De plus en plus d’événements abandonnent les jetons et l’argent liquide. Pour les organisateurs, le passage au cashless devient rapidement la nouvelle norme. Si les paiements dématérialisés permettent d’accélérer le service au bar et de réduire les files d’attente, leur véritable force réside ailleurs : l’analyse des données en temps réel, la comptabilité simplifiée, la collecte de données d’achat, la réduction de la fraude et l’amélioration de l’expérience des participants.
Sommaire
Qu’est-ce qu’un système de paiement cashless ?
Un système de paiement cashless permet aux visiteurs de payer pour de la nourriture, des boissons, du merchandising ou des services sans utiliser d’argent physique. Au lieu d’espèces ou de jetons, les clients utilisent des méthodes digitales telles que des bracelets et des cartes avec une puce RFID, leurs cartes bancaires ou leurs téléphones (Apple Pay ou Google Pay) : plus de manipulation d’argent, moins d’erreurs et des files d’attente réduites.
Pour les participants, l’expérience est plus simple et plus sûre. Pour les organisateurs, cela signifie des paiements plus fiables, un suivi en temps réel et des informations précieuses sur la manière dont les gens dépensent leur argent. Dans ce guide, nous examinerons de plus près la technologie du cashless et les avantages concrets qu’elle peut apporter à votre événement.
Pourquoi passer au cashless ?
Les organisateurs d’événements cherchent constamment à offrir la meilleure expérience possible à leurs visiteurs tout en maximisant leurs revenus. Selon notre expérience, voici les thématiques prioritaires sur lesquelles travaillent actuellement les organisateurs :
- Encourager l’adoption de monnaie digitale et améliorer le parcours client : l’objectif est d’améliorer l’expérience utilisateur globale et de renforcer l’engagement des fans, non seulement pendant l’événement, mais tout au long de l’année.
- Augmenter la consommation food & beverage : l’objectif est de maximiser le chiffre d’affaires en accélérant le service aux bars et aux stands de restauration, réduisant ainsi le temps nécessaire à chaque vente.
- Développer les revenus de sponsoring : en créant des offres de partenariat à plus forte valeur ajoutée et mesurables pour vos sponsors.
- Utiliser les données pour une croissance durable : analyser et exploiter les données afin d’augmenter ou de maintenir efficacement les ventes de billets, tout en minimisant les coûts.
Un système cashless peut influencer positivement presque tous ces piliers stratégiques. Voici les huit arguments les plus convaincants pour les événements et festivals qui souhaitent passer des jetons à une solution cashless moderne :
Une vision des revenus en temps réel
Les organisateurs peuvent surveiller les flux de revenus en temps réel pendant l’événement. Savoir précisément ce qui se vend le mieux, à quel endroit et à quel moment permet d’apporter des ajustements opérationnels immédiats. Vous pouvez ainsi :
- Réagir rapidement en déplaçant des membres de l’équipe vers les zones à forte demande.
- Gérer les stocks en identifiant les articles qui s’épuisent vite pour déclencher un réapprovisionnement immédiat.
- Booster les promotions en lançant des offres flash sur les articles qui se vendent moins bien.
Comptabilité simplifiée après l’événement
Compter manuellement les espèces et les jetons dans plusieurs boutiques et bars est une tâche fastidieuse qui disparaît totalement. Les systèmes cashless fournissent des rapports financiers immédiats et précis, offrant une vue complète des résultats de l’événement avec un minimum de contraintes administratives.
Augmentation du chiffre d’affaires
Il est prouvé que les systèmes cashless augmentent le panier moyen par participant. La disparition des freins psychologiques liés à la dépense signifie que les participants utilisant des méthodes numériques ont tendance à recharger ou à dépenser plus librement, car la « douleur » cognitive liée au fait de donner de l’argent physique est éliminée. Le cashless permet également de générer des revenus avant l’événement via le pré-chargement obligatoire ou des incitations au rechargement. Enfin, la rapidité de traitement des paiements maximise les opportunités de vente lors des pics d’affluence.
Sécurité renforcée et réduction de la fraude
Les solutions cashless augmentent considérablement la sécurité et la traçabilité. Chaque transaction est enregistrée. Les risques liés à la manipulation d’argent disparaissent (erreurs de rendu de monnaie, transport de fonds, vol). De plus, le système rend très difficile la fraude interne souvent associée aux jetons (bénévoles vendant des jetons à leur propre compte, vol de jetons jetés, etc.).
Cibler les bonnes audiences
On sait qu’une minorité de visiteurs génère souvent la majorité du chiffre d’affaires F&B : d’après notre expérience, 1/3 des visiteurs génèrent 2/3 des revenus. Les systèmes en circuit fermé permettent de créer des profils détaillés en suivant les habitudes de consommation individuelles. Ces données permettent ensuite de segmenter vos audiences pour des campagnes marketing ultra-ciblées lors de vos prochains événements.
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Fini les files d’attente pour les jetons
Les files d’attente frustrantes pour acheter ou recharger des jetons nuisent à l’expérience client. Avec notre système, les participants peuvent recharger leur compte en ligne avant l’événement ou payer directement au point de vente avec leur carte bancaire ou leur portefeuille numérique.
Flexibilité du menu et tarification dynamique
Les jetons physiques limitent fortement la précision des prix et la diversité de l’offre. Le cashless permet une tarification flexible pour chaque article. Le système peut également prendre en charge des tarifs dynamiques, permettant, par exemple, de déclencher automatiquement des « Happy Hours » pour maximiser les revenus.
Adaptation aux réglementations changeantes
Sur certains marchés clés, des réglementations interdiront totalement l’usage des jetons (certaines régions prévoient des changements dès 2026). Adopter proactivement une solution cashless aujourd’hui vous permet d’être prêt pour les futures mises en conformité et d’éviter une transition coûteuse et précipitée plus tard.
Circuit ouvert vs circuit fermé : quelle est la différence ?
Lorsque vous passez au cashless, vous devez choisir entre deux types de systèmes : le circuit ouvert et le circuit fermé. Les deux présentent des avantages, le bon choix dépendra de la taille, de l’organisation et des objectifs de votre événement.
Circuit ouvert
Ce système accepte les paiements via des méthodes standards comme les cartes bleues, Apple Pay et Google Pay. Ces systèmes sont connectés aux réseaux bancaires externes, ce qui permet aux visiteurs de payer avec les cartes ou applications qu’ils utilisent au quotidien.
- Habitudes des visiteurs : les visiteurs sont déjà familiers de ce mode de paiement.
- Simplicité : Aucune création de compte ni rechargement n’est nécessaire.
- Usage idéal : Parfait pour les événements d’une journée, les clubs ou les événements courts où les visiteurs se rendent sans préparation particulière.
Circuit ouvert
Un système fermé fonctionne au sein d’un écosystème propre à votre événement. Les visiteurs rechargent un bracelet ou une carte dédiée équipée de la technologie RFID et l’utilisent pour payer dans tous les bars, stand et boutiques.
- Rapidité et contrôle : comme le système est entièrement interne, les paiements sont plus rapides et vous bénéficiez d’un contrôle total sur l’environnement de transaction.
- Données enrichies : Vous obtenez des données plus précises pour chaque achat.
- Résilience : Le traitement hors-ligne rend le système plus résistant aux pannes de réseau.
- Usage idéal : Recommandé pour les événements de plusieurs jours et les festivals où les visiteurs ont tendance à recharger leur crédit à l’avance.
Voici une analyse détaillée des avantages et des inconvénients :
La puissance du cashless
Les avantages opérationnels
Les systèmes cashless fluidifient les opérations avant, pendant et après votre événement. Comme tout est suivi en ligne, vous bénéficiez d’une visibilité immédiate sur ce qui se passe sur le terrain.
- Rapidité des files d’attente : avec le paiement sans contact, les transactions sont traitées en quelques secondes, ce qui fluidifie les passages aux bars, food trucks et stands de merchandising.
- Sécurité et simplicité : le personnel ne manipule plus de jetons (ou d’espèces), ce qui réduit les erreurs et la fraude. Cela facilite également la gestion des commandes complexes (assortiments variés, consignes de gobelets, etc.). Les remboursements ou crédits peuvent aussi être émis instantanément et sans tracas.
- Suivi en temps réel : des tableaux de bord vous aident à surveiller les points de vente les plus fréquentés, l’évolution des dépenses (baisse pendant le set d’une tête d’affiche ou pic entre deux concerts) et la répartition des stocks selon les besoins. Vous pouvez ouvrir ou fermer des bars en fonction de la demande réelle, ajuster le personnel en fonction de l’activité de vente et prendre des décisions fondées sur les données pour optimiser la gestion de vos bars.
- Comptabilité simplifiée : il n’est plus nécessaire de faire des calculs complexes avec les prestataires sur place, car toutes les informations sont centralisées dans le système.
Ce niveau de contrôle permet d’éviter les surprises et de prendre des décisions rationnelles pendant l’événement.
Optimisez vos ventes, dépensez plus intelligemment
L’usage d’une carte ou d’un bracelet RFID rechargé incite naturellement les visiteurs à dépenser davantage. En simplifiant le paiement, vous éliminez le frein psychologique lié au portefeuille et aux soucis de monnaie.
Le véritable atout se joue toutefois en coulisses. Grâce aux données récoltées, vous identifiez précisément :
- Les produits et stands les plus performants.
- Les pics d’activité au cours de la journée.
- Les segments de visiteurs à plus forte valeur.
Ces analyses vous permettent d’affiner vos tarifs, stratégies de vente et promotions. Vous souhaitez dynamiser une période creuse ? Lancez une offre flash. Vous voulez fidéliser vos meilleurs clients ? Utilisez vos données pour créer des récompenses ultra-ciblées. Plus vous maîtrisez les habitudes de consommation de vos visiteurs, plus vous optimisez leur expérience et votre chiffre d’affaires.
Quand la billetterie rencontre le cashless
L’intégration du paiement cashless à la billetterie offre une vision complète du comportement du visiteur, de l’achat du billet à ses dépenses sur place.
L’unification de ces données transforme des données isolées en informations exploitables, permettant aux organisateurs de créer des profils et des personas de visiteurs détaillés. Par exemple, faire le lien entre un achat « Early-Bird », une réservation d’hébergement et la consommation de cocktails permet d’identifier les visiteurs en quête de confort et d’expérience, cibles idéales pour des offres de fidélité ou de montée en gamme.
La force d’un système fermé est de connecter chaque transaction sur site au compte d’un individu, liant ses achats de nourriture, de boissons ou de merchandising à ses données de billetterie. Ce profil complet, combiné à l’ajout de droits spécifiques (comme l’âge ou le statut VIP) sur la puce RFID, favorise des partenariats de marque à forte valeur ajoutée et mesurables. Au lieu d’un parrainage généraliste, les opportunités peuvent être ultra-ciblées, comme offrir un accès spécial uniquement aux participants ayant acheté le produit d’un sponsor.
Exemple : Imaginez un partenariat avec Red Bull, où les visiteurs ayant commandé un Red Bull durant l’événement bénéficient d’un accès exclusif à une zone dédiée.
Ces données individuelles riches sont essentielles pour améliorer le marketing et les revenus futurs. Les organisateurs peuvent identifier les clients à fort potentiel pour créer des segments d’audience précis et bâtir des campagnes personnalisées très efficaces. Cela permet un marketing plus intelligent, récompensant les participants fidèles et guidant la planification des futurs événements grâce à des analyses précises des ventes et des comportements.
Quelle solution choisir ?
Si vous hésitez encore sur le choix de votre dispositif, déterminez si les affirmations suivantes s’appliquent à votre événement :
- Vous analysez et utilisez déjà vos données via un CRM. L’avantage majeur d’un circuit fermé est la corrélation entre les données de paiement et les profils visiteurs. Pour analyser vos résultats efficacement, l’usage d’un CRM est donc indispensable.
- Vous disposez d’une application mobile dédiée. Si vous avez votre propre application, le système fermé est particulièrement pertinent pour y intégrer les rechargements. Cela booste l’utilisation de l’app et crée un canal de communication direct avec votre public.
- Vous organisez un festival ou un événement sur plusieurs jours. Dans ce cas, le circuit fermé est souvent privilégié, car l’effort de configuration initiale est largement compensé par la fluidité d’utilisation sur la durée.
- Vous organisez un festival d’une seule journée ou un événement gratuit. Un système ouvert sera probablement plus que suffisant pour répondre à vos besoins. La mise en place d’un circuit fermé ne serait généralement pas rentable pour ce format.
Que vous dirigiez un festival, un club, une enceinte sportive ou un événement de dégustation, le passage au cashless n’est plus une tendance futuriste ; c’est une opportunité immédiate. Avec une configuration adaptée, les systèmes de paiement cashless réduisent les files d’attente, boostent la consommation sur place et vous offrent un accès à des données précieuses pour planifier plus efficacement et croître intelligemment.
Choisir entre un système ouvert ou fermé n’est que la première étape. La véritable valeur réside dans l’intégration de votre solution, la clarté de votre communication auprès du public et l’exploitation de vos analyses post-événement. Des transactions plus rapides à un contrôle d’accès fluidifié, en passant par une meilleure coordination des équipes et des prévisions plus précises : le cashless vous fait franchir un nouveau palier en matière de gestion.
Cependant, comme tout outil puissant, le succès dépend de sa mise en œuvre. C’est pourquoi il est essentiel d’éviter les pièges classiques, de former correctement vos équipes et de rester concentré sur l’expérience client, du début à la fin.
