Beheer van vrijwilligers voor trailruns en hardloopwedstrijden

WeezCrew is de alles-in-één oplossing voor het beheren van je vrijwilligers, personeel en accreditaties. Vergemakkelijk elke stap van je trailrun of hardloopwedstrijd: planning, werving, toewijzing, communicatie en het volgen van de operaties op het terrein.

Laten we jouw behoeften bespreken

Landing NL – Beheer van vrijwilligers voor trailruns en hardloopwedstrijden

Zij gebruiken WeezCrew

Meer dan 1.000 evenementen vertrouwen op WeezCrew voor een optimale en efficiënte organisatie van hun deelnemers.

Bespaar tijd en vereenvoudig je processen

Met WeezCrew vereenvoudig je elke stap van je evenement met een intuïtieve oplossing. Plan je behoeften, werf je vrijwilligers en personeel en zorg voor een perfecte coördinatie van start tot finish om je deelnemers een onvergetelijke ervaring te bieden.

Eenvoudige planning

Centraliseer de roosters van vrijwilligers voor de verzorgingsposten, controleposten, logistiek en veiligheid.

Precieze taakverdeling

Maak en beheer vrijwilligersopdrachten met specifieke eigenschappen zoals start-/einddatum, taakomschrijving, locatie van de posten (verzorgingsposten, kruisingen, aankomsten), verantwoordelijke of toegangseisen, alles gecentraliseerd op één platform met een compleet overzicht van je trail of hardloopwedstrijd.

Geoptimaliseerde werving

Vind gemakkelijk vrijwilligers voor het beheren van inschrijvingen, welkomszones of hulpstations, en vereenvoudig hun inschrijving met geautomatiseerde processen.

Precieze toewijzing

Wijs gemakkelijk tijdsloten toe voor de verschillende punten van je evenement met behulp van een slimme tool die de beschikbaarheid van vrijwilligers optimaliseert op basis van hun beschikbaarheid, vaardigheden…

Gerichte communicatie

Communiceer effectief met je teams via gerichte berichten (e-mail of SMS) om een vloeiende coördinatie de hele dag door te waarborgen.

Eenvoudige logistiek

Beheer de apparatuur zoals t-shirts, badges of maaltijden en volg de taken direct via onze mobiele app.

Toegangscontrole

Beheer gevoelige gebieden zoals technische of medische ruimtes met een gecentraliseerd accreditatiesysteem dat aan je behoeften kan worden aangepast.

+1.000 evenementen ondersteund
Van 10 tot 10.000 vrijwilligers
Klantenservice 24/7

Beheer de inschrijving van je vrijwilligers

Coördineer je vrijwilligers, personeel en accreditaties met een oplossing die is ontworpen om de uitdagingen van buitenevenementen aan te pakken.

Maatwerkformulieren

Maak gepersonaliseerde formulieren om de essentiële informatie van je vrijwilligers te verzamelen, zoals hun beschikbaarheid, voorkeuren voor taken (verzorgingsposten, signalering, veiligheid) of medische voorwaarden. Pas je formulieren aan voor de specifieke behoeften van verschillende groepen of gebieden op het parcours.

Voeg je teams eenvoudig toe

Integreer je vrijwilligers en teamleden snel en efficiënt via individuele formulieren, groepsinschrijvingen, massale imports of rechtstreeks vanuit je bestaande community op WeezCrew voor een snelle en efficiënte organisatie.

Delegatie en geavanceerde instellingen

Sta teamleiders of verantwoordelijken voor zones toe om inschrijvingen rechtstreeks te beheren via een beveiligde ruimte. Configureer specifieke accreditaties op basis van rollen (veiligheid, signalering, medische assistentie) of locaties (controleposten, verzorgingsposten) voor een optimale organisatie op het terrein.

Eenvoudige en geautomatiseerde communicatie

Betrek je vrijwilligers met geautomatiseerde e-mail- en SMS-campagnes. Verstuur badges, taakomschrijvingen of accreditaties op maat, afhankelijk van de taken en zones op het parcours, vergezeld van duidelijke en gedetailleerde instructies.

Genereer professionele documenten

Maak eenvoudig badges, accreditaties of logistieke documenten met standaard- of volledig gepersonaliseerde sjablonen die de visuele identiteit en de behoeften van je sportevenement weerspiegelen.

De onmisbare tool voor al je teams tijdens je hardloopwedstrijd.

WeezCrew transformeert het beheer van je teams en deelnemers met gepersonaliseerde tools om het succes van je buitensportevenement te waarborgen.

Vrijwilligers

De motoren van je evenement, zij profiteren van een soepel inschrijfproces, duidelijke opvolging en geoptimaliseerd beheer van hun taken doorheen het parcours.

Personeel - Leveranciers

De pijlers van de organisatie, of ze nu de logistiek, veiligheid of verzorgingsposten beheren, beschikken over accreditaties die passen bij hun verantwoordelijkheden.

VIP-deelnemers - Media

Speciale gasten, journalisten of fotografen kunnen online accreditatieaanvragen indienen, die worden goedgekeurd op basis van jouw criteria.

Partners

Je sponsors en belangrijke partners krijgen exclusieve toegang en gepersonaliseerde rechten, in lijn met je engagementen.

Een intuïtieve en modulaire oplossing

Optimaliseer de organisatie van je teams en bespaar tijd met een oplossing die is ontworpen om te voldoen aan de behoeften van trails en hardloopwedstrijden.

Intuïtieve interface

Navigeer eenvoudig met een oplossing die is ontworpen om het administratieve beheer van je vrijwilligers te vereenvoudigen, of ze nu bij verzorgingsposten, checkpoints of de finish staan.

White-label personalisatie

Personaliseer elk element volgens jouw huisstijl: formulieren, e-mails, badges en taakopdrachten voor een op maat gemaakte ervaring.

Snelle inschrijving

Bied je vrijwilligers een eenvoudig en snel formulier waarmee ze hun beschikbaarheid en voorkeuren voor specifieke taken kunnen kiezen, zoals signalering of medische assistentie.

Aangepaste functies

Verminder fouten en optimaliseer je planningen met een oplossing die een vloeiende organisatie van teams op complexe en multi-zone parcoursen mogelijk maakt.

Volledige integratie

Profiteer van een koppeling tussen alle Weezevent-oplossingen: ticketing, toegangscontrole, cashless betalingen, CRM-tools en vrijwilligersbeheer. Verhoog je efficiëntie, productiviteit en bied een naadloze gebruikerservaring.

Toegewijde ondersteuning

Profiteer van snelle ondersteuning voor al je vragen en garandeer een optimale werking van de oplossing, voor, tijdens en na je sportevenement.

Functionaliteiten voor alle soorten races.

Aanmaken van formulieren
Individuele of groepsinschrijvingen
Taakomschrijving en toewijzing
Teambeheer
Opzetten van campagnes
Badges personnalisés
Accreditatie voor donaties, maaltijden en accommodaties
Configuratie per toegangszone
Waardebonnen met QR-code

Bekijk alle functionaliteiten

Beheer de organisatie van jouw trailruns en hardloopevenementen.

WeezCrew helpt je bij het beheren van je vrijwilligers, staff en accreditaties over het hele parcours. Optimaliseer de coördinatie van bevoorradingsposten, kruispunten en controleposten om een vlotte en veilige ervaring voor alle deelnemers te garanderen.

Volg je prestaties live
Verminder organisatorische fouten
Verbeter de coördinatie van je teams

Success Stories

Ontdek onze grootste success stories

Klaar om je evenement te lanceren?

Vraag een demo aan Ga naar WeezCrew

FAQ

Hoe vereenvoudigt WeezCrew het beheer van vrijwilligers voor een trailrun of hardloopwedstrijd?

WeezCrew centraliseert alles op één platform. Organisatoren kunnen het verloop van het evenement plannen, vrijwilligers werven en rollen toewijzen op basis van ieders vaardigheden en voorkeuren. Het systeem bevat ook tools voor het beheren van de verzorgingsposten, kruisingen, het uitdelen van startnummers en het volgen van vrijwilligers op het terrein.

Welke rollen kunnen vrijwilligers vervullen tijdens een trail of hardloopwedstrijd?

Vrijwilligers vervullen uiteenlopende taken, zoals het beheren van verzorgingsposten, het zorgen voor de signalering op de route, het uitdelen van startnummers, het begeleiden van strategische kruisingen of het assisteren bij EHBO-posten. Hun werk is essentieel voor de goede voortgang van het evenement en het welzijn van de deelnemers.

Hoe helpt WeezCrew bij de efficiënte communicatie met vrijwilligers?

Met geïntegreerde tools zoals gerichte e-mail- en SMS-berichten, stelt WeezCrew organisatoren in staat belangrijke informatie te delen, zoals instructies, schema’s en contactgegevens van de verantwoordelijken voor de zones. Dit zorgt voor een duidelijke communicatie met alle leden van de vrijwilligersgemeenschap.

Hoe houdt WeezCrew rekening met de specifieke behoeften van trails in de natuur?

WeezCrew past zich aan de kenmerken van sportevenementen in een natuurlijke omgeving aan, zoals bos- of wegparcoursen. Vrijwilligers kunnen worden toegewezen aan taken die een nauwkeurige coördinatie vereisen, en het systeem helpt logistieke obstakels te overwinnen door een intuïtief beheer van de infrastructuur en beschikbare middelen.

Welke gegevens worden verzameld en hoe worden ze gebruikt?

Gegevens van vrijwilligers, zoals contactgegevens, vaardigheidsniveaus of eventuele certificaten, worden verzameld in een beveiligde omgeving om hun taaktoewijzing te optimaliseren. WeezCrew garandeert dat de gegevens van de deelnemers nooit voor andere doeleinden worden gebruikt. Organisatoren behouden de volledige eigendom van deze gegevens en hebben volledige controle over het gebruik ervan, in overeenstemming met de regels voor gegevensbescherming.