Er is geen betere manier om de vaardigheden van je ingenieurs en ontwikkelaars te verbeteren dan met een hackathon organiseren.
Of je nu een ondernemer bent, een start-up, een MKB of zelfs een groot bedrijf, hackathons zijn de ideale momenten om innovatieve projecten te ontwikkelen, teamgeest te verbeteren, nieuwe vaardigheden te ontwikkelen of nieuwe domeinen te ontdekken. Het organiseren van een hackathon kan de samenwerking in je team versterken en je bedrijf op de kaart zetten.
Je hebt misschien al gehoord van hackathons, maar weet je niet echt wat ze zijn of waarom en hoe je een hackathon organiseren moet? Hier zijn al onze tips en adviezen voor het organiseren van een hackathon die gegarandeerd succesvol is!
Samenvatting
1. Wat is de term hackathon?
Een hackathon organiseren is een creatief, collaboratief en intensief evenement waarbij ontwikkelaars, ontwerpers, ondernemers, studenten en andere professionals samenkomen om in teams aan innovatieve technologische en technische projecten te werken. Het doel is meestal om functionele prototypes, applicaties, websites of oplossingen te creëren om concrete problemen op te lossen binnen een specifiek domein.
Hackathons kunnen variëren van enkele uren tot meerdere dagen en worden meestal gehouden in een speciale ruimte, zoals een conferentiezaal of een computerlab. De deelnemers werken in teams om te ontwerpen, programmeren, testen en hun projecten voor een jury te presenteren. Het organiseren van een hackathon vereist planning en structuur om de deelnemers optimaal te ondersteunen.
Hackathons worden vaak georganiseerd door bedrijven, non-profitorganisaties, universiteiten, gemeenschapsgroepen of overheden om innovatie te stimuleren, samenwerking aan te moedigen en complexe problemen op te lossen. Hackathons kunnen ook dienen als een platform voor het werven van jong talent, netwerken en leren.
2. Waarom een hackathon organiseren?
Een hackathon organiseren biedt tal van voordelen voor bedrijven:
- Het kortetermijn ontwikkelen van een competitieve houding voor het werken op een stimulerende en daardoor effectievere manier voor je bedrijf en medewerkers.
-
- Nieuwe vaardigheden aanleren en projecten ontwikkelen binnen korte tijd.
- Een creatieve, collaboratieve en ondernemende ervaring gebruiken om je teams rond een zakelijke uitdaging te verzamelen en synergie te bevorderen.
- Een innovatievere bedrijfsimago creëren om de beste talenten uit je sector aan te trekken tijdens je evenement (innovatie-geïnteresseerden, pas afgestudeerden, ervaren werkers, enz.).
- Je medewerkers de kans geven om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen (programmeertalen, projectbeheer, gebruik van nieuwe software…).
3. Bepaal de duur van je evenement
Bepaal de duur van je hackathon op basis van het thema, het aantal deelnemers en de doelstellingen van het event.
Een typische hackathon duurt meestal 24 tot 48 uur, maar dit hangt ook af van het budget en het aantal projecten en workshops die je wilt aanbieden, evenals het aantal sprekers (lezingen, rondetafelgesprekken, enz.).
4. Kies een thema
Voordat je begint, bepaal een duidelijk en specifiek thema voor je hackathon, dat de interesse van de deelnemers wekt en aansluit bij je einddoelen. Je kunt bijvoorbeeld een hackathon creëren over kunstmatige intelligentie, cybersecurity, hernieuwbare energie, het milieu, blockchain, gezondheid, enz.
5. Vorm teams
Om je hackathon organiseren beter te structureren, vorm teams van 3 tot 6 personen die samen aan hun projecten werken binnen de beschikbare tijd. De teams moeten bestaan uit mensen met complementaire vaardigheden, ervaringen en doelen om hun creativiteit en effectiviteit te maximaliseren.
6. Kies een geschikte locatie
Zoek een geschikte locatie voor je hackathon te organiseren die voldoende ruimte biedt voor de teams, mentoren, juryleden en sponsors. Zorg ervoor dat de locatie gemakkelijk toegankelijk is voor de deelnemers en dat er voldoende voorzieningen zijn (stopcontacten, tafels en stoelen, schermen, projectoren, whiteboards…) en een betrouwbare internetverbinding.
7. Stel een begroting op
Stel een realistisch budget op voor je hackathon organiseren, dat de kosten dekt voor apparatuur, eten, drinken, prijzen, reiskosten, enz.
Je budget moet ook rekening houden met de kosten voor de prijzen. De prijzen kunnen bijvoorbeeld een geldbedrag zijn, een stageplek of mentorschapsmogelijkheden.
8. Communiceer rondom je hackathon
Promoot je hackathon organiseren bij je gemeenschap van ontwikkelaars en ingenieurs, scholen, universiteiten, verenigingen en lokale bedrijven die relevant kunnen zijn. Gebruik sociale media, websites, posters, persberichten, enz. om je event bekend te maken en een groot aantal deelnemers aan te trekken.
9. Bied een online inschrijfsysteem aan
Een ticketing- of inschrijfoplossing is een waardevol hulpmiddel voor het organiseren van je hackathon. Hier zijn enkele manieren waarop het je kan helpen:
- Centraliseer de inschrijvingen en zorg ervoor dat alle noodzakelijke informatie van de deelnemers wordt verzameld.
- Beheer betalingen op een veilige manier als je inschrijfgeld voor de hackathon vraagt.
- Communiceer met deelnemers voor en tijdens de hackathon door herinneringen, updates en andere belangrijke informatie te sturen.
- Volg de deelname om te zorgen dat een groep mensen aanwezig zijn en betrokken blijven gedurende het hele event.
- Bied gegevens en analyses van demografische gegevens, interesses en deelnamepercentages om je te helpen weloverwogen beslissingen te nemen voor je evaluatie en toekomstige edities.
In het algemeen kan een ticketing- of inschrijfoplossing de logistiek van je hackathon vergemakkelijken, zodat jij je kunt concentreren op het creëren van een succesvolle hackathon die innovatie en samenwerking bevordert.
10. Zoek sponsors
Als je hackathon extra budget nodig heeft voor een unieke sfeer te creëren, zoek dan sponsors om de kosten te dekken en prijzen aan te bieden voor de winnaars (computers, licenties, computermateriaal, cadeaubonnen, enz.). Sponsors kunnen ook bijdragen aan het leveren van apparatuur en je helpen om ruimtes voor je event te huren.
11. Betrek experts
Huur bekwame en ervaren experts en mentoren in om de teams te helpen de problemen op te lossen en advies te geven voor het succes van hun projecten in de hackathon. Mentoren kunnen ook ideeën, contacten en nuttige middelen aanbieden aan de deelnemers van de hackathon.
12. Vergeet de jury niet
Selecteer een panel van hackathon juryleden bestaande uit experts, professoren en verantwoordelijken om de projecten te beoordelen, de uiteindelijke winnaars te bepalen en de prijzen uit te reiken. De juryleden moeten de beoordelingscriteria begrijpen en in staat zijn om relevante vragen aan de teams te stellen tijdens de hackathon. Bij een hackathon kun je ook strakke begeleiding bieden voor verschillende leeftijdscategorieën.
13. Maak de resultaten bekend
Na het event publiceer je de resultaten en bedank je de deelnemers, mentoren en sponsors voor hun bijdrage in de hackathon. Reik de prijzen uit aan de winnaars, die divers kunnen zijn, zoals eerder genoemd (ondersteuning voor het starten van een project, computermateriaal, stages…).
Hulp nodig bij het organiseren van je professionele evenementen?
Weezevent ondersteunt je met innovatieve oplossingen voor ticketverkoop & online inschrijvingen, toegangscontrole en CRM.
