Les bonnes résolutions de l’organisateur d’événement

Nou­velle année, nou­velles réso­lu­tions. On ne les tient pas tou­jours mais elles sont là pour bien démar­rer, se rap­pel­er des amélio­ra­tions et les bonnes pra­tiques… On vous donne les bonnes réso­lu­tions de l’organisateur d’événement pour pré­par­er votre année dans les meilleures con­di­tions.

1 — Tenir son planning.

C’est peut être l’ultime réso­lu­tion, celle qui n’est jamais com­plète­ment tenue mal­gré tout les efforts pos­si­bles car organ­is­er un événe­ment est tou­jours rem­pli d’inattendu, de con­tretemps. Il est donc pri­mor­dial de réalis­er un rétro­plan­ning le plus exhaus­tif pos­si­ble afin de le tenir au mieux, de pré­par­er et d’étaler la charge de tra­vail, d’anticiper les grands sujets des plus rapi­des à traiter et de déléguer cer­taines tâch­es. Chaque année vous pro­gresserez pour roder cette étape et l’op­ti­miser de mieux en mieux. 

2 —  Se renseigner sur ce qui se fait.

C’est impor­tant lors de la réflex­ion de votre événe­ment de voir ce qui se fait ailleurs, autour de vous. En par­tie pour ne pas refaire ce qui a déjà été fait (et n’a pas fonc­tion­né) et voir com­ment vous démar­quer de la con­cur­rence, quels ont été les expéri­ences appré­ciées par les par­tic­i­pants, tout sim­ple­ment en tir­er les bonnes comme les mau­vais­es pra­tiques. C’est aus­si l’occasion de décou­vrir des prestataires ou idées créa­tives qui peu­vent en amen­er d’autres !

3 — Déléguer et bien manager son équipe.

Man­ag­er une équipe n’est pas for­cé­ment évi­dent que ce soit 2 per­son­nes ou 20. S’ajoute à cela le manque de temps, inévitable dans l’événementiel, il faut donc savoir s’appuyer sur son équipe et leur faire con­fi­ance. Les tâch­es de cha­cun une fois bien déter­minée, il est impor­tant d’avoir un suivi et une com­mu­ni­ca­tion soutenue pour assur­er le bon déroule­ment de votre événe­ment tout en don­nant l’autonomie néces­saire pour que cha­cun prenne pleine­ment ses respon­s­abil­ités.

4 — Savoir prendre le temps, même sous la pression.

Dans le rush de l’organisation, surtout à quelques semaines de l’événement il est impor­tant de réus­sir à souf­fler. Cela per­met de pren­dre le recul néces­saire pour voir les choses avec clarté, pour pren­dre les bonnes déci­sions et savoir rebondir (on vous en par­le plus bas). Et tout sim­ple­ment, cela vous évit­era les ten­sions dans l’équipe et auprès de vos prestataires ou encore invités le jour‑J.

5 — Vendre soi-même ses billets !

(Re)prenez le con­trôle de votre événe­ment et choi­sis­sez de pass­er par une solu­tion de bil­let­terie en ligne pour votre événe­ment. Inté­grez-là sur votre site Inter­net ou via un mini-site afin de récolter la don­née de votre pub­lic, de créer vos for­mu­laires per­son­nal­isées et pleins d’autres fonc­tion­nal­ités !

6 — Connaître (vraiment) son public.

Faites con­nais­sance avec votre pub­lic en col­lec­tant les don­nées qui vous intéressent. Qui sont-ils ? D’où vien­nent-ils ? Com­ment ont-ils enten­du par­ler de votre événe­ment ? Etc. Ces infor­ma­tions vous per­me­t­tront de mod­uler votre événe­ment pour qu’il réponde aux attentes de vos par­tic­i­pants mais aus­si pour les sur­pren­dre. Vous pour­rez en analysant cer­taines infos, savoir où con­cen­tr­er vos efforts et vos investisse­ments, les canaux de com­mu­ni­ca­tions qui fonc­tion­nent le plus, les mes­sages qui plairont ou attireront le mieux, …

7 — Fidéliser son public.

Dans la suite logique des don­nées récoltées, vous con­nais­sez mieux vos par­tic­i­pants et ain­si vous pou­vez vous adress­er à eux avec le bon mes­sage, le bon ton. Fidélisez vos par­tic­i­pants en gar­dant le con­tact avec eux, faites-les pren­dre part à l’événement en leur offrant une expéri­ence inat­ten­due, en deman­dant leur avis, leur don­nant la parole. Créez un mail­ing avec un ques­tion­naire de sat­is­fac­tion, incitez-les à partager leurs com­men­taires sur les réseaux soci­aux et leur expéri­ence lors de l’événement ! Cela vous per­met d’avoir du con­tenu de leur part et une belle vis­i­bil­ité.

8 — Savoir rebondir & être flexible.

Tou­jours penser au plan B et même au plans C et D, cela vous per­met de garder votre sang-froid et d’anticiper les prob­lèmes pour éviter le stress et des ten­sions lors de votre événe­ment et en amont. Organ­is­er un événe­ment demande beau­coup d’anticipation et de s’adapter à toute sit­u­a­tion. Un réel méti­er tout ter­rain qui vous deman­dera de l’inventivité, de l’organisation et une équipe de choc sur laque­lle s’appuyer.

9 — Se féliciter !

On oublie par­fois une fois le stress retombé et l’événement ter­miné de se féliciter et de pren­dre le temps de se rassem­bler pour fêter le suc­cès de son événe­ment. L’organisation d’un événe­ment c’est le tra­vail de toute une équipe, de prestataires et de parte­naires, de proches… il est impor­tant de remerci­er et féliciter tout ce monde qui a con­tribué à faire de votre événe­ment un suc­cès. A la fin de votre événe­ment ou quelques jours après prenez le temps de remerci­er, de faire un petit mot, un pot ou juste de pren­dre un temps afin de remerci­er tous ceux qui ont con­tribué à l’organisation, vous ont épaulé.

 

On ne fini­ra pas sur un chiffre rond pour le principe ! A vous de con­tin­uer cette liste, de ne pren­dre que les points sur lesquels vous devez tra­vailler, faire plus atten­tion. Le but des bonnes réso­lu­tions c’est bien juste de guider vers une amélio­ra­tion quelques quelle soit.

 

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