Passer au paiement NFC est l’une des décisions les plus structurantes que vous puissiez prendre en tant qu’organisateur. Bien mis en place, le cashless permet des transactions plus rapides, une hausse de la consommation des participants, une meilleure connaissance de votre public et moins de friction dans les échanges financiers avec vos prestataires : les bénéfices sont nombreux.
Mal mis en place, l’effet est inversé : files d’attente interminables aux bornes de rechargement, participants frustrés de découvrir que le cash n’est plus accepté, équipes dépassées au moindre incident sur un terminal.
Voici les 5 erreurs à éviter pour réussir votre passage au cashless.
Sommaire
1. Communiquer trop tard du passage au cashless
Un participant qui arrive en pensant pouvoir payer en cash fait la queue, arrive à la commande, et découvre à ce moment-là que ce n’est pas possible. Frustré d’avoir attendu pour rien, il va le faire savoir haut et fort au bar, puis à l’assistance cashless, créant une mauvaise première impression avant même que l’événement ait commencé et une pression inutile sur vos équipes.
Pour éviter que cette situation ne se produise, intégrez votre dispositif cashless à toute votre communication : annoncez-le en amont, de façon répétée, sur tous vos canaux. Plusieurs supports fonctionnent bien dans les semaines qui précèdent l’événement :
- Dans votre e-mail de confirmation de billet
- Sur votre site web avec une page dédiée intégrant une FAQ,
- Sur vos réseaux sociaux via un carrousel explicatif, ou en story épinglée sur votre profil Instagram
Une communication proactive sur le cashless ne fait pas qu’éviter les frictions : elle prépare vos ventes. Vos participants préchargent avant leur arrivée, vos points de vente tournent plus vite, et le panier moyen grimpe.
2. Proposer le rechargement uniquement sur place
Dans les faits, au moment de l’ouverture des portes de votre événement, une grande partie de vos participants se dirigera, dès leur arrivée, vers une borne de rechargement et fera la queue. Cette file ne fera que s’allonger à mesure que l’événement se remplit, pendant que vos points de vente resteront déserts.
Pour éviter cet embouteillage aux bornes, le rechargement en ligne est idéal. Si les participants peuvent charger du crédit sur leur bracelet ou carte avant même d’arriver, via un lien dans leur e-mail de confirmation ou une publication sur vos réseaux, une large part d’entre eux le feront. Et les chiffres le confirment, quand l’option est activée et bien communiquée, environ 90% des rechargements se font en ligne avant l’événement.
Une fois sur place, le rechargement via QR code permet aussi de désengorger les bornes. Chaque support cashless en intègre un, et il peut également être imprimé et affiché directement sur le site : les participants scannent, rechargent depuis leur téléphone, et évitent la file d’attente.
En plus de garantir un maximum de fluidité le jour J, le rechargement en ligne avant l’événement vous permet aussi de déclencher des ventes supplémentaires via le cross-selling. Merchandising, option premium… Proposez à vos participants des offres complémentaires dès leur rechargement et augmentez ainsi le panier moyen avant même le début de l’événement.
3. Rester flou sur le remboursement du solde restant après l’événement
Si votre politique de remboursement manque de clarté, ou pire, si les participants ont le sentiment d’avoir perdu de l’argent, cela peut rapidement se refléter dans les avis laissés après l’événement. Les participants sont généralement prêts à recharger un peu plus que ce qu’ils pensent dépenser, à condition d’être certains de pouvoir récupérer le solde restant.
Expliquez clairement votre processus de remboursement avant l’événement : ouverture, date limite, modalités… En simplifiant au maximum les démarches et en les rendant le plus transparentes possible, vous éviterez de nombreuses déconvenues avec vos participants et la saturation des messageries de vos réseaux sociaux.
La période de remboursement peut aussi devenir une opportunité : vous pouvez proposer à vos participants, directement dans le parcours de remboursement et avec le solde restant, de faire un don à une de vos associations partenaires, d’acheter du merchandising ou d’acheter un billet pour votre prochaine édition.
Vous souhaitez en savoir plus ? Découvrez comment booster vos ventes de billets ici.
4. Former ses équipes
Former ses équipes au cashless demande de l’anticipation. Pour vous faire gagner du temps, nous mettons à votre disposition une méthode et des supports prêts à partager, pour que le fonctionnement et les terminaux soient clairs pour tout le monde bien avant le jour J.
Une bonne formation n’a pas besoin d’être longue, mais doit être concrète et facile à consulter :
- Créez de courtes vidéos pour les actions récurrentes : encaisser un paiement, vérifier un solde, annuler un panier
- Donnez à vos équipes une fiche mémo tenant sur une page, à garder à portée de main
- Désignez un chef de bar ou du point de vente capable de réagir rapidement en cas d’incident et qui saura expliquer le problème rencontré à nos équipes sur place.
- Faites un point rapide la veille de l’ouverture pour vérifier que tout est clair et qu’il n’y a pas de question.
L’objectif est que vos équipes se sentent capables de gérer les situations courantes, de maintenir le rythme des ventes et de savoir exactement qui appeler en cas d’imprévu.
5. Sous-exploiter les données issues du cashless
Chaque transaction traitée par notre solution cashless vous renseigne sur les bars les plus fréquentés et leurs pics d’affluence, sur vos meilleures ventes et sur la manière dont les rechargements se sont répartis tout au long de l’événement.
Ces informations constituent une mine d’or et doivent éclairer vos décisions pour l’édition suivante. Elles vous permettent d’ajuster les effectifs en fonction des pics d’affluence, d’affiner votre offre selon les produits qui se sont le mieux ou le moins bien vendus, d’identifier les zones sous-performantes du site et de repenser leur agencement si nécessaire, mais aussi d’adapter vos communications marketing aux habitudes de dépense observées.
Aucune de ces erreurs n’est difficile à éviter une fois que l’on sait où regarder. Adopter le cashless ne veut pas dire tout gérer seul. Plus de 30 chefs de projet formés vous accompagnent, de la mise en place jusqu’au jour J, pour faire de cette solution un vrai levier plutôt qu’une contrainte de plus.
Vous envisagez de passer au paiement cashless sur votre événement, ou souhaitez améliorer un dispositif déjà en place ? Nous avons mis en place un Bilan & Quiz cashless afin d’analyser des enjeux clés du cashless pour votre activité ainsi que votre niveau de connaissance sur le sujet.
