolution, déjà adoptée sur plusieurs événements en France et en Suisse, s’inscrit dans une démarche plus large visant à réduire l’empreinte carbone du secteur tout en maintenant des standards technologiques élevés. Une innovation simple, mais porteuse de sens, qui montre qu’écologie et performance peuvent cohabiter.
Du CRM événementiel à l’espace acheteur, en passant par les gobelets intelligents, toutes ces bonnes pratiques venues d’Europe traduisent une même conviction : l’avenir des festivals repose sur la donnée et l’expérience. Weezevent s’inscrit pleinement dans cette dynamique en accompagnant les organisateurs vers des modèles toujours plus performants, mais aussi plus durables.
Questions fréquentes
Q : Pourquoi est-il essentiel de connecter billetterie et marketing ?
Vision partielle des résultats, exports et imports manuels… Les inconvénients d’une solution de billetterie et d’un CRM isolés sont nombreux et entraînent une perte de temps, une baisse de la qualité d’analyse et de la performance marketing. Avec une solution comme Gigz intégrée à WeezTicket, toutes les données sont synchronisées automatiquement. Les organisateurs peuvent cibler leurs publics avec une bien meilleure précision, segmenter selon les comportements d’achat, lancer des campagnes e-mail, SMS ou WhatsApp depuis une interface unique, puis mesurer directement les résultats de chaque action.
Q : Quels sont les avantages de proposer le paiement en plusieurs fois pour les festivals ?
Proposer le paiement en plusieurs fois, c’est avant tout rendre l’événement plus accessible et ouvrir la porte à un nouveau public. En permettant aux participants d’étaler leur dépense, les festivals touchent des cibles qui n’auraient pas acheté leur billet pour des raisons économiques. C’est aussi une manière efficace de réduire le nombre d’abandons de panier.
Q : Comment un espace acheteur prolonge-t-il la relation avec le public ?
L’espace acheteur offre aux participants la possibilité de télécharger facilement leurs billets et d’y ajouter, en quelques clics, des services complémentaires comme le camping, le parking ou le merchandising. Accessible directement depuis l’e-mail de confirmation, il devient un point de contact central entre l’événement et son public.
Q : Pourquoi la revente de billets doit-elle être encadrée ?
Face aux dérives du marché secondaire et à l’absentéisme, la revente encadrée apporte une réponse équilibrée : elle offre au public une seconde chance d’obtenir des billets tout en garantissant la protection des acheteurs et une meilleure maîtrise financière pour les organisateurs. Elle permet de contrôler les prix, d’éviter la spéculation et de garantir que les billets circulent uniquement sur des canaux officiels et sécurisés.
Cependant, le marché secondaire ne doit jamais pénaliser les tarifs encore disponibles sur la billetterie principale. Notre conseil : activer la revente d’un type de billet uniquement une fois la catégorie concernée épuisée. Cela garantit une cohérence tarifaire, renforce la transparence et maintient la confiance du public.
Q : Comment les festivals optimisent-ils aujourd’hui le contrôle d’accès ?
Avec pour objectif de fluidifier les entrées et de réduire les files d’attente, de l’arrivée du public jusqu’au contrôle intra-site, l’approche fondée sur la donnée, adoptée par de plus en plus de festivals, offre de nombreux bénéfices. En analysant les temps de passage, les flux de participants, les erreurs de scan et les points de friction, les organisateurs disposent d’une véritable mine d’informations pour optimiser les accès intra-site.
Parmi les innovations, un nouveau venu simplifie déjà l’expérience des participants : le boarding pass. Inspiré du transport aérien, il regroupe dans un QR code unique le billet du participant ainsi que l’ensemble de ses droits. En simplifiant le parcours du festivalier, ce format peut aussi être intégré à l’application du festival, centralisant l’expérience et permettant d’y diffuser des messages ou activations partenaires.
WeezAccess va aussi plus loin dans l’affichage des informations du participant. En scannant un QR code, un opérateur peut désormais voir apparaître sur son terminal la photo du porteur, son nom et prénom, le type d’accréditation dont il bénéficie ou encore des alertes spécifiques. Ces informations facilitent le contrôle sur le terrain, réduisent les risques d’erreur et accélèrent les flux d’entrée. Pour les organisateurs, c’est un moyen concret de renforcer la sécurité tout en offrant une expérience d’accueil plus fluide.
Q : Comment gérer efficacement les accréditations à grande échelle ?
La gestion massive des accréditations devient plus simple grâce à WeezCrew. Chaque profil est automatiquement orienté vers le bon service en fonction de son ordre de mission. Les responsables peuvent valider ou refuser les demandes et suivre en temps réel la répartition des équipes sur une carte interactive. En y associant le contrôle d’accès, les organisateurs peuvent également suivre les entrées et les sorties, ce qui facilite le suivi du temps de présence et la remontée automatique des heures vers les outils RH.
Q : Pourquoi les lockers connectés deviennent-ils populaires dans les festivals ?
Les lockers connectés deviennent populaires parce qu’ils répondent à un besoin simple : offrir plus de confort et d’autonomie aux festivaliers, tout en générant des revenus supplémentaires pour les organisateurs. Ils permettent de déposer et récupérer ses affaires sans passer par un point d’accueil, avec un fonctionnement en libre-service du paiement jusqu’à l’ouverture du casier.
Q : En quoi les gobelets connectés améliorent-ils la logistique d’un événement ?
En automatisant le processus de consigne et de remboursement, les gobelets équipés d’une puce NFC sont reliés au compte cashless du participant. La puce s’active via un tapis de détection au moment de l’achat, puis le remboursement s’enclenche automatiquement lorsque le gobelet est déposé dans une borne connectée prévue à cet effet. Les équipes des bars peuvent ainsi se concentrer sur la vente, sans être sollicitées pour les demandes de remboursement.
Les gobelets connectés simplifient également la gestion environnementale : fini les déchets plastiques liés aux boissons sur le site. Chaque participant souhaitant récupérer sa consigne doit déposer son gobelet dans un point de collecte pour que son compte soit automatiquement crédité.
Q : Que peuvent faire les festivals du reliquat cashless après l’événement ?
Valorisez la manne financière laissée par vos festivaliers sur leur support cashless plutôt que de la laisser repartir vers eux. En intégrant une boutique en ligne comme première étape du processus de remboursement, vous pouvez générer des revenus complémentaires pour votre événement.
Proposez-y des produits dérivés exclusifs, la possibilité de faire un don à une association ou encore un accès à la prévente de la prochaine édition. Cette dernière option est particulièrement efficace : pourquoi laisser retomber l’émotion alors que vous pouvez créer de la trésorerie pour l’année suivante dès la fin de votre festival actuel ?
Q : Comment les festivals peuvent-ils réduire l’impact environnemental du cashless ?
Pour aider les festivals à réduire leur impact environnemental, Weezevent propose désormais des cartes cashless 100 % recyclables, fabriquées à partir de matériaux réutilisables et d’encre d’argent. Elles peuvent être jetées dans les poubelles de tri sélectif sans nuire à l’environnement.
