L’été, chez Weezevent, c’est l’effervescence. Avec une nouvelle saison marquée par plus de 500 événements d’envergure dans 12 pays, les équipes sont dans les starting-blocks. Cette série est consacrée à leurs témoignages, qui vous emmèneront découvrir les coulisses de cette période passionnante.
Déjà un mois depuis le lancement de notre tournée estivale ! Nos équipes ont accompagné de nombreux événements et ont réussi à faire face aux défis du début de saison, que nous abordions dans l’épisode #1 de la série “On tour with Weezevent”.
Dans cette seconde édition, nous partons à la rencontre des magiciens de l’ombre : les équipes Opérations de Weezevent !
Les défis d’une présence internationale
Chaque été, de très nombreux organisateurs d’événements ont recours à la location de notre matériel technologique. Des terminaux de contrôle d’accès aux systèmes de paiement cashless, en passant par les outils de billetterie sur place, des milliers d’équipements sont expédiés par nos équipes chaque année. À la haute saison, le rythme des envois s’intensifie et nécessite une gestion encore plus rigoureuse de notre stock.
Pour répondre à ces besoins, nous avons constitué une équipe dédiée, composée de 12 employés en période de forte activité. Si la majorité de l’équipe est affectée à notre principal entrepôt français, qui s’occupe également d’envois internationaux, nous avons la chance de pouvoir compter sur Carlo et Mohamed pour assurer un management et un relais opérationnel de la logistique en Allemagne, au Royaume-Uni et en Belgique.
“Avec tous les agents et centres logistiques, notre collaboration se concentre sur la gestion dynamique du stock international, adaptant constamment les ressources en fonction des besoins spécifiques de chaque marché. Si demain nous devons envoyer 1,200 terminaux en Autriche pour un festival, nous devons pouvoir l’anticiper et le planifier correctement.” Carlo, Responsable des opérations internationales DE, BE, UK.
Coordination et logistique : le pilier invisible des événements réussis
La mission principale de notre équipe Opérations est de garantir que tous nos événements reçoivent leur matériel, correctement configuré, en temps et en heure, assurant ainsi le bon déroulement de leur exploitation.
La bonne collaboration entre l’équipe Opérations et les chefs de projet est donc au cœur de la réussite de chaque événement accompagné par Weezevent. Cette relation étroite entre les équipes est bâtie sur une communication quotidienne et une compréhension mutuelle des défis et contraintes respectifs.
“Les opérations sont de vrais facilitateurs ! Ils prennent en charge la préparation, la logistique et le support nécessaire pour que les équipes terrain puissent se concentrer sur les relations client et la réussite des événements. Sans eux, on ne pourrait pas accompagner autant d’organisateurs !” David, Head CSM en Belgique.
En travaillant main dans la main, les deux équipes relèvent les défis et anticipent les besoins, assurant une expérience client sans faille et des opérations fluides. Mais s’ils échangent quotidiennement avec les chefs de projet, les Opérations restent souvent dans l’ombre, invisibles aux yeux des clients finaux. Cette discrétion peut être un défi pour certains, mais Mathias, Responsable des Opérations, insiste sur l’importance de cette réalité.
“Travailler dans les opérations, que ce soit chez Weezevent ou ailleurs, signifie être à l’aise avec l’idée de rester dans l’ombre. Notre travail est crucial, vital même, mais s’il est bien fait, il doit passer inaperçu. Pour nous, la réussite d’un événement se mesure à l’absence de retours de la part des chefs de projet !”
Développer des ressources et outils internes pour garantir le succès
La gestion du stress est une composante essentielle du travail des opérations chez Weezevent. En période de forte activité, les défis logistiques peuvent créer une certaine pression sur l’équipe. Cependant, ce stress peut aussi devenir un moteur positif, incitant à une meilleure organisation et à une réactivité accrue. Mathias, responsable des opérations, souligne l’importance de maintenir un équilibre :
« Il faut savoir aborder le stress de manière constructive. Un certain niveau de pression est nécessaire pour rester vigilant et efficace, mais il est crucial de ne pas se laisser submerger. La clé est de toujours garder l’objectif en tête, de s’outiller correctement et de prioriser les tâches pour respecter les délais. »
Pour minimiser les erreurs et garantir une préparation sans faille, Weezevent teste régulièrement de nouveaux process et outils. Par exemple, nous avons implémenté une méthode de triple vérification, où une personne de l’équipe qui n’a pas préparé la commande initiale effectue une seconde vérification, avant de présenter la commande au chargé de projet qui effectuera une dernière vérification. Ce process, emprunté à de grandes entreprises logistiques, raréfie les erreurs et garantit que le matériel soit livré complet et prêt à l’emploi.
Un autre pilier essentiel du succès des Opérations réside dans la création et l’optimisation d’outils spécifiques. Ces outils permettent de gérer les réservations, les stocks et les configurations de manière efficace, tout en offrant une flexibilité nécessaire pour s’adapter aux besoins évolutifs des équipes.
« Nous devons constamment ajuster nos outils pour répondre aux exigences croissantes. » explique Baptiste, Product Owner des outils opérationnels. « Cela signifie mettre à jour nos systèmes internes, simplifier les processus de réservation de matériel et intégrer des technologies innovantes pour accroître notre efficacité.”
Alors que la saison estivale bat son plein et que Weezevent est en pleine effervescence, nous souhaitions mettre en avant le rôle crucial des Opérations dans notre succès. Derrière chaque événement réussi se trouvent des équipes dévouées qui travaillent sans relâche pour assurer une logistique impeccable et une coordination sans faille !
Tout l’été, venez célébrer les succès et partager les moments forts de cette haute saison événementielle à travers nos articles de blog, et en nous suivant sur nos réseaux sociaux LinkedIn et Instagram !
