Highlight Festival

Chaque été, Highlight Festival rassemble à Ypres plus de 25 000 participants sur 2 jours, avec plus de 300 membres d’équipe mobilisés.

À mesure que l’événement prend de l’ampleur, la coordination des différents publics et opérations se complexifie. Les vagues de ventes, les invitations VIP, les 1 500 accréditations à distribuer, le contrôle d’accès et les paiements sur site relevaient d’outils séparés, augmentant le risque d’erreurs et limitant la visibilité globale sur le bon déroulement des opérations.

Au-delà des fonctionnalités, la qualité de l’accompagnement et la capacité à réagir rapidement lorsqu’un impératif survient pendant l’événement ont également compté dans le choix de l’équipe.

« Le service est excellent et c’est quelque chose de très important pour nous. Des petites erreurs ou problèmes techniques peuvent survenir, mais ils sont toujours très bien pris en charge. Nous en sommes vraiment satisfaits. » Lennert, cofondateur de Highlight Festival

Réunir les billets et les invitations au même endroit

Highlight Festival ouvre ses ventes avant l’été en plusieurs vagues, avec un quota dédié pour chacune. En parallèle, les organisateurs envoient de nombreuses invitations VIP. Gérer ces flux dans des outils distincts obligeait l’équipe à jongler entre plusieurs espaces pour conserver une vision globale des participants.

Pour simplifier la gestion et faciliter le suivi, l’équipe a choisi WeezTicket, ce qui lui permet de paramétrer les vagues, les quotas et les envois d’invitations en masse depuis un même espace, sans avoir à exporter des données d’un outil à l’autre.

Lorsqu’une vague atteint son quota, l’équipe peut par exemple suivre l’impact de ses actions marketing sur l’évolution des ventes grâce à un tableau de bord et gérer en parallèle l’envoi de nouvelles invitations sans avoir à mettre à jour plusieurs fichiers Excel.

« Tout commence par la billetterie. Nous voulions pouvoir envoyer nos invitations depuis la même plateforme que nos billets. Cela nous a vraiment simplifié la tâche. »

Distribuer les accréditations et maîtriser les droits d’accès

Le Highlight Festival fait cohabiter des profils très différents : équipes internes, prestataires, partenaires, artistes… Tous n’ont pas les mêmes droits ni accès aux mêmes zones et chaque accréditation doit être délivrée dans les temps et porter les bonnes autorisations.

Grâce à WeezCrew, notre solution de gestion des populations, l’organisation envoie 1 500 contre-marques en masse directement via WeezCrew. Envoyées par e-mail aux accrédités, elles leur permettent de se présenter au point d’accréditation pour récupérer leur bracelet sur place.

Une fois le support remis, les accès intra-site sont contrôlés grâce à WeezAccess et à l’aide de 48 terminaux mobiles présents sur site.

« Nous avons plus de 1 500 accréditations à distribuer de manière fluide et efficace. Avec l’envoi en masse des contre-marques par e-mail, cela fonctionne parfaitement. »

« Ça nous apporte beaucoup de clarté sur qui peut aller où. On peut aller aussi loin que nécessaire dans le paramétrage. »

Supprimer jetons et tickets-repas avec un bracelet unique

Pour éviter aux participants une double file d’attente, d’abord pour retirer des jetons puis pour commander, tous les paiements sont réalisés en cashless.

Avant l’événement, les participants peuvent précharger leur compte cashless en ligne. À leur arrivée, leur billet est associé à leur bracelet cashless : le billet est d’abord scanné, puis le bracelet NFC est lu sur l’un de nos terminaux. Ces 2 actions permettent d’associer le bracelet au billet et au compte cashless du participant. L’ensemble s’effectue en moins de 2 secondes par festivalier.

Une fois sur le site, les participants peuvent payer en présentant simplement leur bracelet aux plus de 300 terminaux déployés dans les différents bars et stands. Pour recharger leur compte cashless, il leur suffit de scanner avec leur téléphone le QR code présent sur leur bracelet afin d’accéder directement à l’interface de rechargement, sans passer par un point physique.

« À leur arrivée, une fois leur billet associé au bracelet cashless, les participants peuvent le recharger puis l’utiliser directement au bar. Plus besoin de jetons : il leur suffit de scanner leur bracelet pour payer et récupérer leur boisson. C’est simple et fluide. »

Ce dispositif permet également de supprimer la gestion des tickets-repas pour le staff. Des droits de consommation sont définis en amont dans l’espace administrateur WeezPay selon les profils, puis attribués directement à leur support NFC.

Sur place, chacun peut ainsi utiliser son bracelet pour bénéficier des consommations qui lui sont attribuées, sans avoir à gérer ou récupérer de tickets-repas. Pour l’organisation, cela permet de centraliser les droits et de garder un meilleur contrôle sur les consommations attribuées à chaque population.

Billetterie, accréditations, contrôle d’accès, paiements : en réunissant ces opérations sur une même plateforme, l’équipe de Highlight Festival limite les manipulations entre outils et consacre davantage de temps à l’expérience proposée aux participants.

Le cashless ne concerne pas uniquement les plus grands festivals. Découvrez dans notre article comment les festivals de petite et moyenne taille peuvent eux aussi simplifier les paiements et fluidifier l’expérience du participant.

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