Op basis van observaties ter plaatse en samenwerkingen met meer dan 400 festivals die door Weezevent in heel Europa worden ondersteund, hebben we 10 belangrijke hefbomen geïdentificeerd die organisatoren nu al kunnen toepassen om hun prestaties en de ervaring van hun bezoekers te verbeteren. Deze inzichten, gedeeld door Grégor Einis, Head of development bij Weezevent, tijdens zijn conferentie op het MaMA Festival & Convention, laten zien hoe accreditatiebeheer, cashless betalingen en nieuwe vormen van publieksbetrokkenheid krachtige hulpmiddelen kunnen worden om efficiënter te werken en de festivalervaring te verrijken.
Samenvatting
1. Het aankoopproces vereenvoudigen met betaling in meerdere termijnen
Sommige Europese festivals hebben al een stap gezet waar Frankrijk nu pas aan begint: betaling in meerdere termijnen.
In het Verenigd Koninkrijk is deze praktijk inmiddels de norm, waarbij bijna 70% van de tickets in drie of meer termijnen wordt betaald. Deze evolutie is niet alleen een economische trend, maar ook een echte hefboom voor toegankelijkheid en inclusie.
Achter deze gewoonte schuilt een bredere visie op hoe we de toegang tot cultuur kunnen vergemakkelijken. Voor een festival betekent het aanbieden van gespreide betalingen — bijvoorbeeld voor tickets, camping of extra diensten — dat bezoekers de hele ervaring als vlotter en toegankelijker ervaren.
Deze aanpak, die al goed is ingeburgerd in het Verenigd Koninkrijk, Duitsland en Nederland, zou in 2026 een belangrijk concurrentievoordeel kunnen worden voor organisatoren.
Wil je gespreide betalingen aanbieden? Laten we erover praten!
2. De relatie met je publiek versterken via de kopersruimte
De ervaring stopt niet meer bij de aankoop van het ticket. Steeds meer organisatoren herzien hun relatie met het publiek na de verkoop door een kopersruimte te integreren die toegankelijk is via de bevestigingsmail.
Deze gepersonaliseerde ruimte stelt festivalbezoekers niet alleen in staat om hun tickets te downloaden, maar vooral om extra diensten toe te voegen. Het doel is tweeledig: de gemiddelde bestelwaarde verhogen en de relatie tussen het festival en het publiek versterken, nog vóór de deuren opengaan.
Door deze aanpak van geleidelijke verrijking van het aanbod te omarmen, maken organisatoren van een eenvoudige transactie een rijkere, meer gepersonaliseerde koopervaring, waarbij elke interactie bijdraagt aan een sterker engagement van de bezoeker en een hogere gemiddelde bestelwaarde.
3. De doorverkoop beheren om niet tegen jezelf te verkopen
Gereguleerde doorverkoop is een centraal thema geworden in het festivallandschap. Hoewel het helpt om frustratie bij uitverkochte tickets te voorkomen, moet het zorgvuldig worden opgezet om zowel het publiek als de organisatoren te beschermen.
In Frankrijk, bij Hellfest, is deze praktijk al goed onder controle: de doorverkoop wordt pas geactiveerd wanneer de passen van een bepaalde categorie zijn uitverkocht en nooit tegelijkertijd met de primaire ticketverkoop. Deze aanpak voorkomt dat de secundaire markt de primaire markt ondermijnt, want de doorverkoop te vroeg openen betekent het risico lopen om tegen je eigen model in te verkopen.
Weezevent biedt een evenwichtige aanpak binnen een model van prijsontwikkeling. Dit model waarborgt prijsconsistentie, versterkt het vertrouwen van het publiek en behoudt de winstgevendheid van festivals. Verre van een eenvoudige extra dienst, wordt gereguleerde doorverkoop zo een strategisch instrument voor commerciële optimalisatie en het beheer van de koperservaring.
4. Tickets en diensten centraliseren in één digitale pass
Geïnspireerd door de luchtvaart doet de boarding pass zijn intrede in de wereld van festivals. Dit systeem bundelt alle rechten van de deelnemer, ticket, camping en extra diensten, in één enkele QR-code.
Het doel is eenvoudig: de toegang stroomlijnen en de digitale ervaring van het publiek verbeteren. Door meerdere documenten of QR-codes te vervangen door één digitale pass, verminderen organisatoren de wachtrijen en beperken ze leesfouten.
Voor festivals betekent dit formaat veel meer dan alleen tijdswinst: het wordt een strategisch communicatiemiddel waarmee gerichte berichten kunnen worden verspreid vóór en tijdens het evenement, en zelfs gesponsorde activaties kunnen worden geïntegreerd. De boarding pass kan ook rechtstreeks in de festivalapp worden opgenomen, wat het aantal downloads stimuleert en de deelnemerservaring verder centraliseert.
Dit systeem onderscheidt zich als een innovatie op het kruispunt van technologie en bezoekersbeleving, ontworpen voor generaties die gewend zijn alles vanaf hun smartphone te beheren.
5. De toegang opnieuw vormgeven voor een soepelere ervaring
Lange tijd gezien als een louter logistieke stap, is toegangscontrole vandaag uitgegroeid tot een echte hefboom voor beleving en operationele efficiëntie. Bij Weezevent wordt deze cruciale fase beschouwd als een volwaardig project, dat vooraf wordt voorbereid met een duidelijke strategie, geschikte tools en nauwkeurige prestatie-indicatoren.
Elk evenement heeft zijn eigen specifieke kenmerken, gefaseerde opening, meerdere capaciteitzones, en vereist dus een op maat gemaakte configuratie. Steeds meer organisatoren hanteren een data-driven aanpak, waarbij ze doorlooptijden, bezoekersstromen per zone en scananomalieën analyseren om de festivalervaring te optimaliseren. Het begrijpen van fouten wordt daarbij net zo belangrijk als het beheren van de stroom zelf: het stelt organisatoren in staat om in real time bij te sturen en frictiepunten weg te nemen.
Dankzij functies zoals het weergeven van gepersonaliseerde informatie bij het scannen (foto van de drager, type accreditatie, specifieke waarschuwingen), het automatisch bijwerken van de controlelijsten volgens vooraf ingestelde tijdregels, en het centraliseren van foutrapporten, winnen de teams op het terrein aan zelfstandigheid en reactievermogen. Geen handmatige tussenkomst meer nodig, alles wordt continu bijgewerkt.
Een goed doordacht toegangsbeheer betekent minder wachtrijen, meer veiligheid en vooral een positieve eerste indruk voor elke deelnemer zodra die op het terrein aankomt.
6. Accreditaties beheren op grote schaal
Een andere goede praktijk die we hebben waargenomen: het grootschalige beheer van accreditaties. Het voorbeeld van het Montreux Jazz Festival illustreert perfect wat de WeezCrew-oplossing mogelijk maakt wanneer deze op grote schaal wordt ingezet.
Met duizenden vrijwilligers, leveranciers, technici en partners om te coördineren, is de uitdaging enorm. Dankzij WeezCrew wordt elk profiel automatisch naar de juiste dienst of afdeling gestuurd. De verantwoordelijken kunnen vervolgens elke aanvraag goedkeuren, weigeren of van een opmerking voorzien, en de personeelsverdeling in real time volgen.
Daarnaast maakt de toegangscontrole het mogelijk om binnenkomsten en vertrekken te registreren, wat het nauwkeurig bijhouden van aanwezigheid vergemakkelijkt. De gewerkte uren kunnen zo automatisch worden geregistreerd en doorgestuurd naar HR-software, voor een vlottere en gecentraliseerde administratie.
Naast de logistieke voordelen helpt dit hulpmiddel ook om het gevoel van verbondenheid te versterken en een echte vrijwilligersgemeenschap rond het evenement op te bouwen.
7. Meer comfort bieden aan het publiek met smart lockers
In Nederland heeft het festival Paaspop meer dan 12.000 smart lockers geïnstalleerd, een eenvoudige maar impactvolle innovatie die perfect illustreert hoe technologie de festivalervaring kan verbeteren en tegelijkertijd nieuwe inkomstenbronnen kan creëren.
Deze lockers, beschikbaar op het terrein, stellen bezoekers in staat om hun spullen zelfstandig op te bergen en op te halen. Geen wachtrijen of tijdverlies meer: alles wordt via selfservice beheerd, van betaling tot het openen van de locker.
Voor organisatoren is het voordeel dubbel: een praktische en gewaardeerde ervaring voor het publiek, én een manier om de inkomsten te optimaliseren, sommige evenementen genereren meer dan €100.000 uitsluitend via dit systeem. De e-locker wordt zo een essentieel onderdeel van de totale ervaring: meer comfort voor de festivalganger, meer controle en rendabiliteit voor de organisator.
8. Ecocups automatisch beheren
In België en Nederland verbiedt de wet inmiddels het gebruik van wegwerpbekers, waardoor organisatoren hun logistiek rond herbruikbare bekers opnieuw moeten uitdenken. Sommige festivals, zoals Tomorrowland, hebben een innovatieve aanpak gekozen door de bekers rechtstreeks te koppelen aan het betalingssysteem van de festivalbezoekers.
Concreet is elke beker uitgerust met een NFC-chip die wordt geactiveerd bij de aankoop van een drankje. Zodra de consumptie is afgerond, deponeert de deelnemer de beker in een connected inleverpunt, dat de gebruiker automatisch identificeert en een onmiddellijke terugbetaling uitvoert. Zo kan het verkooppunt zich concentreren op zijn kerntaak, verkopen, terwijl het hele terugbetalingsproces volledig geautomatiseerd verloopt.
Dit model biedt een dubbele meerwaarde:
- het vermindert de drukte aan de bars door de verkoop- en inleverpunten duidelijk van elkaar te scheiden;
- het vereenvoudigt het milieubeheer van het evenement, met een schoner terrein en een geautomatiseerde sortering.
Dit systeem toont aan hoe technologie zowel ecologische als operationele uitdagingen kan aanpakken, terwijl het transparantie en publiekstevredenheid verbetert.
Ontdek hoe onze bekerbeheeroplossing, ontwikkeld in samenwerking met Auxcis, de bezoekerservaring en het stadionbeheer optimaliseert bij Royal Antwerp FC.
9. Het cashless restsaldo valoriseren: een nieuwe inkomstenbron
In heel Europa nemen ongeveer 53,6 miljoen bezoekers deel aan zo’n 2.300 festivals, waarvan 72% al gebruikmaakt van een cashless systeem, met een jaarlijkse groei van ongeveer 6,2% (Industry Research). Aan het einde van elk festival blijven er vaak ongebruikte cashless tegoeden op de accounts van deelnemers staan, zoals bij Rock en Seine.
In plaats van dit geld gewoon terug te betalen, kiezen sommige festivals ervoor om het te gebruiken als hefboom voor betrokkenheid. Vóór de terugbetalingsfase nodigt een online shop bezoekers uit om hun resterende saldo te besteden aan een merchandise-artikel, een donatie of zelfs vroegtijdige toegang tot de voorverkoop van de volgende editie. Het doel is niet om de aankoop te forceren, maar om een laatste kans te bieden om de festivalervaring te verlengen.
Deze aanpak verandert een administratief proces in een moment van interactie. Het resultaat? Een stijging van de omzet én een grotere betrokkenheid van de meest loyale bezoekers.
10. De ecologische impact verkleinen met recycleerbare kaarten
In lijn met haar duurzaamheidsverbintenissen heeft Weezevent het gebruik van 100% recycleerbare cashless kaarten algemeen ingevoerd. Deze kaarten, gemaakt van herbruikbare materialen en bedrukt met zilverinkt, kunnen zonder milieuschade in de gescheiden afvalbakken worden weggegooid.
Deze evolutie, die al op verschillende evenementen in Frankrijk en Zwitserland is toegepast, maakt deel uit van een bredere strategie om de koolstofvoetafdruk van de sector te verkleinen en tegelijkertijd hoge technologische normen te behouden. Een eenvoudige maar betekenisvolle innovatie die laat zien dat ecologie en prestaties perfect kunnen samengaan.
Van de kopersruimte tot de slimme bekers, al deze goede praktijken uit Europa weerspiegelen één en dezelfde overtuiging: de toekomst van festivals ligt in data en beleving. Weezevent sluit hier naadloos bij aan door organisatoren te ondersteunen op weg naar modellen die niet alleen performanter, maar ook duurzamer zijn.
Veelgestelde vragen
V : Hoe kunnen accreditaties op grote schaal efficiënt worden beheerd?
Dankzij WeezCrew wordt grootschalig accreditatiebeheer eenvoudiger. Elk profiel wordt automatisch toegewezen aan de juiste dienst op basis van zijn missie. De verantwoordelijken kunnen aanvragen goedkeuren of weigeren en de teamverdeling in real time volgen via een interactieve kaart. Door toegang te koppelen aan accreditaties kunnen organisatoren ook in- en uitgangen bijhouden, waardoor aanwezigheid en gewerkte uren automatisch worden doorgestuurd naar HR-tools.
V : Waarom worden connected lockers steeds populairder op festivals?
Connected lockers winnen aan populariteit omdat ze inspelen op een eenvoudige behoefte: meer comfort en zelfstandigheid voor bezoekers, terwijl ze extra inkomsten genereren voor organisatoren. Bezoekers kunnen hun spullen opbergen en ophalen zonder langs een infopunt te gaan, volledig in selfservice, van betaling tot het openen van de locker.
V : Hoe verbeteren connected bekers de logistiek van een evenement?
Door het waarborg- en terugbetalingsproces te automatiseren, zijn bekers met een NFC-chip gekoppeld aan het cashless-account van de deelnemer. De chip wordt geactiveerd bij aankoop via een detectiemat, en de terugbetaling wordt automatisch uitgevoerd zodra de beker wordt ingeleverd bij een connected inleverpunt. Barteams kunnen zich daardoor volledig richten op de verkoop, zonder terugbetalingsverzoeken te hoeven behandelen.
De connected bekers vereenvoudigen ook het milieubeheer: geen plastic afval meer op het terrein. Elke deelnemer die zijn waarborg wil terugkrijgen, moet zijn beker inleveren bij een inzamelpunt om automatisch gecrediteerd te worden.
V : Wat kunnen festivals doen met het cashless restsaldo na het evenement?
Gebruik het resterende cashless saldo van bezoekers als extra inkomstenbron in plaats van het gewoon terug te betalen. Door een online shop te integreren als eerste stap van het terugbetalingsproces, kun je extra omzet genereren.
Bied er exclusieve merchandise aan, de mogelijkheid om te doneren aan een goed doel of toegang tot de voorverkoop van de volgende editie. Vooral die laatste optie is doeltreffend: waarom het enthousiasme laten zakken als je meteen na het festival al middelen kunt creëren voor de volgende editie?
V : Hoe kunnen festivals de ecologische impact van cashless verminderen?
Om festivals te helpen hun ecologische voetafdruk te verkleinen, biedt Weezevent nu 100% recycleerbare cashless kaarten aan, gemaakt van herbruikbare materialen en zilverinkt. Ze kunnen worden weggegooid in de gescheiden afvalbakken zonder het milieu te schaden.
