Nouvelle année, nouvelles résolutions. On ne les tient pas toujours mais elles sont là pour bien démarrer, se rappeler des améliorations et les bonnes pratiques… On vous donne les bonnes résolutions de l’organisateur d’événement pour préparer votre année dans les meilleures conditions.
1 – Tenir son planning.
C’est peut être l’ultime résolution, celle qui n’est jamais complètement tenue malgré tout les efforts possibles car organiser un événement est toujours rempli d’inattendu, de contretemps. Il est donc primordial de réaliser un rétroplanning le plus exhaustif possible afin de le tenir au mieux, de préparer et d’étaler la charge de travail, d’anticiper les grands sujets des plus rapides à traiter et de déléguer certaines tâches. Chaque année vous progresserez pour roder cette étape et l’optimiser de mieux en mieux.
2 – Se renseigner sur ce qui se fait.
C’est important lors de la réflexion de votre événement de voir ce qui se fait ailleurs, autour de vous. En partie pour ne pas refaire ce qui a déjà été fait (et n’a pas fonctionné) et voir comment vous démarquer de la concurrence, quels ont été les expériences appréciées par les participants, tout simplement en tirer les bonnes comme les mauvaises pratiques. C’est aussi l’occasion de découvrir des prestataires ou idées créatives qui peuvent en amener d’autres !
3 – Déléguer et bien manager son équipe.
Manager une équipe n’est pas forcément évident que ce soit 2 personnes ou 20. S’ajoute à cela le manque de temps, inévitable dans l’événementiel, il faut donc savoir s’appuyer sur son équipe et leur faire confiance. Les tâches de chacun une fois bien déterminée, il est important d’avoir un suivi et une communication soutenue pour assurer le bon déroulement de votre événement tout en donnant l’autonomie nécessaire pour que chacun prenne pleinement ses responsabilités.
4 – Savoir prendre le temps, même sous la pression.
Dans le rush de l’organisation, surtout à quelques semaines de l’événement il est important de réussir à souffler. Cela permet de prendre le recul nécessaire pour voir les choses avec clarté, pour prendre les bonnes décisions et savoir rebondir (on vous en parle plus bas). Et tout simplement, cela vous évitera les tensions dans l’équipe et auprès de vos prestataires ou encore invités le jour-J.
5 – Vendre soi-même ses billets !
(Re)prenez le contrôle de votre événement et choisissez de passer par une solution de billetterie en ligne pour votre événement. Intégrez-là sur votre site Internet ou via un mini-site afin de récolter la donnée de votre public, de créer vos formulaires personnalisées et pleins d’autres fonctionnalités !
6 – Connaître (vraiment) son public.
Faites connaissance avec votre public en collectant les données qui vous intéressent. Qui sont-ils ? D’où viennent-ils ? Comment ont-ils entendu parler de votre événement ? Etc. Ces informations vous permettront de moduler votre événement pour qu’il réponde aux attentes de vos participants mais aussi pour les surprendre. Vous pourrez en analysant certaines infos, savoir où concentrer vos efforts et vos investissements, les canaux de communications qui fonctionnent le plus, les messages qui plairont ou attireront le mieux, …
7 – Fidéliser son public.
Dans la suite logique des données récoltées, vous connaissez mieux vos participants et ainsi vous pouvez vous adresser à eux avec le bon message, le bon ton. Fidélisez vos participants en gardant le contact avec eux, faites-les prendre part à l’événement en leur offrant une expérience inattendue, en demandant leur avis, leur donnant la parole. Créez un mailing avec un questionnaire de satisfaction, incitez-les à partager leurs commentaires sur les réseaux sociaux et leur expérience lors de l’événement ! Cela vous permet d’avoir du contenu de leur part et une belle visibilité.
8 – Savoir rebondir & être flexible.
Toujours penser au plan B et même au plans C et D, cela vous permet de garder votre sang-froid et d’anticiper les problèmes pour éviter le stress et des tensions lors de votre événement et en amont. Organiser un événement demande beaucoup d’anticipation et de s’adapter à toute situation. Un réel métier tout terrain qui vous demandera de l’inventivité, de l’organisation et une équipe de choc sur laquelle s’appuyer.
9 – Se féliciter !
On oublie parfois une fois le stress retombé et l’événement terminé de se féliciter et de prendre le temps de se rassembler pour fêter le succès de son événement. L’organisation d’un événement c’est le travail de toute une équipe, de prestataires et de partenaires, de proches… il est important de remercier et féliciter tout ce monde qui a contribué à faire de votre événement un succès. A la fin de votre événement ou quelques jours après prenez le temps de remercier, de faire un petit mot, un pot ou juste de prendre un temps afin de remercier tous ceux qui ont contribué à l’organisation, vous ont épaulé.
On ne finira pas sur un chiffre rond pour le principe ! A vous de continuer cette liste, de ne prendre que les points sur lesquels vous devez travailler, faire plus attention. Le but des bonnes résolutions c’est bien juste de guider vers une amélioration quelques quelle soit.
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