Schneider Electric Marathon de Paris

4 000 bénévoles, 42 km de parcours : le Schneider Electric Marathon de Paris s’appuie sur WeezCrew

Flore Hutchings, Responsable du Pôle Bénévoles chez ASO – Amaury Sport Organisation, coordonne chaque année plusieurs milliers de bénévoles pour encadrer les 55 000 coureurs du Schneider Electric Marathon de Paris. Un défi logistique de taille, qui exige une organisation rigoureuse.

Pour centraliser les informations, répartir efficacement les missions sur un parcours de 42 km et maintenir une communication fluide entre référents et bénévoles, Le Marathon de Paris s’appuie sur la solution WeezCrew. La solution facilite la gestion de l’événement en assurant une organisation optimale et en renforçant l’engagement des équipes sur le terrain.

Gérer les bénévoles : le format XXL du Marathon de Paris

Pour le Schneider Electric Marathon de Paris, Amaury Sport Organisation doit chaque année gérer un volume exceptionnel de bénévoles : 4 000 au total, dont plus de 3 000 mobilisés sur la seule journée de course. La diversité des profils – participants individuels, écoles partenaires et associations – complexifie encore davantage l’organisation, d’autant plus que la majorité des échanges se fait via des référents, sans contact direct entre l’organisation et chaque bénévole. Avec WeezCrew, l’organisation peut centraliser les échanges et simplifier la coordination pour une gestion plus fluide et efficace.

Les champs personnalisés des formulaires venaient enrichir automatiquement une base de données centralisée, donnant accès à des vues dynamiques. Ces vues ont notamment facilité la gestion des besoins logistiques, comme la répartition des tailles de t-shirts pour les bénévoles.

Une fois les inscriptions finalisées via le formulaire WeezCrew, disponible sur la page Partage ta passion — créée pour regrouper les bénévoles des événements sportifs à Paris — les équipes disposaient d’un vivier structuré. Il ne leur restait plus qu’à affecter chaque personne à une mission précise en amont de la course, accompagnée d’un ordre de mission détaillant le lieu, l’horaire et les tâches à accomplir le jour J.

Garantir une répartition optimale des bénévoles sur le terrain

Qui dit marathon, dit longue distance, ce qui impose une répartition précise des bénévoles à chaque point stratégique du parcours. L’organisation gère 43 missions différentes, dont 30 sur la journée de course, en assurant la répartition des effectifs entre le départ, l’arrivée et l’ensemble du tracé. La coordination des 4 000 bénévoles du Marathon de Paris impliquait auparavant une succession d’outils : fichiers Excel, plateformes de messagerie, logiciels d’édition de badges ou encore CRM. Cette fragmentation ralentissait les équipes et complexifiait le suivi.

WeezCrew permet de planifier cette répartition en amont des bénévoles inscrits en attente de mission, en visualisant les affectations directement dans la plateforme. Les besoins sont définis pour chaque zone, ce qui permet à l’équipe organisatrice d’ajuster les volumes et les profils selon les contraintes du terrain. Résultat : 400 bénévoles positionnés au départ, 800 à l’arrivée, et 1 800 répartis tout au long du parcours.

Le tableau de bord de WeezCrew offre une vue d’ensemble claire, avec des jauges et des seuils maximums définis par zone. Grâce à la liste des membres, le staff peut identifier en un coup d’œil combien de bénévoles sont affectés à chaque secteur — départ, parcours ou arrivée. L’envoi des fiches d’affectations se fait ensuite en quelques clics, en sélectionnant directement la mission concernée. Par exemple, pour la mission « distribution des médailles » en zone d’arrivée, un nombre précis de bénévoles avait été prévu, en lien direct avec les besoins identifiés. Cette fluidité permet à l’organisation d’envoyer en quelques minutes les informations et fiches d’affectations à l’ensemble des bénévoles mobilisés le long du parcours.

Grâce à la transmission automatisée des fiches d’affectation, chaque responsable d’équipe dispose des informations nécessaires pour coordonner son groupe. Les consignes sont envoyées directement par e-mail ou SMS depuis la plateforme, qui centralise également les réponses, sans intermédiaire ni ressaisie. Résultat : une mise en place fluide, dès le jour J.

Renforcer l’engagement et le sentiment d’appartenance des bénévoles

Le renouvellement de la communauté bénévole est un enjeu pour le Schneider Electric Marathon de Paris, notamment face au vieillissement des profils et à la nécessité de maintenir une mobilisation forte d’une édition à l’autre.

Grâce à WeezCrew, l’organisation dispose d’outils pour personnaliser la communication selon les missions, les groupes ou les structures partenaires. Au total, 25 campagnes ont été envoyées aux différents segments de bénévoles.

Cette campagne massive de remerciement a été l’occasion pour la course de recueillir des retours de coureurs, afin de créer un lien entre les volontaires et les participants, comme en témoigne Sylvain : “Merci aux supers bénévoles aux ravitos qui n’hésitaient pas à nous encourager par nos prénoms ! Ça fait du bien !”

Ce mailing a également permis de faire parvenir aux bénévoles un maximum de photos de ce que l’organisation appelle chaleureusement “la team bénévoles” — un autre vecteur d’engagement fort, mis en valeur via les envois réalisés avec WeezCrew. Des messages de remerciement ont renforcé le sentiment d’appartenance des bénévoles à cet événement de grande ampleur.