Een club runnen betekent dat je veel tegelijk doet. Misschien organiseer je op vrijdag een techno night, op zaterdag een disco revival, en op zondag een live act. Met zo’n gevarieerde kalender kan het opbouwen van een consistent en loyaal publiek een uitdaging zijn, vooral wanneer je bezoekerspubliek verandert van avond tot avond.
Daarom is een slimme en aanpasbare ticketingstrategie zo belangrijk. Of je nu met resident promoters werkt, wekelijks van genre wisselt of alles intern beheert, de juiste tools en aanpak helpen je meer tickets te verkopen, je bezoekers beter te begrijpen en je band met terugkerende gasten te versterken. Deze gids is ontworpen om je daarbij te helpen, gebaseerd op data, best practices, en wat op dit moment werkt voor clubs zoals de jouwe.
Samenvatting
Je publiek begrijpen en laten groeien
1. Identificeer de specifieke kenmerken van je publiek
Clubs hebben vaak een kleiner, meer niche en frequenter terugkerend publiek dan festivals. Dat maakt je terugkerende bezoekers een van je belangrijkste troeven. Als je 15 procent of meer van je gasten regelmatig ziet terugkeren, zit je op de goede weg.
In een club is je publiek geen vaste groep. Het verschuift constant op basis van de avond, de muziek en de promoter. Daarom begint je publieksinzicht bij het begrijpen wie tickets koopt voor welk soort evenement. Zijn de meeste bezoekers nieuw in de venue? Komen ze regelmatig terug? Zijn ze er voor de artiest, de vibe, het genre, of de locatie?
Je meest loyale bezoekers behoren waarschijnlijk niet tot een enkele groep. Ze vertegenwoordigen verschillende music scenes en subculturen, vaak rond specifieke genres. Je community bestaat dus uit meerdere micro communities, en hoe beter je elke groep begrijpt, hoe beter je je communicatie, timing en ticketingstrategie kunt afstemmen.
2. Verzamel de juiste informatie over je bezoekers
Het verzamelen van informatie over je bezoekers is essentieel om een effectieve groeistrategie op te bouwen. Maar welke informatie verzamel je, en hoe?
Meestal vult alleen de koper zijn gegevens in tijdens de bestelling. Omdat de meeste orders twee of meer tickets bevatten, verlies je bijna 50 procent van je data.
Daarom raden we aan om na de aankoop je formulier vragen aan te passen in de klantzone. Zo kun je informatie verzamelen van alle deelnemers, niet alleen van de koper. Deze strategie verrijkt je database sterk in volume en relevantie.
In plaats van during checkout te veel te vragen en conversie te riskeren, hou je het koopproces kort en eenvoudig, en nodig je bezoekers later uit om hun informatie aan te vullen. Zo verzamel je precies de gegevens die je nodig hebt.
Met deze aangepaste vragen kun je bijvoorbeeld vragen: “Wie is je favoriete artiest?”, of “Welke genres wil je vaker horen?”, en die antwoorden gebruik je om je programmering en communicatie te sturen. Daarna kun je je publiek segmenteren op basis van muzieksmaak, voorkeuren, of bezoekspatronen.
Wij raden aan de volgende velden toe te voegen:
- Leeftijd
- Geslacht
- Woonplaats
- Gedetailleerde en niche muziekvoorkeuren zoals techno, hard techno, house, hard house, EDM
- Favourite artist
3. Bouw en onderhoud je community
Je verzamelt nu data over al je bezoekers. Maar loyaliteit gebeurt niet vanzelf. Een sterke community geeft meer terugkerende bezoekers en meer vrienden die meekomen.
Zo bouw je die loyaliteit op:
- Communiceer regelmatig. Nieuwsbrieven en gerichte social posts doen wonderen.
- Gebruik je CRM slim. Segmenteer genres en publieksgroepen correct.
- Toon dat je je publiek kent. Gepersonaliseerde berichten op basis van eerdere aankopen werken sterk.
- User generated content is krachtig. Vraag bezoekers om hun ervaring te delen, je venue te taggen of challenges te doen.
4. Gebruik een eventgerichte CRM om je communicatie te automatiseren
Data is je beste vriend. Kijk waar je ticketkopers vandaan komen, welke genres ze verkiezen en welke avonden de meeste terugkeerders aantrekken. Pas je strategie daarop aan. Voorbeelden:
- Komt een groot deel van de kopers uit een bepaalde stad, zet dan in op lokale advertenties en outdoor.
- Trekt een bepaald genre of avond steevast meer bezoekers, geef die dan meer ruimte in je planning en in de ticketshop.
5. Gebruik je data om je strategie vorm te geven
Volgens dit rapport zijn er trends die je strategie kunnen beïnvloeden:
- De gemiddelde leeftijd van clubbezoekers steeg van 25 naar 27 sinds 2021.
- Jongere doelgroepen wachten minder lang met kopen en kiezen vaker voor vroegere, goedkopere tickets.
- Bij clubs steeg de gemiddelde purchase window licht van 40 naar 42 dagen.
- De beste 25 procent van clubs behoudt minstens 15 procent van hun publiek over meerdere events.
Beheer je ticketfases voor maximale impact
Bepaal het beste moment voor je ticketreleases
De meeste clubavonden gebruiken slechts 2 tickettypes: Early Bird en Regular. Dat is meestal voldoende. Zorg er alleen voor dat je op tijd live gaat. In tegenstelling tot festivals, die vaak lang op voorhand tickets lanceren, zijn clubavonden short cycle events.
Uit onze ervaring is drie maanden vooraf het ideale moment voor de meeste clubs en venues. Als je te lang wacht, mis je zowel de vroege kopers als de mond tot mond buzz die zij mee op gang brengen. Vroege kopers zijn je mini ambassadeurs, dus geef hen een goede reden om zich vroeg te engageren.
Overweeg om je early birds te belonen, door vroegboektickets fors te korting en of door een gratis drankje aan te bieden. Een kleine moeite die zich terugbetaalt in extra bezoekers en loyaliteit.
Structureer je samenwerkingen met promoters
Coördineer promoters en ambassadeurs efficiënt
Voor veel clubs zijn promoters onmisbaar. De meeste clubs werken met 2 soorten partners: externe promoters (die hun eigen marketing doen) en resident promoters of lokale ambassadeurs, die helpen met outreach en street sales.
1. External promoters
Of het nu een eenmalige avond is of een terugkerende reeks: externe promoters brengen vaak hun eigen publiek, merk en communicatiekanalen mee. De beste aanpak? Eén event, 2 shops. Je kunt eenvoudig een aparte shop maken voor de promoter, zelfs onder een ander account. Zo kan elke partij traffic naar zijn eigen link sturen, zijn eigen campagne beheren en volledige zichtbaarheid krijgen op zijn eigen verkoop.
Een overzicht over meerdere accounts heen
Clubs en promoters kunnen tickets verkopen vanuit gescheiden accounts, maar ze kunnen deze toch samen tonen in één ticketshop. Deze flexibiliteit houdt je backend overzichtelijk en geeft fans tegelijk een vlotte ervaring.
Other options are available thanks to these integrations:
- Met Linkie kun je tijdelijke links creëren met een live overzicht van je eventverkoop.
- You can also use WeezAcess to provide insight into selected ticket types and who has checked in at the event without the ability to export the data.
Shared accounts
Een andere sterke aanpak is het aanmaken van een apart account binnen het WeezTicket dashboard voor de promoter. Beide partijen kunnen dan events beheren, shops opzetten, tickets verkopen en inzichten bekijken. Je kunt vervolgens admin en view only accounts toewijzen aan de juiste teamleden. Een groot voordeel is dat je payouts kunt instellen volgens de afspraken tussen beide partijen.
2. Samenwerken met residents of ambassadeurs
Als je werkt met resident hosts, influencers of proppers, is het essentieel om de prestatie per persoon te meten. Ken elk van hen een eigen tracking link toe in het dashboard. Zo zie je precies wie ticketkopers binnenbrengt, ideaal voor beloningssystemen of terugkerende samenwerkingen.
Succesvolle ticketverkoop voor clubavonden betekent vooruitdenken, je publiek kennen en elke interactie laten tellen.
Start je verkoop op tijd om optimaal gebruik te maken van het Early Bird momentum, en gebruik je data om gericht en efficiënt te communiceren. Met WeezTicket heb je de tools om de dansvloer avond na avond gevuld te houden.
Eén ding weten we zeker: geen twee clubs zijn hetzelfde. Blijf testen wat werkt voor jouw publiek. Probeer kleine aanpassingen zoals een loyaliteitsprogramma, promoblocks in de shop, of extra’s zoals merchandise, lockers, drankjes of afterparty tickets.
